Унифицированные формы документов по учету кадров. Документы в кадрах обязательные Учетные документы отдела кадров

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!

Перечень обязательных кадровых документов организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
• Инструкция по технике безопасности.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

• График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
• График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
• Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

• положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
• должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
• инструкция по кадровому делопроизводству - очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
• альбом форм документов по учету кадров;
• положение об аттестации - если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
• положение о персонале;
• коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

• прежде всего - это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя - либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

• о приеме работника на работу - форма Т-1;
• о приеме работников на работу - форма Т-1а;
• о переводе работника на другую работу - форма Т-5;
• О переводе работников на другую работу - форма Т-5а;
• о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6;
• о предоставлении отпуска работникам - форма Т-6а;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а;
• о направлении работника в командировку - форма Т-9;
• о направлении работников в командировку - форма Т-9а;
• о поощрении работника - форма Т-11;
• о поощрении работников - форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

• о совмещении должностей (профессий);
• о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
• о возложении взысканий;
• о досрочном снятии взысканий;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разряда;
• о привлечении к сверхурочным работам;
• о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
• о дежурствах;
• об установлении или снятии персональных надбавок;
• об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

• командировочное удостоверение - форма Т-10;
• служебное задание - форма Т-10а;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма Т-60 (лицевую сторону);
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-61 (лицевую сторону);
• акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы - форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

• простейший - в журналах;
• более совершенный - с помощью картотеки;
• и наиболее совершенный, удобный, быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

• Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
• журнал регистрации личных карточек (Т-2);
• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

• Сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

• окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня - статья 71 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения - статья 79 ТК РФ);
• ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала - статья 123 ТК РФ);
• помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора и прием на работу;

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● поощрение работников;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● аттестация работников;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

● инструкции по охране труда по профессиям;

● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Е.Н. Малькова,
специалист по кадровой работе в ООО «Алгоритм»

Так называемые унифицированные формы кадровых документов представляют собой систему единых реквизитов, которые используют для создания учетных документов по трудовым отношениям. При этом унифицированные формы кадровых документов в 2019 году применяют по желанию. В данный момент у организаций есть выбор: использовать самостоятельно разработанные, унифицированные или отредактированные унифицированные формы.

Как выбирать формы

Если человек пребывает на этапе создания собственной организации, ему необходимо определиться со многими вещами. В том числе – и с выбором форм кадровых документов. Есть возможность воспользоваться унифицированными формами или разработать свои самостоятельно. Но наиболее предпочтительным решением будет доработка уже созданных форм под деятельность своей компании.

В данный момент практически все организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадровых документов. А при необходимости можно внести поправки в уже готовые унифицированные формы, чтобы не тратить время на длительную разработку собственных бланков.

Перед тем как сделать окончательное решение, необходимо:

• провести анализ;
• изучить доступные унифицированные формы.

Важно подбирать наиболее удобные формы ведения учета. Это поможет всей организации работать намного эффективнее.

Каким образом применять

В работе компании унифицированные формы можно использовать для создания приказов, расписаний, личных карточек, актов и т. п. Так, если человек поступает на работу, то составляют приказ о приеме работника в компанию. Для этого применяют форму Т-1.

Каждую бумагу составляет кадровая служба. Используют ту форму, которая была утверждена руководителем и должностным лицом, ответственным за ведение учета. Каждый документ заполняют по мере того, как это будет необходимо.

Само заполнение проходит быстро, ведь используют готовый образец. В документ необходимо вписать только данные. Работник кадровой службы должен хорошо понимать, когда использовать ту или иную унифицированную форму.

У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.

При помощи кадровых документов:

• ведут учет;
• распространяют информацию;
• создают отчетность.

После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.

Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.

Каждый акт, приказ или распоряжение должны быть оформлены правильно. Для этого работники кадровой службы или другие лица, которые ведут учет, должны внимательно изучить уже заполненные образцы. В них будет указано, какие данные необходимо вставить в каждую строку.

Во время заполнения необходимо убедиться, что использована достоверная информация. Если создаете приказ о приеме сотрудника на работу, необходимо указывать в нем только актуальные и проверенные данные. Ошибка в формуляре может значительно навредить компании в дальнейшем.

Кто занимается разработкой унифицированных форм

На практике разработкой занимаются квалифицированные специалисты. В ходе создания требуемой формы учитывают нормы Трудового кодекса Российской Федерации. Помимо этого, каждый образец создают таким образом, чтобы упрощать ведение отчетности.

