Новая типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового? Типовая инструкция по делу производства

О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.

Министр А.С. Соколов

Регистрационный N 7418

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

Приложение N 1Образец оформления законопроекта

Приложение N 2Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации

Приложение N 3Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 4Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение N 5Образец оформления приказа министерства

Приложение N 6Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение N 7Образец оформления распоряжения министерства

Приложение N 8Образец оформления положения

Приложение N 9Образец оформления полного протокола

Приложение N 10Образец оформления краткого протокола

Приложение N 11Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение N 12Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение N 13Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение N 14Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение N 15Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение N 16Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение N 17Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение N 18Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение N 19Форма справки о документообороте

Приложение N 20Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение N 21Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение N 22Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23Форма листа-заверителя дела

Приложение N 24Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 25Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 26Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - Российская Федерация - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - Федеральный Конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

РАЗРАБОТАНО

(наименование организации)

1 Область применения

В настоящей инструкции использованы следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;

ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33;

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД, Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002., М.,2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России. 2000 г.;

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

3.1.1 акт : Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

3.1.2 бланк документа : Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.3виза официального документа : Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.4 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141).

3.1.5 делопроизводство; документационное обеспечение управления : Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141).

3.1.6 докладная записка : вид служебного документа, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами, просьбами и предложениями составителя.

3.1.7 документ (document , record ) : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1).

3.1.8 документооборот : Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141).

3.1.9 входящий документ; поступивший документ : Документ, поступивший в учреждение (ГОСТ Р 51141).

3.1.10 исходящий документ; отправляемый документ : Официальный документ, отправляемый из учреждения (ГОСТ Р 51141).

3.1.11 внутренний документ : Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (ГОСТ Р 51141).

3.1.12 гриф согласования : Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 51141).

3.1.13 выделение документов к уничтожению : Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению (ГОСТ Р 51141).

3.1.14 внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов (ГОСТ Р 51141).

3.1.15 журнал: Документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т.д.

3.1.16 заголовок официального документа : Реквизит документа, кратко излагающий его содержание (ГОСТ Р 51141).

3.1.17 контроль исполнения документов : Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (ГОСТ Р 51141).

3.1.18 срок исполнения документа : Срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией (ГОСТ Р 51141).

3.1.19 копия документа : Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (ГОСТ Р 51141).

3.1.20 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141).

3.1.21 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р 51141).

3.1.22 официальный документ : Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141).

3.1.23оформление документа : Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования (ГОСТ Р 51141).

3.1.24подлинник (официального) документа : Первый или единичный экземпляр официального документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.25 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141).

3.1.26 приказ: Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед предприятием.

3.1.27 протокол: Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, заседаниях, конференциях.

3.1.28 распоряжение: Правовой акт, издаваемый руководителем подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.1.29 резолюция документа : Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (ГОСТ Р 51141).

3.1.30 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.31 служебное письмо : Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-либо.

3.1.32 служебная записка : Вид служебного документа о выполнении какой-либо работы и направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

3.1.33 объяснительная записка : Вид служебного документа, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

3.1.34 юридическая сила документа : Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141).

3.1.35 регистрация документа : Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141).

3.1.36 телефонограмма: Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

3.1.37 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (ГОСТ Р 51141).

3.1.38 формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141).

3.1.39 факс или телефакс: Любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.

3.1.40 экспертиза ценности документов : Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141).

3.1.41 служебная командировка : Поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

3.1.42 уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления (ГОСТ Р ИСО 15489-1).

4 Требования

4.1 Распределение ответственности

Распределение ответственности между должностными лицами и отделами организации:

4.1.1 Начальник АО отвечает за:

Организацию делопроизводства в организации;

Работу секретарей руководителей;

Организацию работы архива организации.

4.1.2 Делопроизводители канцелярии отвечают за:

Методическое руководство и контроль соблюдения требований инструкции по делопроизводству;

Обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;

Регистрацию приказов, распоряжений;

Своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов и распоряжений.

4.1.4 Секретарь руководителя организации отвечает за:

Своевременное представление документации руководителю и передачу документации с резолюцией руководителя в АО;

Регистрацию решений руководителя;

Своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями решений;

Оформление дел для сдачи в архив (в том числе решения).

4.1.5 Заведующая архивом АО отвечает за:

Составление сводной номенклатуры дел организации;

Составление сводной описи дел постоянного хранения и описи дел долговременного хранения;

Прием дел для хранения в архиве;

Хранение дел в архиве.

4.1.6 Руководители отделов (подразделений) отвечают за:

Организацию делопроизводства в отделе (подразделении), назначение ответственного за делопроизводство;

Сохранность документации, поступающей в отдел (подразделение);

Исполнение документов.

4.1.7 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) отвечают за:

Ведение делопроизводства в отделе;

Оперативное хранение документов;

Составление номенклатуры дел отдела;

Оформление дел для сдачи в архив.

4.2 Общие положения

4.2.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге (или других носителях) по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

4.2.2 Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:

1) Распорядительных:

Приказов;

Распоряжений;

Решений.

2) Организационных:

Договоров (контрактов).

3) Справочно-информационных:

Служебных (докладных) записок.

4) Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядитель- ными документами.

4.2.3 Для оформления большинства служебных документов используются бланки. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой (или светлых тонов) бумаги формата А4 (210 х 297 мм). При оформлении документов компьютерным способом бланки вводятся в память электронной техники.

4.2.4 Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).

4.2.5 Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях 1,2,3

4.2.6 В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию.

Бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми.

4.2.7 При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.

4.2.8 Документы печатаются шрифтом № 12, 13, 14.

4.3 Требования к оформлению служебных документов

4.3.1 Реквизиты

Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30, согласно которому:

Реквизиты:

01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа и т.д. (как правило, заносятся в бланк документа);

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

4.3.2 Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д.), утверждения (для инструкций, графиков, планов, отчетов и т.д.) или дата события, зафиксированного в нем (для протоколов, актов).

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

П р и м е р

В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 15 мая 2011 г. Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ.

4.3.3 Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Регистрационный номер документа является его порядковым номером в течение года (с января по декабрь).

Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к (кадры).

Регистрационный номер внутренних, исходящих документов, кроме порядкового номера, может дополняться условным обозначением (индексом) отдела (подразделения), составившего документ, номером дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

П р и м е р

Акт № 00-14-28,

где: 00 -индекс отдела, 14- номер дела по номенклатуре, 28 - порядковый номер отправляемого документа.

4.3.4 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ или на основании которого готовится следующий документ.

4.3.5 Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается для определения составителя документа (отдела, подразделения). Реквизит используется в основном для внутренних документов.

4.3.6 Адресат (реквизит 15)

Адресатом может быть организация, отдел (подразделение), должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

Наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Наименование отдела (подразделения (в именительном падеже));

Указание должности получателя (в дательном падеже);

Инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);

Почтовый адрес.

Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки должна не превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Допускается центровать каждую строчку адресата по отношению к самой длинной строке.

Для внутренних документов указываются: название отдела (подразделения), должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому подается документ.

П р и м е р

Начальнику (наименование отдела (подразделения))

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

П р и м е р

Иванову И.И.

