Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Документы по личному составу. Классификация документов по личному составу Архивная работа с документами по личному составу

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

документы, связанные с поиском и набором персонала;
документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
документы, включающие личные сведения о работниках;
по личному составу;
документы персонального учета и анкеты;
иные по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

приказы о приеме и увольнении:
приказы о перемещении и переводе;
командировочные приказы;
приказы обо всех ;
нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

штатное расписание;
перечень должностей;
трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
копии персональных документов сотрудников;
документы персонального учета и личные дела персонала;
должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
документы по работе аттестационной комиссии;
направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
документы об отпусках, переводах и командировках;
различные приказы или распоряжения по личному составу;
записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, - паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
копия трудовой книжки;
заявление о приеме, переводе и другие;
копии всех приказов на работника;
копия трудового договора;
иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка - это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу - одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
журналы по учету движения документов по персоналу;
штатное расписание;
графики отпусков;
иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат . Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

Документация, связанная с комплектованием персонала организации;

Документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

Документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);
(форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия.

Являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

личная карточка формы Т-2;
карточка формы Т-4;
личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

заявления;
структура и штатная численность;
трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— подписи, печать.

– документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

В результате изучения главы 9 студент должен: знать:

? структуру резюме,
? значение трудового договора,
? порядок составления заявлений по личному составу,
? порядок оформления личной карточки работника; уметь создавать документы по личному составу.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями ТК РФ. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме, прием на работу оформляется приказом администрации предприятия 1 .

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р 6.30-2003.

Указания ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения», включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов .

Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью пред архивной обработкой документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17.9.14-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимаются прием, перевод и увольнение работников, предоставление отпусков.

Трудовые правоотношения работодателя с работником регулируются ТК РФ. На основании статей ТК РФ на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

? резюме;
? автобиография;
? заявление;
? трудовые договоры;
? характеристика с места работы;
? приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
? трудовые книжки;
? личные карточки;
? личные дела;
? выписка из приказа;
? представление на поощрение;
? штатное расписание;
? книга по ведению трудовых книжек;
? график отпусков;
? табель учета рабочего времени;
? договор о полной материальной ответственности;
? документация по проведению аттестации работников.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Е. В. Алексеева, к. и. н., доц. РГГУ

Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие создание архивов документов по личному составу и работу с документами по личному составу в РФ
Правовые основы доступа к документам по личному составу
Исполнение запросов социально-правового характера

Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие в процессе государственного управления, производственных отношений, фиксации и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения – являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем . За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

Однако для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены, как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов в организациях разных форм собственности и, в случае ликвидации организации без правопреемника, передача их на государственное или муниципальное хранение. Алгоритм действий прописан в п.п.8, 10 ст. 23 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства». Важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» в редакции, действующей с 5 марта 2012 г., в ст. 129 сказано, что «конкурсный управляющий обязан... передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации».

Что следует понимать под определением «иные нормативные правовые акты РФ», регламентирующие передачу на государственное хранение документов по личному составу?

Прежде всего, речь идет о двух Распоряжениях Правительства Российской Федерации, принятых в первой половине 1990-х годов. Необходимость государственного регулирования вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х гг. стояла чрезвычайно остро и была связана с ликвидацией после распада СССР органов управления и иных учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда соблюдавших нормативные требования по документационному оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие, лишавшие их возможности в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т. д. Это грозило серьезными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения социальной и правовой защиты граждан Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 № 781-р обязывало в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их сохранности и использования:

«1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации... и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу...».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

Не менее значимым было и остается Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р, в котором относительно сохранности документов по личному составу «высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц было рекомендовано:

«1. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся юридическими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

2. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения...»

Таким образом, был оформлен правовой механизм, устанавливающий ответственность организации за создание и сохранность документов по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы и на постоянное) хранение эти социально значимые материалы.

Важно напомнить, что архивы (прежде всего государственные и муниципальные, а также архивы организаций) являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Они несут обязательства перед государством и гражданином в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Во исполнение Распоряжений Правительства в большинстве субъектов РФ были созданы специализированные архивы документов по личному составу. В остальных субъектах документы по личному составу могут храниться в государственном архиве, либо в органе управления архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства, играют муниципальные архивы.

