В каких случаях потребуется исправление ошибок в первичке и других документах. Типичные ошибки в первичных документах Ошибки в названии продавца или покупателя

Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.

Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.

Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.

Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.

Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.

Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.

Отсутствие первичного документа

При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.

Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.

Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.

Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.

Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.

Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.

Оформление первичного документа в электронном виде

Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.

Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.

Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае - только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.

Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.

Факсимильная подпись первичных документов

Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.

Порядок подписания счетов-фактур

Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.

Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.

Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.

Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).

Первичные документы и признаки их фальсификации

Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.

Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:

При наличии орфографических и арифметических ошибок;

При очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);

При дописывании текста документа;

При различии цвета и качества листов одного документа;

При наличии записей, написанных карандашом.

Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.

Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

Исправление ошибок в первичных документах

По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.

При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.

Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.

В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Другие распространенные ошибки в первичном документе

Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.

Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:

• отсутствие даты составления документа;
• некорректное указание наименования организации;
• отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
• применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
• подписание документа неуполномоченным лицом и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.

Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.

Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.

Фото Всеволода Альшанского, Кублог

Ошибки в документах - счетах-фактурах и «первичке» (бумажных или электронных ) неизбежны. Ведь от ошибок, как известно, никто не застрахован. И не всегда в этом виновата компания, которая составляет документы. Случается так, что в процессе их оформления изменяются реквизиты самой компании или ее контрагента либо условия сделки.

В редких случаях учетные документы, имеющие погрешности в оформлении, можно оставить в том виде, в каком они составлены изначально. Чаще всего требуется внести в них исправления. Но как правильно это сделать? Какие требования законодательства следует учесть?

Ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сделки, но исправить их, несомненно, должно лицо, составившее документы. Согласия контрагента для этого (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ) не требуется. Достаточно лишь уведомить о данном факте контрагента и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.

Как правило, ошибки допускаются одновременно и в первичном документе (товарной накладной, акте), и в счете-фактуре, хотя на практике могут быть ситуации, когда требуется исправить только один из них.

Основания и правила устранения погрешностей в оформлении вышеупомянутых документов в главном схожи: обязательному исправлению подлежат существенные ошибки. Но имеются и некоторые различия, которые как раз и обусловлены разными подходами к определению степени существенности ошибки, выявленной в первичном учетном документе либо счете-фактуре.

Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ. В частности, ее положения помимо первичного документа допускают составление налогоплательщиками еще двух видов документов: корректировочного и исправленного (ст. 169 НК РФ). Ситуации, при которых необходимо составить тот или иной счет-фактуру, следует различать.

Корректировочный счет-фактура

Налоговые нормы (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ) предписывают составлять корректировочный счет-фактуру только при определенных обстоятельствах (которые приводят к изменению цены (тарифа) и объема (количества) отгрузки) и при достижении взаимной договоренности между участниками сделки о корректировке стоимости (количества или цены). К числу определенных обстоятельств, в частности, относится следующее:

Исправленный счет-фактура

Существенные ошибки

Таблица 1

**
Счета-фактуры с арифметическими ошибками, допущенными в графе 5 (в ней отражается результат перемножения показателей граф 3 и 4), не могут признаваться основанием для принятия к вычету сумм НДС (письма Минфина России от 18.09.2014 № 03‑07‑09/46708, от 30.05.2013 № 03‑07‑09/19826).

***
Некоторые суды (см. Постановление ФАС ДВО от 10.06.2014 № Ф03-2116/2014 по делу № А51-17093/2013) считают, что подписание счетов-фактур неустановленными лицами в силу п. 2 ст. 169 НК РФ уже является самостоятельным основанием для отказа в принятии налоговых вычетов по НДС. Однако есть судебные решения (см. Постановление АС СКО от 11.06.2015 № Ф08-3452/2015 по делу № А32-26952/2012), в которых арбитры признали подписание счетов-фактур неустановленным и неуполномоченным лицом несущественным обстоятельством.

Обобщим сказанное. Составлять исправленный счет-фактуру необходимо, если:

• допущена техническая ошибка. Таковой признается ошибка, возникшая в результате неправильного ввода данных о цене и (или) количестве отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в специализированные программы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета (письма Минфина России от 25.02.2015 № 03‑07‑09/9433, от 15.08.2012 № 03‑07‑09/119, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@);
• допущена арифметическая ошибка (то есть ошибка в вычислениях) (Письмо Минфина России от 13.04.2012 № 03‑07‑09/34);
• неверно указаны наименования, адреса, ИНН/КПП покупателя и продавца;
• счет-фактура подписан неуполномоченным лицом.

Порядок составления исправленного счета-фактуры

И последнее. Изложенный порядок применяется и при внесении исправлений в корректировочный счет-фактуру (при выявлении в ранее составленном документе существенных ошибок) (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Подведем предварительные итоги. Резюмируя вышесказанное, покажем схематично отличия между корректировочным и исправленным счетами-фактурами.