ул. Петрова, д.55, кв.13,

г. Иваново (индекс города)

При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул.,д.82, Москва, (индекс)

ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»

Директору Департамента распространения информационной продукции

И.И. Ивановой

Гранатовый пер.,д.4,

На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ.

4.3.7 Гриф утверждения документа (реквизит 16)

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек.

Утверждаются, как правило, следующие виды документов: акты, задания, инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.), отчеты, планы, положения, программы, сметы, структура и штатная численность, устав организации, штатные расписания и изменения к ним и т.д.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (приказом руководителя компании, иногда протоколом) или должностным лицом.

П р и м е р

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

______________ _______________

личная подпись И.О. Фамилия

________________________________

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа другим документом указываются наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждаемого документа (акт - утвержден, инструкция - утверждена, правила - утверждены, положение - утверждено).

П р и м е р

УТВЕРЖДЕНА

приказом (наименование компании) от (дата) № _____

4.3.8 Резолюция (реквизит 17)

Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По характеру текста резолюции могут быть двух видов:

Резолюции, содержащие решение вопроса (например: "отказать", "выделить" и т.д.);

Резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя; что поручается - характер и порядок решения вопроса; срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

Резолюция часто является основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

4.3.9 Заголовок к тексту (реквизит 18)

Заголовок является обязательным реквизитом любых документов (за исключением извещений, телеграмм).

Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: "о чем?", " о ком?".

П р и м е р

Письмо - Об открытии фирмы;

Договор - О поставках металла;

Положение - О финансовом отделе.

В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: должностная инструкция - секретаря; протокол - заседания совета; акт - приема помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Например: "О создании приемной комиссии".

Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.10 Отметка о контроле (реквизит 19)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (Контроль) в правом верхнем углу документа.

4.3.11 Текст документа (реквизит 20)

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Важнейшими требованиями к тексту являются: достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составления документов. Во второй - решения, выводы, предложения и рекомендации.

В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (правление решило).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац печатается, отступив пять печатных знаков от начала строки. Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех.

П р и м е р

2.1 ; 2.1.2 ; 2.1.2.3

Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку" (№ п/п).

4.3.12 Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

П р и м е р

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе.

Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

П р и м е р

Приложение:1Правила по составлению и оформлению документов компании на 5 л. в 4 экз.

2 Альбом унифицированных форм компании на 18 л.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

П р и м е р

Приложение: письмо Минэкономразвития РФ от 15.05.2011 № 00-000 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

П р и м е р

Приложение: на 2л. в 6 экз. только в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

П р и м е р

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз.

В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2

от 15.05.2011 № 000

4.3.13 Подпись (реквизит 22)

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

П р и м е р

Руководитель компании Личная подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "и.о.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты или предлога "за" перед указанием должности не допускается.

4.3.14 Гриф согласования документа (реквизит 23)

Грифом согласования оформляют внешнее согласование документа (согласование вне организации).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

П р и м е р

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

Личная подпись И.И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии _____________________

от 15.05.2011 № 000

4.3.15 Визы согласования документа (реквизит 24)

Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными отделами (подразделениями), отдельными должностными лицами.

Внутреннее согласование (согласование внутри организации) оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования:

П р и м е р

Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И.И. Иванов

В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом:

П р и м е р

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И.И. Иванов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части последнего листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

4.3.16 Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не закрывать его подписи.

Печать предприятия проставляется на подлинниках документов, подписанных руководителем организации или лицами, право подписи которым им делегировано.

Письма, выполненные на бланке, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Печати с воспроизведенными названиями отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия и т.п.) проставляются на справках; командировочных удостоверениях; копиях документов, выходящих за пределы организации; при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей сейфов и т.д.

4.3.17 Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения:

П р и м е р

Инспектор ОК Личная подпись И.И. Иванова

Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника.

4.3.18 Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, название отдела. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (оформляют от левого поля):

П р и м е р

И.И. Иванов, ()

Код города(номер телефона)

Точки или разделительный знак в номере телефона не ставятся.

4.3.19 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель отдела (подразделения). Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части:

П р и м е р

Сообщено по телефону И.И. Ивановой 15.05.2011

В дело 01-16

П.П. Петров. 18.05.2011

Ответ направлен

15.05.2011 № 00-00/000

В дело 01-16

П.П. Петров. 18.05.2011

4.3.20 Отметка о поступлении документа в организации (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметку о получении располагают на нижнем поле документа.

4.3.21 Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая дату и другие установленные поисковые данные. Применяется при использовании электронной почты.

5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов

документов

5.1 Распорядительные документы

Проекты распорядительных документов готовятся отделами (подразделениями) по поручению руководства организации или по собственной инициативе.

Срок согласования проектов распорядительных документов конкретными должностными лицами составляет один рабочий день.

5.1.1 Приказы по организации

5.1.1.1 Приказ по основной деятельности.

Проект приказа по основной деятельности по организации готовится исполнителем на бланке приказа (приложение 1 ) не менее чем в шести экземплярах.

В приказе обязательно формулируется заголовок (реквизит 18, п. 4.3.9).

Текст приказа (реквизит 20, п.4.3.11) состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если приказ готовится во изменение ранее оформленного приказа, то на согласование такой проект приказа передается с копией изменяемого приказа.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, затем ставится двоеточие.

В распорядительной части должны содержаться перечисления предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Контроль возлагается, как правило, на вышестоящее должностное лицо.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения …". Отделы (подразделения (должностные лица)), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель оформляет на обороте первого листа проекта приказа только на первом экземпляре.

Начинается указатель со слова РАЗОСЛАТЬ, далее идет перечисление должностных лиц и отделов (подразделений), после чего исполнитель ставит свою подпись.

Состав должностных лиц, участвующих в согласовании проекта приказа, определяет руководитель отдела, подготовившего проект. Он же обеспечивает правильность оформления очередности согласования - визы согласования располагаются в последовательности, соответствующей уровням занимаемых должностей (снизу - вверх).

Если в процессе согласования в проект вносятся значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию после доработки.

Визы согласования проставляются только на первом экземпляре проекта приказа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27, п. 4.3.18) указывается в нижнем левом углу последнего листа проекта приказа.

При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу пишут:

Приложение № ___

к приказу (наименование компании)

от 15.05.2011 № _____

Приложение к приказу подписывается руководителем отдела (подразделения), подготовившим приложение.

Проект приказа обязательно сопровождается реестром на согласование (приложение 4 ). Исполнитель вносит в соответствующую графу фамилии и инициалы должностных лиц, согласующих проект приказа, в порядке согласования.

Должностные лица, визирующие проект приказа, указывают в реестре даты получения и возврата проекта, обеспечивая своевременное прохождение документа при согласовании.

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Внесение исправлений в приказ после его подписания не допускается.

Делопроизводитель канцелярии регистрирует приказ в журнале регистрации приказов по организации, проставляет регистрационный номер и дату на самом приказе, а также на реестре согласования; делает копии приказа (при необходимости), заверяет их и направляет исполнителям согласно указателю рассылки.