Какие же виды материалов можно отнести к категории документов по личному составу? Обратимся за помощью к ныне действующему нормативному документу – «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010, зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Рег. № 18380).

Перечень включает только типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел № 7), а также документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел № 8). Кроме того, следует привлечь документы из раздела № 4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении в каждой организации ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций, правил, положений, в которых изложен порядок составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления сводной номенклатуры дел организации и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими. Документы по личному составу, по сути, являются источниками массового происхождения, и их информация (в обезличенном виде), в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений, таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о которых зафиксирована в документации, поступившей на хранение в архивы. Поскольку часть дел и документов по личному составу содержат данные о личной и семейной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности, их следует использовать чрезвычайно тактично, с соблюдением действующих законодательных норм.

Помощь архивам и пользователям архивной информацией по соблюдению всех требований относительно использования документов по личному составу могут оказать Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в 2009 г.- «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими», базирующиеся на нормах российского архивного и смежного законодательств.

Обратимся к подразделу 1.2.3. Методических рекомендаций, в котором перечислены как права и обязанности государственных и муниципальных архивов, так и пользователей (юридических и физических лиц) по обеспечению доступа и организации использования документов по личному составу. В соответствии с п. 3ст. 25 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив в течении 75 лет со дня создания документа ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающим угрозу для его безопасности. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину – субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству РФ. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина и документов, подтверждающих их право на наследство. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны в разрешении.

Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их преемников, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу, в отношении которого было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах. Разрешение на доступ выдается руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями в письменном виде.

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Значительное количество часто встречающихся, однотипных запросов граждан дает возможность работникам государственных и муниципальных архивов при их исполнении использовать шаблоны бланков, в которые вносятся лишь необходимые персональные данные. Такая унификация способствует оперативному исполнению запросов граждан. Существенную помощь в этой работе призваны сыграть подготовленные в 2011 году Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.). Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера. Подробно характеризуются запросы социально-правового характера в соответствии с их тематикой, в том числе о гражданском состоянии, об образовании, о трудовой деятельности, о трудовом стаже, о льготном трудовом стаже, о заработной плате, о несчастном случае на производстве, о военной службе, об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о награждении, об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа; об имущественных правах; об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

В Методических рекомендациях составители (И. В. Волкова, И. А. Дегтярева, З. П. Иноземцева и др.) привели примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан. Очерчен примерный круг архивных документов, информация которых позволит исполнить определенные виды запросов. Так, например, при исполнении запроса о страховом стаже работы (важном для начисления пенсии) архивная справка может быть составлена на основании таких документов, как:

– приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
– письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
– акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
– личные карточки формы Т-2;
– табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда,
– другие документы, относящиеся к первичной учетной документации.

Таким образом, положения Методических рекомендаций могут быть чрезвычайно полезны для граждан, оказавшихся перед необходимостью получения различной информации социально-правового характера о себе, своих родственниках, т. к. документ позволяет понять принципы ведения архивного поиска, увеличивает адресность и точность обращений в соответствующие учреждения, помогает понять взаимосвязь искомой информации и наличия документа в архиве.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными и муниципальными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе (ст.22, п.4). В связи с длительностью сроков временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, а также для других архивных документов чрезвычайно важно обеспечение сохранности в организациях (архивах организаций).

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п. 3ст. 3.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.
2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.
3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.
4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.
5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.
6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.
7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:
- - личные работников;
- - личные (наградные) дела;
- - личные дела по аттестации (аттестационные дела);
- - личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
- - личные дела по усыновлению детей;
- - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

личные (учетные) дела пострадавших;

личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

персональные дела членов партии;

выездные дела;

судебно-следственные дела;

истории болезней.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции):

Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

Заглавие - "По личному составу".

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово "Верно";

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

от кого направлено;

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

дата составления;

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на не определенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

формирование хранение документ личный состав