Надо ли исправлять первичные документы?

Счета-фактуры оформляются на основании первичного документа (товарной накладной, акта оказанных услуг или выполненных работ). Поэтому если в счете-фактуре имела место ошибка, то она почти гарантировано присутствует и в первичном документе («почти» - когда оба документа составляются вручную без применения специализированных автоматизированных средств учета). И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она будет и для первичного документа. Данный вывод обусловлен:

Порядок исправления первичных документов можно разработать самостоятельно

Во-первых, возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Здесь же оговаривается, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ).

Во-вторых, механизм внесения исправлений в первичные документы ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не регламентирован. Здесь установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, сделавших это. По сути, в норме изложены основные правила корректурного способа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее - Положение).

Между тем отсутствие в Законе о бухгалтерском учете детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы дает организациям определенную свободу. Они вправе разработать подходящий способ осуществления правки в «первичке» с учетом особенностей документооборота (разумеется, этот момент необходимо отразить в учетной политике ).

Кстати, на наличие у экономических субъектов подобного права Минфин указал в Письме от 22.01.2016 № 07‑01‑09/2235. И это справедливо, поскольку в случае применения электронных документов внесение в них исправлений, например, вышеупомянутым корректурным способом невозможно.

Нюансы, которые нужно учесть при утверждении способа исправления «первички»

1. Внесение исправлений в изначальный учетный документ.

Алгоритм действий в данном случае определен разд. 4 Положения. Этот способ применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например 1С: Бухгалтерия). Ведь в последнем случае, несмотря на, казалось бы, электронный метод создания документа, он таковым не является, так как в документообороте подобный документ используется как обычный бумажный.

Порядок действий таков: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также проставляется дата исправления.

Недостатком данного способа является невозможность его использования, если нужно внести не одно, а несколько исправлений в документ (последний становится нечитаемым). Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра .

2. Выставление нового (корректирующего) документа.

Сразу оговоримся, названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур, который прописан в п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. А название - новый (корректирующий) документ - взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013‑КпР «Внесение исправлений в первичные документы» . Хотя по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в данном случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе . Но чтобы не путать читателя, мы не будем отступать от используемой в названных рекомендациях терминологии (тогда как фактически мы будем говорить именно о составлении нового первичного документа взамен неправильного).

При применении данного метода необходимо соблюсти минимальные требования ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете: составленный новый документ должен идентифицировать исправленный по дате внесения исправления и подтверждать его подлинность подписями (с расшифровкой) лиц, составивших документ.

Обратите внимание

Хотя при обнаружении ошибок в первичном документе Законом о бухгалтерском учете не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым (на это, в частности, указали финансисты в Письме № 07‑01‑09/2235), арбитры тем не менее считают возможным осуществление подобной замены.

Например, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.

В части электронных документов необходимо пояснить следующее. В силу технических особенностей их составления использование корректурного способа внесения исправлений не представляется возможным. Следовательно, в случае применения электронного документооборота единственным возможным вариантом устранения ошибок является составление нового (корректирующего) документа.

В настоящее время утверждены лишь электронные форматы некоторых первичных документов (см. Письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):

Но вернемся от перспектив к реалиям. Форматы не всех указанных выше первичных документов предусматривают специального поля для отражения номера и даты исправления. А это (как упоминалось ранее) необходимый атрибут для устранения ошибок в «первичке». Однако данная проблема решается довольно легко. Ведь хозяйствующий субъект вправе дополнить документ обозначенными полями самостоятельно: например, форму электронного первичного документа - информационным полем, в котором будут отражаться сведения о номере и дате исправления.

Резюмируем сказанное. Внесение исправлений в счета-фактуры и первичные документы требует от вносящего их налогоплательщика определенных знаний. При выявлении в счетах-фактурах ошибок (подчеркнем, существенных ) необходимо составить новый (это важно!) «исправительный» документ (независимо от формата первоначального - бумажного или электронного). Причем согласовывать внесение изменений в счет-фактуру с контрагентом не нужно.

Соответствующие изменения, как правило, требуется внести и в первичный документ (товарную накладную, акт оказанных услуг или выполненных работ), поскольку счет-фактура оформляется на основании этого документа. И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она, вероятно, будет считаться и для первичного документа.

Способ внесения исправлений в «первичку» хозяйствующий субъект вправе разработать самостоятельно с учетом особенностей документооборота. Подобная возможность обусловлена отсутствием в Законе о бухгалтерском учете детализированного механизма внесения исправлений в первичные учетные документы.

На практике распространены такие способы устранения ошибок:

• внесение исправлений в изначальный первичный учетный документ (так называемый корректурный способ). Использовать корректоры и подчищать текст для исправления первичных учетных документов не следует, подобные документы являются недействительными;
• оформление нового исправленного экземпляра первичного документа (по аналогии с исправленным счетом-фактурой).