Подлинник приказа подшивается в дело.

Ознакомление с другими приказами по основной деятельности производится персоналом отдела (подразделения) в листах ознакомления.

5.1.1.2 Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Оформление, согласование, подписание, регистрация приказов по административно-хозяйственным вопросам, обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов осуществляются так же, как и приказов по основной деятельности.

Отдел (подразделение) готовит проект приказа по организации о работе в выходные или праздничные дни. Привлекаемый на работу персонал подразделения на обратной стороне первого листа проекта приказа выражает свое письменное согласие на работу в выходные или праздничные дни.

Ознакомление с постановлениями приказов о наказании работников производится на обратной стороне первого листа подлинника приказа в АО в трехдневный срок.

Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственным вопросам формируется из порядкового номера и буквы в,

например - 1090/в.. кроме приказов о работе в выходные и праздничные дни

5.1.1.3 Приказы по личному составу.

К приказам по личному составу относятся приказы:

О приеме работника на работу;

О переводе работника на другую работу;

О предоставлении работнику отпуска;

О прекращении действия трудового договора с работником;

О направлении работника в командировку;

О поощрении работника;

О присвоении разряда и т.д.

Проекты приказов по личному составу (по кадровым вопросам) готовит отдел кадров на основании соответствующих документов. Оформляются проекты приказов по личному составу по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, формы №№: Т-1; Т-1а; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-6а; Т-8; Т-8а; Т-11; Т-11а.

Порядок согласования проекта приказа по личному составу такой же, как и приказа по основной деятельности.

Подписывает приказ по личному составу руководитель организации или должностное лицо, которому это право делегировано.

Отдел кадров регистрирует приказы по личному составу, делает копии приказов или выписки из приказов и направляет их в необходимые отделы (подразделения).

Отдел кадров выполняет работу по оформлению дел с приказами по личному составу, обеспечивает их сохранность и передачу в архив в установленном порядке (п. 9).

5.1.2 Приказ по отделу (подразделению) (приложение 5)

Приказ по отделу (подразделению) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

В верхней части листа указываются наименование компании, слово ПРИКАЗ (прописными буквами), наименование отдела (подразделения), дата, регистрационный номер приказа.

Текст оформляется так же, как и текст приказа по организации.

Подписывает приказ руководитель отдела (подразделения). Оформление подписи производится в соответствии с требованиями настоящей инструкции, п. 4.3.13.

Приказ регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство.

Подлинник (первый экземпляр) приказа, подписанный руководителем отдела (подразделения), не выдается в другие отделы. При необходимости делаются копии приказа, которые предоставляются по назначению.

Подлинники (первые экземпляры) приказов подшиваются в дела, включенные в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранятся в этом отделе (подразделении) в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.

5.1.3 Распоряжение по организации

Проект распоряжения по организации готовится на бланке (приложение 2) не менее чем в шести экземплярах.

В проекте распоряжения по организации указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности.

Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие.

Текст распоряжения может состоять только из распорядительной части.

Отметка об исполнителе (реквизит 27, п.4.3.18) оформляется в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения.

Подписывается распоряжение по организации руководителем организации, директором техническим, заместителями руководителя.

Делопроизводитель канцелярии АО регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Делопроизводитель канцелярии АО делает копии распоряжений (при необходимости) и направляет их согласно указателю рассылки.

5.1.4 Распоряжение по отделу (подразделению)

5.1.4.1 Распоряжение по отделу (подразделению) оформляется на бумаге формата А4 на бланке (Приложение 6).

В верхней части первого листа распоряжения указываются:

Наименование организации,

Слово РАСПОРЯЖЕНИЕ, печатающееся прописными буквами,

Наименование отдела (подразделения),

Дата и регистрационный номер распоряжения.

Текст оформляется так же, как и текст распоряжения по организации.

Подписывает распоряжение руководитель отдела (подразделения). Оформление подписи производится в соответствии с требованиями п. 4.3.13 настоящей инструкции.

Распоряжение регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство в подразделении.

Подлинник распоряжения подшивается в дело, включенное в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранится в подразделении в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.

5.1.5 Решение (приложение 7 )

Проект решения готовится исполнителем на бумаге формата А4 .

На первом листе решения указывается вверху наименование организации. Вид документа РЕШЕНИЕ (должность руководителя) печатается прописными буквами.

Указываются дата и регистрационный номер.

Текст имеет констатирующую и распорядительную части, разделяемые словом РАЗРЕШАЮ, которое печатается прописными буквами.

Подписывается решение соответствующим руководителем.

Визы согласования и подпись оформляются на всех экземплярах решения.

Оформляется реквизит об исполнителе в соответствии с п.4.3.18 настоящей инструкции.

Секретарь руководителя регистрирует решение в журнале регистрации решений, проставляет регистрационный номер и дату. Подлинник решения подшивается в дело. Секретарь- руководителя делает необходимое количество копий решения и направляет их согласно указателю рассылки.

5.2 Протокол (приложение 8 )

5.2.1 Протокол оформляется на бумаге формата А4.

В заголовочной части протокола указываются:

Наименование организации;

Вид документа (протокол);

Дата и номер;

Заголовок текста протокола.

5.2.2 Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания:

П р и м е р

15.05.2011 или 10 - 15.05.2011

5.2.3 Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

5.2.4 Заголовок текста протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже:

П р и м е р ы

ПРОТОКОЛ … заседания коллегии;

ПРОТОКОЛ … собрания трудового коллектива;

ПРОТОКОЛ … совещания начальников отделов (подразделений).

5.2.5 Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть начинается с указания фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания.

После этого с новой строки печатается слово "Присутствовали", и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших на заседании. При большом количестве участников совещания (заседания) их фамилии в протоколе не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество. Списки участников становятся одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают:

П р и м е р

Присутствовали: 35 человек (список прилагается)

Затем оформляется повестка дня: перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии выступающих.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ.

Постановляющая часть следует после слова ПОСТАНОВИЛИ.

5.2.6 Протокол подписывают председатель и секретарь совещания.

Решения, принятые на заседании, доводятся до соответствующих лиц рассылкой им копий протокола либо выписок из протокола (приложение 9).

При составлении выписки из протокола воспроизводят заголовочную, вводную части текста; тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись (реквизит 26). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

5.3 Акт (приложение 10)

В акте указывают:

Наименование организации;

Наименование вида документа (акт);

Дату и номер (индекс);

Заголовок;

Отметку о наличии приложений;

Подпись;

Гриф утверждения.

Датой акта является дата события.

В тексте указывают:

Наименование документа, в соответствии с которым была создана комиссия, его автора, дату, номер и заголовок;

Состав комиссии;

Должностные лица, присутствовавшие во время работы комиссии (если они были). Фамилии присутствовавших и фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами;

Цели и задачи проведения работы;

Установленные факты.

Часть акта, содержащая выводы или заключения, необязательна.

В акте указываются число экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей.

5.4 Служебные, докладные, объяснительные записки

Служебные, докладные, объяснительные записки оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок (приложение 11,12) обязательно указывают: наименование организации (при отправлении вышестоящему органу), наименование отдела (подразделения) - автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дату, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая - констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в отделе (подразделении) могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.