Назначение и состав первичной документации по учету кадров

Первичная документация по учету кадров аккумулирует персональные данные работников организации, изначально получаемые при их приеме на работу в организацию и накапливаемые в процессе документирования дальнейшего движения кадров.

В состав первичной документации по учету кадров включаются такие документы как:

• приказы (о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе работника на другую работу, о направлении работника в командировку и пр.);
• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные листки по учету кадров и дополнения к ним.

Замечание 1

Каждый из перечисленных документов имеет унифицированную форму, однако, с 1 января 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» применение унифицированных документов не является обязательным.

Способы организации первичного учета кадров

В результате при осуществлении учета кадров организации могут:

1. либо вести учет с помощью унифицированных форм, что существенно облегчает процесс его ведения, особенно в небольших организациях, зачастую не имеющих кадрового специалиста;
2. либо разработать собственные формы первичной учетной документации, что представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс;
3. либо модифицировать унифицированные формы с учетом конкретных потребностей и особенностей деятельности, что позволяет достичь максимального результата при экономии ресурсов.

Готовые работы на аналогичную тему

• Курсовая работа Первичный учет кадров 430 руб.
• Реферат Первичный учет кадров 270 руб.
• Контрольная работа Первичный учет кадров 240 руб.

Выбор каждого из перечисленных способов требует определенных действий.

В первом случае применение унифицированных форм первичных учетных кадровых документов следует закрепить отдельным приказом руководителя, если в общем виде применение унифицированных учетных форм не предусмотрено в учетной политике организации.

Второй случай является наиболее трудоемким и требует особого внимания.

Замечание 2

Состав первичной документации по учету кадров не меняется, даже при условии отказа от унифицированных форм, изменения могут касаться только содержания документов.

Отсутствие тех или иных документов по первичному учету кадров может привести к административной ответственности или к налоговым спорам, когда те или иные расходы будут не приняты к учету по причине ненадлежащего документального оформления.

При разработке собственных форм первичной документации по учету кадров необходимо строго соблюдать требование Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части наличия обязательных реквизитов (наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Отсутствие обязательных реквизитов может стать основанием для признания кадрового учета не отвечающим требованиям законодательства, что опять же способно повлечь административную ответственность.

В третьем случае модифицированные формы первичной документации по учету кадров также следует закрепить приказом руководителя, даже при условии внесения незначительных изменений.

Характеристика отдельных форм первичной документации по учету кадров

Отдельные формы первичной документации по учету кадров заслуживают особого внимания.

Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) представляет собой документ, сопровождающий работника от момента принятия его на работу и до момента расторжения трудового договора с ним.

Личная карточка работника содержит биографические сведения и данные о трудовой деятельности в разрезе таких разделов как общие сведения (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения, знание иностранных языков, гражданство, образование и т.д.); сведения о воинством учете (для мужчин: заполняются частично для не отслуживших и подлежащих призыву, полностью – для находящихся в запасе); прием на работу и переводы на другую работу (даты событий, наименование и структурных подразделений и должностей, размер оклада и документ-основание); аттестация; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; награды, почетные звания; отпуск; социальные льготы; дополнительные сведения; основания для прекращения трудового договора.

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) представляет собой документ, определяющий состав и численность работников организации, в разрезе отдельных должностей и структурных подразделений.

В штатном расписании содержится следующая информация:

• наименование должностей (с распределением по структурным подразделениям организации);
• количество штатных единиц;
• размер окладов (тарифных ставок);
• сведения о надбавках.

На практике зачастую в штатное расписание включается расчет страховых взносов от заработной платы, что позволяет получить представление о месячном фонде оплаты труда с учетом отчислений.

График отпусков (унифицированная форма Т-7) представляет собой документ, содержащий сведения на календарный год о распределении между всеми работниками организации ежегодных оплачиваемых отпусков (сведения о неоплачиваемых отпусках в график не включаются).

Назначение графика отпусков многообразно: он позволяет обеспечивать равномерность отсутствия работников на рабочих местах, планировать бюджет оплаты отпусков, контролировать соблюдения трудового законодательства в части режима труда и отдыха работников.

Помимо сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках в графике отпусков содержится информация о продолжительности и сроках предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков, а также сведения о переносе сроков отпусков.

Замечание 3

Важным требованием к графику отпусков является срок его утверждения – не позднее двух недель до начала календарного года, для которого составляется график.

В случае приема на работу новых сотрудников после утверждения графика отпусков изменения к нему следует оформить отдельным приказом.