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137).

См. Письмо Минфина России от 01.04.2015 № 03‑07‑09/18053.

См. Письмо Минфина России от 13.07.2012 № 03‑07‑09/66.

См. письма Минфина России от 12.05.2012 № 03‑07‑09/48, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@.

Утверждены Постановлением № 1137.

Письмом ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ данные разъяснения доведены до сведения территориальных налоговых органов и налогоплательщиков.

Буквально финансисты перечислили в названном письме квалифицирующие признаки несущественных ошибок для первичных документов. Это ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни. Хотя в данном письме обозначен подход к недочетам в документах применительно к налогу на прибыль, полагаем, его можно распространить на НДС. Ведь условием для признания вычетов наравне с наличием счетов-фактур является и наличие первичных документов, на основании которых товары (работы, услуги) принимаются к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. Несмотря на солидный возраст Положения, оно является действующим и применяется в части, не противоречащей Закону о бухгалтерском учете.

Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см. также Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014).

Текст документа можно найти на сайте www.bmcenter.ru.

06 июля

Вопрос. При приемке сырья у продавца и покупателя возникает разница в весе в пределах естественной убыли, поэтому продавец не согласен с изменением веса в счете-фактуре. Это может быть как погрешность весов, так и другие причины (погрешность бывает как в сторону увеличения, так и в сторону занижения). Данная погрешность не относится к завесу тары. Как учесть покупателю весовую разницу в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утв. Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах норм, устанавливаемых нормативными правовыми актами, являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.11.2002 № 814 установлен порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов (далее - Постановление).

Согласно пункту 1 Постановления нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет.

Пунктом 2 Постановления установлено, что разработка и утверждение норм естественной убыли по разным видам продукции осуществляются соответствующими Министерствами. Например, Приказом Минпромнауки РФ от 25.02.2004 № 55 утверждены нормы естественной убыли массы грузов в металлургической промышленнос-ти при перевозках железнодорожным транспортом, Приказом Минпромторга РФ от 01.10.2008 № 173 утверждены нормы естественной убыли при хранении древесины и продукции ее переработки и т.д. В большинстве случаев нормы естественной убыли зависят от дальности (км), продолжительности (сутки) перевозки, а также от периода, в который осуществляется перевозка (осенне-зимний, весенне-летний).

Также погрешность взвешивания массовых грузов не должна превышать пределов, установленных соответствующими ГОСТами «Нормы точности взвешивания». Например, погрешность взвешивания в размере 1,75% установлена в п. 2 ГОСТа 11762-87 «Угли бурые, каменные, антрациты, горючие сланцы, торф и брикеты. Нормы точности определения массы», или в «Правилах перевозок грузов» (утв. МПС СССР) (ред. от 29.12.2001) для руд цветных металлов обогащенных (концентратов) погрешность установлена ±0,5 % от массы груза по ГОСТам 12166-66 и 12502-67.

На основании вышеперечисленных документов погрешность при приемке грузов не должна превышать предельных значений норм естественной убыли при хранении и транспортировке, а также предельных значений погрешности весов при приемке. Как правило, эти нормы и погрешности оговариваются в договорах поставки между поставщиками и покупателями.

Если при приемке товара выявляются значительные отклонения, превышающие нормы, то при приемке товара покупателю необходимо составить акт и выставить претензию либо поставщику, либо перевозчику товара.

Итак, исходя из сути вопроса, между поставщиком и покупателем оговорены предельные нормы отклонений товара (к сожалению, в вопросе не указана его номенклатура), поэтому поставщик после перехода права собственности на товар не корректирует реализацию на недогруз или перегруз, образовавшийся вследствие хранения, транспортировки и погрешности весов при отгрузке и при приемке.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению, а также с п. 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Отражение потерь материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли при транспортировке может осуществляться несколькими способами: на счетах 10 (в составе ТЗР), 16, 20 или 23.

Если количество полученного товара оказалось больше количества, указанного в документах, и поставщик не предъявил организации претензии, т.к. разница в весах образовалась в связи с установленной нормой погрешности, то безвозмездно полученные ТМЦ приходуются с кредита счета 91/1 «Прочие доходы» по рыночной стоимости, которой можно признать договорную цену поставщика.

В соответствии с Письмом Минфина России от 09.08.2012 № 03-07-08/244 суммы налога на добавленную стоимость, относящиеся к потерям при транспортировке товарно-материальных ценностей, принимаются к вычету в пределах норм естественной убыли.