5.5 Факс или телефакс

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: письмо, протокол, акт, договоры, отчеты и т.д. Документы, передаваемые по факсу, представляют в канцелярию для отправки в одном экземпляре с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме исполнитель в реквизите 15(п.4.3.6) дополнительно указывает номер факса адресата.

Делопроизводитель канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, передает его в цех связи, работники которого на документе проставляют дату и время отправки, возвращают его в канцелярию, после чего делопроизводитель возвращает документ исполнителю.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела (подразделения).

Документы, поступающие в организацию по факсу, регистрирует делопроизводитель канцелярии в журнале регистрации входящих факсов и передает по назначению в день их приема (срочные - немедленно). Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.6 Служебные письма

Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке письма (приложение 3).

В письме обязательно указывают:

Адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);

Заголовок;

Должность, фамилию и инициалы подписывающего;

Фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;

Отметку о приложении (при его наличии).

Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки в канцелярии возвращается составителю.

Копия письма (обратник) оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (не на бланке)

Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист.

Составитель письма и руководитель отдела (подразделения) визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.

Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.

Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать руководитель компании, заместители руководителя, главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).

Служебные письма делопроизводитель канцелярии регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.

При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, делопроизводитель канцелярии возвращает документ на доработку составителю.

Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.

5.7 Телефонограмма (приложение 13).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Телефонограмма содержит не более 50 слов.

Телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги формата А5 или А4.

При оформлении телефонограммы обязательно указывают следующие реквизиты:

Исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;

Телефон, должность, фамилию, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;

Подпись лица, принявшего телефонограмму, его инициалы и фамилию;

Входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

6 Организация документооборота и исполнения документов

6.1 Доставка документов в организацию

Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: факсы или телефаксы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы могут доставляться в организацию нарочным.

6.2 Прием, обработка и распределение входящих документов

Прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию, осуществляется делопроизводителями канцелярии АО.

Делопроизводитель канцелярии проверяет правильность доставки документов.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Заказная корреспонденция получается под роспись.

Документы, полученные работниками организации при командировках в других организациях или от посетителей, должны немедленно передаваться в канцелярию для регистрации.

Делопроизводитель вскрывает конверты, проверяет правильность вложений и их целостность. При получении корреспонденции без указанных в сопроводительном письме приложений или других вложений, делопроизводитель АО оформляет Акт в 3-х экземплярах (приложение 14) о некомплектности и передает его вместе с корреспонденцией на рассмотрение руководству. Один экземпляр акта направляется в адрес отправителя корреспонденции, второй экземпляр подшивается в АО, третий экземпляр направляется в подразделение получатель корреспонденции.

Не вскрываются конверты, имеющие надпись «лично». Такие письма передаются в соответствующие структуры.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам.

Делопроизводитель регистрирует поступившие документы: на нижнем поле проставляет дату поступления и регистрационный номер, заполняет карточку регистрации входящей корреспонденции.

Не подлежат регистрации документы:

6 Прейскуранты (прайс-листы).

8 Формы статотчетности.

9 Приглашения на семинары.

11 Пакеты с пометкой "лично".

Заявления, доставленные в канцелярию по каналам почтовой связи или нарочным, регистрируются как входящие документы.

Документы, доставляемые в организацию нарочным, передаются через почтовый ящик канцелярии предприятия. Изъятие документов из почтового ящика осуществляется делопроизводителем канцелярии ежедневно.

Все поступившие документы после предварительного рассмотрения в канцелярии АО направляются руководству, в отделы (подразделения).

Рассмотренные руководством документы (с резолюцией) возвращаются в канцелярию, делопроизводитель делает отметку в карточке регистрации о дальнейшем передвижении документа.

Если в резолюции руководителя определено несколько исполнителей, то подлинник документа направляется должностному лицу, чья фамилия в резолюции значится первой, остальным исполнителям передаются копии.

6.3 Организация обработки и отправки исходящих документов

Обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов осуществляются канцелярией АО.

Такие документы, как планы, акты, договоры, бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ) и т.п., должны сопровождаться письмами. Исполнитель письма несет ответственность за правильное его оформление и за наличие в полном объеме документов, прилагаемых к нему.

Делопроизводитель канцелярии АО, получив документ к отправке, проверяет правильность его оформления:

Оформление письма на бланке;

Наличие подписи;

Наличие заголовка;

Правильность адресования;

Наличие отметки об исполнителе;

Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Делопроизводитель регистрирует письмо: присваивает ему регистрационный номер, проставляет дату, делает соответствующую запись в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Присвоение регистрационного номера исходящему письму по телефону работником канцелярии запрещено.

При отправке документа по почте он конвертируется. Конверты адресуются, маркируются. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи.

Делопроизводитель канцелярии (курьер компании) доставляет законвертованные документы в отделение почты РФ для отправки адресатам.

6.4 Организация движения документов в организации

6.4.1 Движение основного массива документации в организации осуществляется через канцелярию АО. Для каждого отдела (подразделения) в канцелярии отведена почтовая ячейка, в которую исполнители документов помещают направляемую в это подразделение корреспонденцию.

6.4.3 Делопроизводитель канцелярии ежедневно заполняет реестры (приложение 15 ), т.е. указывает в них дату доставки документов в отдел (подразделения), номер, вид документа; помещает реестры и корреспонденцию в соответствующие почтовые папки.

6.4.4 Обмен почтовыми папками осуществляется, независимо от наличия документов в них, через почтовые ячейки канцелярии.

6.4.5 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) обязаны ежедневно:

Проверять правильность оформления отправляемой в канцелярию документации, наличие подписей на документах, приложений, сопроводить каждый документ указателем движения документа (т.е. подколоть к документу лист бумаги с отметками - с кем согласовать, у кого подписать, утвердить документ, нужно ли заверение печатью, и последний обязательный пункт- кому вернуть (направить) оформленный документ);

Регистрировать исходящие документы в журнале учета исходящих документов (приложение 16);

Заполнять реестр;

Помещать реестр и документы в почтовую папку;

Производить обмен почтовыми папками в канцелярии организации.

6.4.7 После доставки корреспонденции из отдела (подразделения) в канцелярию, делопроизводитель канцелярии обрабатывает поступившую документацию:

Проверяет наличие документов согласно записям в реестре, расписывается в реестре за получение документов;

Раскладывает документы согласно указателям их движения по почтовым ячейкам отделов (подразделений) или в папки "На доклад" руководству;

Возвращает в отделы (подразделения) документы в случае неправильного их оформления (отсутствия необходимых виз, подписей, приложений, неправильного указания должностей или фамилий согласующих (подписывающих или утверждающих) должностных лиц, отсутствия указателя движения документа и т.п.).

6.4.8 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) обязаны ежедневно:

Получать в канцелярии поступившую в отдел (подразделение) документацию;

Расписываться в реестре за документацию, поступившую из канцелярии;

Регистрировать поступившую документацию в журнале учета входящих документов (приложение 17);

Передавать документы на рассмотрение руководителю отдела (подразделения);

Передавать документ на исполнение согласно резолюции руководителя;

Осуществлять контроль за прохождением и своевременным исполнением документов.

6.4.9 Ошибочно доставленные документы необходимо вернуть в канцелярию.

Руководители отделов (подразделений) обязаны своевременно рассматривать поступающую корреспонденцию, соблюдать сроки согласования организационно-распорядительных документов, сроки исполнения документов.

6.4.11 Возможна передача документа непосредственно из отдела в отдел (подразделения в подразделение) под роспись в получении ответственного за делопроизводство или руководителя отдела (подразделения).

6.4.12 Доставку документации в приемную руководства организации осуществляет делопроизводитель канцелярии ежедневно.

6.4.13 Ответственность за правильность оформления документов, представляемых на подпись, утверждение руководству (наличие необходимых виз, подписей, приложений и т.д.), несут исполнители документов, работники канцелярии и секретари руководителей.

6.5 Организация работ с договорами

6.5.1 Договоры, соглашения, контракты (далее договоры) при поступлении в организацию по почте или факсу (электронной почте) регистрируются в канцелярии АО как входящие документы. Делопроизводитель канцелярии на нижнем поле первого листа договора (или сопроводительного письма) проставляет дату и регистрационный (входящий) номер документа. На договоре, заключаемом с иностранным партнером, регистрационный номер и дата проставляются на обороте первого листа.

6.5.2 На все поступающие по почте или факсу договоры делопроизводитель канцелярии заполняет карточки регистрации, которые хранятся в картотеке канцелярии.

6.5.3 Зарегистрированные договоры под подпись в карточке регистрации направляются канцелярией АО юрисконсульту, которому делегировано право подписи.

6.5.4 Юрисконсульт определяет ответственного исполнителя по договору и возвращает его в канцелярию АО для дальнейшей пересылки.

6.5.5 Договоры, адресованные непосредственно ответственному исполнителю, передаются канцелярией адресату под подпись в карточке регистрации.

При получении факсимильного либо электронного текста договора одновременно с его согласованием (визированием) ответственный исполнитель обязан принять меры к получению от контрагента оригинала договора с подлинной подписью и печатью. Согласованный (завизированный) факсимильный либо электронный текст договора хранится вместе с оригиналом.

6.5.6 Юрисконсульт проводит анализ представленного ответственным исполнителем договора (в двух экземплярах), присваивает договору учетный номер, заносит запись в журнал учета договоров и в электронный реестр договоров.

6.5.7 Договоры визируются:

1 Ответственным исполнителем по договору.

2 Главным специалистом (по направлению).

3 Заместителями руководителя организации.

4 Директором техническим (заместителем руководителя).

5 Главным бухгалтером.

6 Юрисконсультом.

При оформлении контрактов с иностранными фирмами обязательно согласование с переводчиками.

6.5.8 Юрисконсульт проставляет на договоре, запущенном в работу, учетный номер и дату постановки на учет в правом нижнем углу первого листа договора (1-го и 2-го экземпляров) и в верхнем правом углу реестра на согласование.

На договоре, заключаемом с иностранным партнером, учетный номер и дата учета проставляются на обороте первого листа 1-го и 2-го экземпляров.

6.5.09 Дата постановки договора на учет юрисконсультом считается началом срока оформления договора.

Срок согласования договора конкретным должностным лицом составляет один рабочий день, не более.

Срок оформления договора ответственным исполнителем составляет 5 рабочих дней. Ответственность за соблюдение установленного срока несет ответственный исполнитель.

Контроль за соблюдением сроков согласования и оформления договора возлагается на юрисконсульта.

6.5.10 В случае необходимости ответственный исполнитель может лично (или назначив для этого исполнителя) проходить должностных лиц, согласующих договор.

6.5.11 Должностные лица, согласующие договор, визируют визовый экземпляр документа, расшифровывая свою личную подпись и указывая дату согласования, а также заполняют реестр согласования, указывая в нем даты получения и возврата договора.

При отсутствии должностного лица, согласующего договор (отпуск, болезнь, командировка), визирование договора осуществляется его заместителем, в соответствии с должностной инструкцией.

6.5.12 В случае несогласия визирующего должностного лица с каким-либо пунктом договора он излагает замечания на отдельном листе, проставляет подпись и дату, прилагает лист с замечаниями к договору, на визовом экземпляре договора и в реестре проставляет: личную подпись, дату, отметку "Замечания прилагаются".

6.5.13 Ответственный исполнитель устраняет выявленные замечания или оформляет протокол разногласий в двух экземплярах и визирует его у должностного лица, выставившего замечание при согласовании договора, и юрисконсульта.

Договор является не заключенным и не подлежит исполнению до полного согласования разногласий между сторонами.

6.5.14 Юрисконсульт согласовывает договор в последнюю очередь, перед его подписанием руководителем предприятия.

6.5.15 Договор в 2-х экземплярах и протокол разногласий (при наличии) в 2-х экземплярах, подписываются руководителем предприятия. Во время отсутствия руководителя договор подписывается лицом, которому данное право делегировано. Договор (2 экземпляра) заверяется печатью предприятия.

6.5.16 Один экземпляр оформленного договора (без виз согласования), отправляется ответственным исполнителем с сопроводительным письмом через канцелярию АО второй стороне (с протоколом разногласий - при наличии).

6 .5.19 Подлинник договора, вместе с реестром на согласование передается в юридическую службу предприятия

6.5.17 Юридическая служба осуществляет хранение подлинников договоров со всеми сопровождающими материалами.

6.5.18 При возникновении изменения или дополнения к действующему договору по существенным условиям оформляется дополнительное соглашение (изменение) в порядке, изложенном в пунктах 6.5.1 - 6.5.18.

6.6 Оформление командировочных документов

6.6.1 Работник, направляемый в командировку, представляет в АО служебное задание, оформленное по унифицированной форме № Т-10а.

Служебное задание на командировку специалистов и служащих отделов (подразделений) визируется руководителем отдела (подразделения (обязательная расшифровка личной подписи)) и подписывается уполномоченным на это, руководителем.

Приказ о направлении в командировку специалистов и служащих подписывает уполномоченный на это, руководитель.

Служебное задание, на котором реквизит подписи не содержит расшифровки подписи, т.е. не указаны фамилия и инициалы подписавшего, канцелярией не принимается.

На основании подписанного служебного задания делопроизводитель канцелярии оформляет приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по унифицированной форме № Т-9.

Приказ подписывает руководитель организации.

После подписания приказа делопроизводитель канцелярии оформляет командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10, которое подписывается начальником АО или старшим делопроизводителем канцелярии. Подпись заверяется печатью "Канцелярия".

Направление работника в командировку за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (Постановление от 13 октября 2008 № 749).

6.6.3 На командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку и прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Первую и последнюю отметки делают работники канцелярии АО перед отъездом и по прибытии (указываются даты, ставятся подпись, печать "Канцелярия"), остальные отметки проставляют в тех организациях, куда был командирован работник. Если таких отметок нет или они неправильно оформлены (отсутствуют подпись или печать), командировочное удостоверение не может служить документом, по которому производят расчет расходов, связанных с командировкой.