По мнению Минфина России, в случае образования у организации убыли сверх установленных гл. 25 НК РФ норм, суммы предъявленного поставщиками НДС, относящегося к этой убыли, к вычету не принимаются аналогично суммам НДС по сверхнормативным расходам (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ, Письма Минфина России от 11.01.2008 № 03-07-11/02, от 15.08.2006 № 03-03-04/1/628, от 31.07.2006 № 03-04-11/132, от 05.11.2004 № 03-04-11/196).

Налог на прибыль

В соответствии с пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, приравниваются к материальным расходам.

Надо отметить, что нормы естественной убыли утверждены не для всех товаров.

Но ФНС РФ и Минфин РФ неоднократно давали разъяснения в Письмах Минфина России от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762, от 21.06.2006 № 03-03-04/1/538, УФНС по г. Москве от 30.07.2010 № 16-15/080278@, от 17.11.2008 № 19-12/106707 о том, что налогоплательщик при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не вправе отнести к материальным расходам потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке данных товарно-материальных ценностей, если нормы потерь по ним не установлены законодателем, так как в соответствии с п. 2 Постановления № 814 разрабатывать и утверждать нормы естественной убыли уполномочены соответствующие министерства.

Стоимость излишне оприходованного количества ТМЦ по п. 2 ст. 254 НК РФ определяется как сумма дохода, учтенного в порядке, предусмотренном пунктами 8, 13 и 20 части второй статьи 250 НК РФ.

Напомним, что с 1 января 2015 года безвозмездно полученное имущество признается при списании в расходах для целей налогообложения в полной сумме, признанной при оприходовании.

Допустимы ли в первичке арифметические ошибки, опечатки и исправления? Ответ зависит от вида документа и существенности недочета. Некоторые описки могут привести к искажению баланса, другие станут основанием для корректировки налоговых отчислений не в пользу налогоплательщика, а какие-то останутся незамеченными.

Оценка существенности ошибок в первичке

Типы ошибок при оформлении первичной документации:

• применение неутвержденных приказом руководителя предприятия форм первичных бланков;
• отсутствует один или несколько обязательных реквизитов;
• в документе не указаны ответственные лица и нет их подписей;
• присутствуют исправления;
• неразборчиво заполнен бланк;
• вместо ручки для заполнения используется карандаш;
• отсутствуют прочерки в пустых ячейках и колонках.

Внесение исправлений в первичные документы разрешается в отношении ограниченного перечня бланков. Процедура актуальна при существенности допущенной ошибки. Степень значимости оценивается по критериям возможности идентификации всех данных и соответствия требованиям налоговых органов.

Примеры недопустимых ошибок:

1. Отсутствует дата составления документации или она написана с опечаткой.
2. Допущено использование недостоверной информации в номере ИНН.
3. Неправильно указан объем произведенных работ.
4. Документ подписан неуполномоченным на это лицом.
5. Допустимы ли в первичке арифметические ошибки – неправильное отражение количества товара или его стоимости, суммы рассчитанного налога может привести к появлению налогового спора.
6. Несовпадение значения сумм в числовом варианте и в указании его прописью.

Способы исправления ошибок в первичных документах

В каких случаях описки можно оставить без корректировки:

• если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
• если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
• есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:

1. Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
2. Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
3. Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.

Исправления в первичных документах не должны осуществляться при помощи ластика, корректоров, путем подчисток лезвиями. Если необходимо устранить недочет в виде недостающих реквизитов, то разрешается дописать их от руки. Эта норма распространяется и на документы, набранные на компьютере.

В каких первичных документах не допускаются исправления?

Указаниями ЦБ от 11.03.2014 под № 3210-У установлено, что исправлять внесенные данные нельзя в кассовых документах (п. 4.7). К числу таких бланков относятся расходные и приходные ордера. А вот кассовая книга с платежной ведомостью включены в категорию документации, для которой допускаются корректировки. В случае с кассовой книгой порядок внесения изменений такой:

1. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах, оформленных на бумажных носителях, должно сопровождаться указанием даты внесения изменений, подписей с расшифровками лиц, отвечающих за заполнение данного бланка.
2. Электронные документы, которые уже были подписаны, нельзя изменять.

Если ошибка была произведена несколько дней назад, а замечена только сейчас, когда она искажает данные и в последующие дни, исправлять надо все листы с неверными сведениями. Если ошибка заключается в пропущенном чистом листе кассовой книги, этот незаполненный бланк перечеркивается и подлежит аннулированию.

В каких первичных документах не допускаются исправления? Кроме кассовых, не разрешается внесение корректировок в платежных бланках (п. 2.4 Положения от 19.06.2012 под № 383-П). Под запретом и исправления в бланках строгой отчетности, которые применяются при осуществлении наличных расчетов.

Если в одном из таких документов при заполнении была допущена ошибочная запись, бухгалтер не может замазывать цифры или надписи корректором, подводить ручкой или перечеркивать отраженные в бланке данные. В этом случае допускается только оформление нового экземпляра ордера или поручения.