6.6.4 Приказ о направлении в командировку регистрируется в канцелярии, подлинник его подшивается в дело. Копии рассылаются в бухгалтерию, в отдел (подразделение) командируемого работника.

6.6.5 Приказы о выбытии в служебные командировки за рубеж регистрируются отдельно. Регистрационный номер этих приказов формируется из порядкового номера и букв км-з ,

например - 71/км-з.

6.6.6 При прибытии в компанию в служебную командировку представителей других организаций руководитель того отдела (подразделения), с целью посещения которого прибыл командированный, проставляет свою подпись на командировочном удостоверении в отметках "Прибыл", "Выбыл".

Подпись заверяется печатью "Канцелярия".

Сведения о командированном, прибывшем на срок более одного дня, заносятся делопроизводителем канцелярии в журнал регистрации лиц, прибывающих в компанию в служебные командировки.

7 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов (управление документацией) в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1 Составление номенклатуры дел

Сводная номенклатура дел по организации составляется работниками архива или уполномоченным ответственным за архив, по установленной форме на основании номенклатур дел отделов (подразделений), разработанных ответственными за делопроизводство в отделах (подразделениях) по аналогичной форме (приложение 18 ), согласованных ими с архивом, подписанных руководителями этих отделов (подразделений) и представленных в АО.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности компании, кроме технической документации и печатных изданий.

Вновь созданный отдел (подразделение) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел представить ее в АО.

Сводная номенклатура дел организации подписывается работником архива или уполномоченным ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией компании и с комитетом по делам архивов, утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел компании работник архива или уполномоченным работником (ответственным за архив) направляет в отдел (подразделение) выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел АО. Второй утвержденный экземпляр номенклатуры направляется в комитет по делам архивов.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия отделов (подразделений) организации.

Графы номенклатуры дел (приложение18 ) заполняются следующим образом:

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

- в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), сложных оборотов.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (положение об отделе (подразделении), приказы, распоряжения, решения).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

- графа 3 заполняется по окончании календарного года.

- в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов.

- в графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.

Если в течение года в отделах (подразделениях) возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2 Формирование дел

Дела формируются в отделах (подразделениях) ответственными за делопроизводство в этих отделах.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется АО.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

Документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

Помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих и личных дел;

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том № 1", "Том № 2" и т.д.;

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу; анкета; личный листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Годовые планы, отчеты, сметы группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты подписания;

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.3 Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив компании документы хранятся по месту их формирования в дела (в отделах, подразделениях).

Руководители отделов (подразделений) обеспечивают сохранность документов.

Ответственный за делопроизводство в отделе (подразделении) ежегодно до 15 декабря текущего года (или в случае выявления нарушений при формировании дел), проводит ревизию дел отдела с составлением акта (приложение 19).

7.4 Подготовка документов к сдаче в архив организации

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

Проведение экспертизы ценности документов;

Оформление дел;

Составление описей дел;

Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.4.1 Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в компании создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции, права, организация работы комиссии должны быть определены Положением о постоянно действующей экспертной комиссии.

Состав ЭК назначается приказом руководителя организации.

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов под непосредственным методическим руководством архива организации в отделах (подразделениях) составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 20 ) и акты о выделении к уничтожению (приложение 21) .Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи дел составляются ответственным за делопроизводство в отделе (подразделении) в двух экземплярах, им визируются и подписываются руководителем отдела (подразделения). Первый экземпляр описи передается вместе с делами в архив организации, второй экземпляр остается в отделе (подразделении) в качестве контрольного экземпляра.

Описи дел, подготовленные отделами (подразделениями), служат основой для подготовки архивом сводной описи дел организации. Сводная опись подписывается работником архива или уполномоченным, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией, комитетом по делам архивов.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся ответственными за делопроизводство в отделах (подразделениях) после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например: законченные дела с трехлетним сроком хранения 2011 г. могут быть включены в акт, который будет составляться не ранее 1 января 2005 года.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

После согласования с экспертной комиссией акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано.

После составления, утверждения актов о выделении к уничтожению всеми отделами (подразделениями) архив организации организовывает централизованное уничтожение документов.

7.4.2 Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22);

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов дела;

Составление листа - заверителя (приложение 23)

Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле.

Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 22).

На обложке дела указываются реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Индекс дела;

Заголовок дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Датой дел являются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Толщина дела в переплете не должна превышать 4 см.

7.5 Передача дел в архив

Архив организации принимает на хранение дела, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Архив организации в своей работе руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Положением об экспертной комиссии, настоящей инструкцией.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Форма бланка приказа

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Форма бланка распоряжения

Наименование организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма бланка письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Форма реестра на согласование

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Образец оформления приказа по отделу (подразделению)

Наименование организации (предприятия)

П Р И К А З

Наименование отдела (подразделения)

_____ № _____

Об исполнении обязанностей

на период болезни

На основании п. 4.9 раздел 4 и ст.74 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

На период болезни курьера Иванова И.И. с 15.05.2011 обязанности по доставке корреспонденции возложить на: Петрова П.П - младшего менеджера с доплатой 35 % от оклада отсутствующего.

Начальник отдела

(подразделения) ___________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

С приказом ознакомлены: ________________________ П.П. Петрова

Личная подпись, дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Образец оформления распоряжения по отделу (подразделению)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

по___________________________________

(наименование отдела (подразделения))

_________ № ____

Текст распоряжения

ОБЯЗЫВАЮ:

1 …………………………………

2…………………………………

3………………………………………

Ознакомить с распоряжением И.И. Иванова под роспись.

Начальник отдела (подразделения)__________________ ______________

Личная подпись дата

С распоряжением работник ознакомлен _________________ ____________

Личная подпись Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Образец оформления решения

Наименование организации (компании)

Р Е Ш Е Н И Е

Должность руководителя

_________ № ______

Текст ………………………………………………………

Р А З Р Е Ш А Ю:

1 Оформлять ………………………………………………

2 ………………………………………………………….

3 ……………………………………………………………

Должность руководителя Личная подпись ____________

СОГЛАСОВАНО

Должность Личная подпись _____________

Должность Личная подпись _____________

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Форма протокола

Наименование организации

П Р О Т О К О Л

__________ №_______

собрания (совещания, заседания)___________________________________

Председатель -______________________

Фамилия И.О.

Секретарь - ______________________

Фамилия И.О.

Присутствовали:___________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1____________________________________________________________ 2____________________________________________________________

1 СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1___________________________________________________________

1.2___________________________________________________________

2 СЛУШАЛИ:

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1________________________________________________________

2.2 __________________________________________________________

Председатель ________________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

Секретарь ________________________________ И.О.Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Форма выписки из протокола

Наименование предприятия

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

_________ №_________

собрания(совещания, заседания)_______________________________________

наименование коллегиального органа

Председатель - __________________

Фамилия И.О.

Секретарь - __________________

Фамилия И.О.

Присутствовали:_____________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

4 ____________________________________________________________

4 СЛУШАЛИ:

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1___________________________________________________________

4.2___________________________________________________________

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Секретарь ____________________ _______________

Личная подпись И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Форма акта

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

А К Т __________________________

______ №_______ (наименование должности)

_________________ Личная подпись И.О. Фамилия

(о чем) Дата

__________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

Члены комиссии: 1____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

2____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

3____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

Присутствовали: ______________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(кол-во экз.)

Председатель

Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 000

О направлении отчета

По Вашему запросу направляю копию отчета о проделанной работе за апрель 2011 года.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Начальник отдела ____________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Образец оформления служебной записки

Наименование отдела Начальнику юридического отдела

И.О. Фамилия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 0000

О представлении номенклатуры дел

В связи с разработкой сводной номенклатуры дел прошу Вас представить номенклатуру дел отдела.

Должность

Наименование отдела (подразделения) ___________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

Образец оформления докладной записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 000

О формировании бюджета

Во исполнение приказа № 000 от (дата) «О формировании бюджета доходов и расходов» сообщаю:

Начальник отдела ____________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

Форма телефонограммы

Наименование предприятия Адресат

Должность, инициалы и Должность, инициалы и

фамилия лица, передавшего фамилия лица,принявшего

телефонограмму, телефонограмму,

номер его телефона, номер его телефона,

время отправления время приема

телефонограммы телефонограммы

Телефонограмма

дата №____

Текст телефонограммы (не более 50 слов).

Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается.

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Форма акта о некомплектности входящей корреспонденции

Наименование организации

А К Т

о некомплектности

входящей корреспонденции

Основание:________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Составлен в ______________ экземплярах:

(кол-во экз.)

1 экземпляр -______________________________________________

2 экземпляр -______________________________________________

3 экземпляр -_____________________________________________

Начальник наименование отдела _________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

Делопроизводитель _________________ _______________

Личная подпись И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

Форма реестра

Р Е Е С Т Р

на корреспонденцию, отправленную

в______________________________

Наименование должности

руководителя отдела

(подразделения) ___________________ ______________

СОГЛАСОВАНО

Архивариус ___________________ _______________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Форма акта ревизии документации структурного подразделения

А К Т

______ №_______

О ревизии документации __________________________

Отдел (подразделение)

Основание: ________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________ ___________________

Руководитель отдела (подразделения) И.О.Фамилия

Члены комиссии: 1_______________ ________________

Должность И.О.Фамилия

2_______________ ________________

Должность И.О.Фамилия

Выводы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в ______________ экземплярах:

(кол-во экз.)

1 экземпляр -______________________________________________

2 экземпляр -______________________________________________

…экземпляр -______________________________________________

Председатель _________________________ ___________________

Личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии _________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Форма описи дел постоянного хранения (дел долговременного хранения или дел по личному составу)

Наименование организации

Наименование отдела (подразделения)

дел постоянного хранения

(дел долговременного хранения

или дел по личному составу)

В данную опись внесено _________________ ед. хран. с №____________

(цифрами и прописью)

по №________________ в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Руководитель отдела ___________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Наименование должности

составителя описи ____________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Архивариус _____________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Форма акта о выделении к уничтожению документов

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ _________________________

Наименование должности

о выделении к уничтожению __________________________

документов, не подлежащих Личная подпись И.О.Фамилия

хранению ____________

На основании__________________________________________________

название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы: ____________________________________________________

наименование отдела (подразделения)

__________________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя подразделения ____________________ __________________

Личная подпись И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Председатель экспертной

комиссии _____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Члены комиссии ____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

____________________ _________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Секретарь ____________________ _________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Образец оформления обложки дела

Наименование организации

ОТДЕЛ КАДРОВ

ДЕЛО № 01 -100 Том №1

Приказы №№ 1-45

по личному составу наименование организации

01.01.2011 - 15.05.2011

крайние даты

На 120 листах

Хранить 75 лет ЭПК

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Образец оформления листа -заверителя

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ

к делу № 01 - 04

В деле № 01-100 прошито и пронумеровано 200 (Двести) листов, в том числе:

Литерные номера листов (перечислить);

Пропущенные номера листов (перечислить);

+ (указать количество) внутренней описи.

_________________ ______________________ ______________

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1 Документы, присланные "для сведения".

2 Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции.

5 Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

6 Прейскуранты (прайс-листы).

7 Подтверждения получения писем.

8 Формы статотчетности.

9 Приглашения на семинары.

10 Поздравительные письма и телеграммы.

11 Пакеты с пометкой "лично".

(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства , установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения » устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов », где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.

В разделе «» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• сроки, формы и методы регистрации;
• правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы » (ИПС) закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
• включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
• порядок систематизации и классификации справочной информации;
• технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов » устанавливаются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• порядок их постановки на контроль;
• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения;
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное » содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• правила подготовки дел к хранению;
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Сфера действия

Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:

I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.

Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.).

Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.

Назначение

Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.

В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);

Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).

Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.

Структура

Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.

Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложения

Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 1. Образец оформления законопроекта

Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства

Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства

Приложение № 8. Образец оформления положения

Приложение № 9. Образец оформления полного протокола

Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение № 19. Форма справки о документообороте

Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 4. Образец оформления письма

Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов

Нормативная база

Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).

Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.

В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.

Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления

В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.

К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.

Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции

Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:

II. Правила подготовки документов.

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.

2.5. Бланки документов.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.7.1. Приказ, распоряжение.

2.7.2. Положение, правила, инструкция.

2.7.3. Протокол.

2.7.4. Служебные письма.

Подразделы 2.1–2.4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др.); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п. 2.1.2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14».

Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.2.2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт».

Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2.3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было.

Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003

В подразделах 2.5 и 2.6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003…».

■ В пп. 2.5.3 и 2.5.4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов.

■ В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

■ Важное пояснение содержится в п. 2.6.5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти: «Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства.

■ Пункт 2.6.9 содержит положения о порядке датирования документов, в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п. 2.6.9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания.

■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах: цифровой – 14.03.2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6.30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005.03.14.

■ Требует комментария и п. 2.6.13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:

Адресование документа руководителю организации:

Генеральному директору

объединения «Ростекстиль»

В.Д. Иванову

Адресование документа физическому лицу:

Бельдовой М.В.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,

Москва, 117574

В первом случае инициалы перед фамилией, во втором – после фамилии. Почему? Есть ли в этом какая-либо логика? Чтобы понять, в чем тут дело, достаточно вспомнить некоторые факты.

В ГОСТ Р 6.30-97, действовавшем до принятия ГОСТ 2003 г., в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, которое было принято постановлением Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст и введено в действие с 1 апреля 2000 г., изменило этот порядок. Буквально в изменении № 1 говорилось следующее: «Пункты 3.14, 3.16. В примерах инициалы указать перед фамилией». Таким образом, получалось, что при оформлении трех реквизитов – «Адресат», «Гриф утверждения» и «Резолюция» – с 2000 г. инициалы во всех случаях без исключения следовало ставить перед фамилией лица (и должностного, и физического). Однако при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 разработчики стандарта допустили ошибку, не внеся правку в пример оформления грифа «Адресат» в примере адресования физическому лицу (в стандарт 2003 г. вошел пример из стандарта 1997 г. без соответствующей правки). Естественно, что у многих работников организаций, готовящих документы и руководствующихся стандартом на оформление, возникает в связи с этим вопрос: почему такая разница при оформлении одного и того же реквизита, разница, не имеющая никакого логического объяснения? К большому сожалению, эта ошибка теперь узаконена еще и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

■ Важное положение содержится в новой Типовой инструкции в п. 2.6.20 «Подпись». Это положение касается оформления подписи в том случае, если руководитель отсутствует и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель (очевидно, речь идет о ситуациях, когда заместитель наделен правом подписывать определенные документы вместо руководителя в период его временного отсутствия). Сформулировано это положение следующим образом: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя, так как роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу. На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и специальным штампом. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.

■ Следует отметить еще одно положение новой Типовой инструкции, касающееся удостоверения документов печатью. Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит каких-либо указаний о том, где проставляется печать. Вопрос этот обычно возникает у работников делопроизводства, поскольку ранее в стандартах на оформление документов было положение: оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В определенном смысле «недоговоренность» стандарта была компенсирована Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, где говорилось: «Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте». Расположение печати на документе имеет большое значение, поскольку печать – это способ дополнительного удостоверения документа (наряду с подписью). Действительно, оттиск печати должен быть, во-первых, легко читаем, во-вторых, не должен закрывать подпись должностного лица.

В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет.

Похожая информация.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:

сферу распространения инструкции;

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения документов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.

Раздел 2 «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

принципы построения информационно-справочной работы в организации;

описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

порядок их постановки на контроль;

технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов.

К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Цель инструкции — отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям.

Инструкция по ведению делопроизводства

О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

• не ухудшает положение работников;
• носит обязательный характер;
• согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
2. Написание текста распоряжения.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
4. Утверждение.
5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

• наименование организации;
• название документа, его номер и дата издания;
• текст распоряжения;
• подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

• указание о введении правил;
• предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
• назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Работа над Инструкцией

Рассматривая процесс разработки Инструкции, попытаемся ответить на некоторые наиболее часто встречающиеся вопросы.

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции?

Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Какова цель разработки Инструкции?

Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется "для галочки" и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

Создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

Образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

Упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

Установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

Разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

Создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Кто разрабатывает и утверждает Инструкцию?

Ответ на этот вопрос вполне очевиден: тот, кто отвечает за делопроизводство в организации, должен готовить Инструкцию. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной
архивной службы России
от 27.11.2000 № 68

Какие этапы включает работа над Инструкцией?

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением.

В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Какую информацию необходимо собрать для работы над Инструкцией?

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

— изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;

— анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;

— выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;

— анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;

— изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Обзор законодательства, регламентирующего делопроизводство, - тема, которой журнал "Секретарь-референт" постоянно уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией необходимо иметь под рукой государственные стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым в настоящее время относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Структура Инструкции

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками.

Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж".

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

Общие положения;

Подготовка и оформление документов;

Организация документооборота и исполнения документов;

Контроль исполнения документов;

Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции.

Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

Источник: "Секретарь-референт"

Введение.. 3

Структура и назначение номенклатурных дел.. 13

Требования к формированию дел.. 14

Правила хранения дел.. 22

Экспертиза ценности документов.. 25

Оформление дел.. 27

Составление описей дел.. 28

Порядок передачи дел в архив.. 30

Архивное хранение документов в электронной форме.. 31

Приложения.. 33

Введение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Инструкция по делопроизводству в организации

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

PR как технология эффективного управления фирмой (на примере строительной фирмы ООО «А»)

1.1 Содержание, структура и функции PR

В современной социальной науке можно обнаружить более пятисот определений PR. В самом широком смысле Public Relations — это управленческая деятельность, направленная на установление взаимовыгодных…

Анализ деятельности Центра бизнес-образования

На основании настоящего Положения разрабатываются должностные инструкции сотрудников и планы работы центра. Должностные инструкции утверждаются директором Южно-Российского института-филиала РАНХиГС (далее — директор филиала). По мере необходимости, при наличии достаточных оснований, в Положение и до

Book: Делопроизводство для секретаря

В своей деятельности центр руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации…

Анализ корпоративной культуры

1.2.4 Структура и содержание корпоративной культуры

Культура сама определяет климат в организации. В нее входят: некие постоянно повторяющиеся характеристики поведения людей, их взаимодействий; нормы производственных групп, например, «честная работа за честную оплату»; философия…

1. Инструкции: виды и содержание

Инструкция — (от лат. Instructio — наставление — устройство): — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические…

Глава 1. Теоретические основы составления инструкции по делопроизводству организации

1.1 Понятие делопроизводства Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов…

Документационное обеспечение управление персоналом

2.3 Порядок ведения инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций

Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г…

Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления

3. Структура должностной инструкции

Во время разработки должностных инструкций необходимо использовать единый общепринятый подход относительно их построения и обеспечивать четкое и кратко сформулированное содержание каждого раздела документа…

Кадровая служба и ее место в современных условиях

§1.2 Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей…

Корпоративная культура

1.3 Структура и содержание корпоративной культуры

В настоящее время стало уже традиционным выделять три уровня корпоративной культуры: 1) поверхностный (символический) уровень — это все, что человек может увидеть и потрогать: корпоративная символика, логотип, фирменные календари, флаг фирмы…

Организация управления качеством продукции (услуг)

1.2.2 Структура и содержание МС ИСО серии 9000

На сегодняшний день основополагающими стандартами из большого комплекса стандартов ИСО являются — ИСО (9000-1, 9001, 9002, 9003, 9004-1, 8402).

Структура МС ИСО серии 9000 приведена на рисунке 1.4. Рисунок 1…

Планирование выпуска новой продукции на ООО ПФ «Приозерск-Лес»

1.2 Структура и содержание бизнес-плана

Структура бизнес-плана инвестиционного проекта не регламентирована законодательством, поэтому каждая фирма разрабатывает собственные подходы и структуру бизнес-плана, которые будут зависеть от характера бизнеса…

Планирование развития предприятия ООО «Чистая вода»

1.3 Структура и содержание планов

Структура и содержание плановых документов должны быть ориентированы на специфику деятельности организации, в том числе отдельных хозяйственных процессов, этапов жизненного цикла продукта, сегментов рынка, внешнего окружения…

Процесс исследования адаптации персонала

1.1 Содержание и структура трудовой адаптации

Начиная производственную деятельность в организации, сотрудник интересуется различными аспектами сотрудничества, касающимися объема и времени взаимодействия, условиями своего функционирования в организации…

Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций на примере Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска

1.2 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, в соответствии с п…

Стратегия развития организации

1.2 Структура и содержание стратегии предприятия

Концептуальная модель стратегического плана позволяет определить следующие этапы составления стратегического плана предприятия: 1) Анализ окружающей среды: а) внешняя среда; б) внутренние возможности; 2) Определение политики предприятия…