Диадок – сервис ЭДО. Диадок – сервис ЭДО Контур диадок электронный документооборот как пользоваться

Глобальное внедрение сети интернет в экономические процессы не оставило без внимания и хозяйственную деятельность организаций. В результате была организована система Диадок электронный документооборот, позволяющий перевести работу с бумагами на новый уровень.

И так, что это такое? Diadoc это система электронного документооборота среди предприятий, а также между организацией отправителем и государственными структурами, такими как налоговая инспекция, суды и т.д.

Данная система позволяет осуществить электронный документ между участниками через интернет. При этом участниками системы являются:

• Компания отправитель, формирующая исходящий документ в системе.
• Компания-получатель, которой направляется соответствующий документ через систему Диадок.
• Оператор электронного документооборота (ЭДО) – фиксирует бумаги о осуществляет обмен между сторонами.

Процедура обмена очень проста: отправитель формирует документ в системе оператора, например, акт или счет-фактуру, далее по защищенному каналу он передается получателю.

Тот в свою очередь его может принять или отправить на корректировку. Отправитель может видеть статус документа, например, «получен», «принят» и так далее. В результате вы избавляетесь от бумажной волокиты.

Внимание! При необходимости документы подписываются обеими сторонами обмена при помощи электронной подписи . Ее также можно получить у оператора ЭДО.

Диадок электронный документооборот работает в соответствии с требованиями согласно федеральных законов. И часто документов передаются с его помощью в обязательном порядке.

Так, начиная с 01.01.2015 года ФНС установила, что сведения из книги покупок и продаж с этого момента передаются в налоговую исключительно в электронном виде посредством операторов ЭДО.

Внимание! Система позволяет автоматизировать деятельность при помощи готовых модулей, и решение для работы с распространенными системами ведения учета, такими как Docsvision, 1С, SAP и т.д.

Что можно передать через Диадок?

С помощью системы Диадок можно передать:

• Накладную Торг-12, акты, форматы которых подходят для передачи их и в контролирующие органы.
• Счета-фактуры, порядок обмена которыми, а также форма регулируется федеральными налоговыми органами и Минфином.
• Помимо этого, можно передавать неформализованные документы, например, платежные поручения, договора, акты выполненных работ и т.д.

Преимущества и недостатки работы с системой электронного документооборота

Система Диадок электронный документооборот имеет довольно много преимуществ, относительно обмена бумажными документами:

• Документы не теряются из системы, нет необходимости их хранить в бумажном виде, что сокращает расходы на бумагу и содержание архивов.
• Документы отправляются и получаются непосредственно в учетной системе.
• Вы можете в онлайн режиме контролировать статус документов.
• 100% гарантия на доставку документов адресату, причем это занимает по времени не более 7 секунд. При этом в документах может вноситься корректива, а также они могут подписываться электронной подписью.
• Можно увеличить сумму входящего НДС в результате того, что отправленные документы будут гарантированно приняты.
• Соблюдены сроки сдачи документов в налоговую инспекцию.

Диадок - помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление входящими документами бесплатно.

Диадок - это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого электронного документооборота между различными предприятиями. Система включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С» есть специальное коробочное издание. Пользователи других учётных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) могут интегрировать их с ЭДО при помощи API Диадока.

Основные функции и преимущества системы:

• Создание и отправка документов.
• Приём документов с уведомлениями по электронной почте.
• Подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Безопасное хранение документов
• Соответствие электронных документов требованиям законодательства.
• Поиск контрагентов
• Согласование документов.
• Интеграция с любыми учетными системами
• Роуминг с другими операторами ЭДО.
• Массовые действия с документами (действия с большим количеством документов «в один клик»).

Чтобы начать обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, а также актами, накладными и договорами, необходимо войти в сервис Контур.Диадок.

Вход можно осуществить любым из пяти способов:

1. В системе Контур.Экстерн открыть меню «Новое» и выбрать «Первичка» > «Все документы».

У пользователей Контур.Экстерн, которые подключались в 78 и 47 регионах, пункт «Первичка» будет отсутствовать. Для входа в Диадок следует воспользоваться одним из способов, приведенных ниже.

2. В системе Контур.Экстерн Малый Бизнес справа выбрать «Первичные документы» и нажать «Посмотреть».

3. Перейти на портал сервисов по адресу https://kontur.ru и в верхнем правом углу нажать на кнопку « Войти в сервисы». В открывшемся окне выбрать раздел « Диадок».

Если вход в Диадок осуществляется через порталkontur.ru, сайт системы или с помощью прямой ссылки, то при входе появится окно, в котором следует выбрать сертификат нужной организации.

• Если у организации нет сертификата для работы в системе, то для его получения следует заполнить заявку на сайте Диадок или самостоятельно обратиться в ближайший сервисный центр .

Пока сертификат не получен, организацию можно зарегистрировать в тестовом режиме . В тестовом режиме документы помечаются как тестовые и не имеют юридической силы. Все остальные возможности доступны в полном объеме.

Чтобы формализованные документы (счета-фактуры, накладные и акты в XML формате) имели юридическую силу и их можно было принимать к учету, следует отправить заявление участника электронного документооборота в ФНС России. Формирование и отправка заявления описаны в . После подписания заявления организации присваивается уникальный идентификатор участника электронного документооборота. На один ИНН выдается один идентификатор участника. Просмотреть идентификатор можно в меню «Реквизиты организации».

Вход в Диадок выполнен. Отобразится основная страница системы — страница входящих документов.

Абсолютно каждой организации при подключении к Диадоку предоставляется возможность отправить 50 бесплатных документов.Документы плюсуются к приобретенному тарифу.

Всем клиентам Контур.Экстерна доступна возможность отправить бесплатно 50 документов в Диадоке. Для отправки документов следует просто войти в Диадок (тариф приобретать не нужно).

Документы можно тратить в течение неограниченного периода. Если лимит бесплатных документов будет израсходован, а пакетный тариф не оплачен, то пользователь автоматически будет переведен на постоплатную систему. К сожалению, количество обработанных документов в системе не отображается. Уточнить эту информацию можно, обратившись на горячую линию Диадока по телефону 8 800 500 10 18 .

Система Диадок является сервисом для обмена электронными юридически значимыми документами между контрагентами, а также для внутреннего документооборота (между сотрудниками одной организации).
В Диадоке вы сможете:

• создавать документы и загружать их с компьютера;
• согласовывать исходящие и входящие документы;
• подписывать документы электронной подписью;
• отправлять и получать документы за несколько секунд.

Диадок позволяет обмениваться формализованными и неформализованными первичными электронными документами между контрагентами. Формализованными документами являются документы, имеющие специальный утвержденный или рекомендуемый XML-формат, который позволяет проводить дальнейшую автоматизированную обработку таких документов.
Такие форматы есть для следующих типов документов:

• счет-фактура,
• акт сдачи работ,
• торговая накладная (ТОРГ-12),
• универсальный передаточный документ.

Неформализованные документы можно отправлять в любом другом формате: doc, pdf, xlsx, jpg.

Возможности

• Обмен первичными бухгалтерскими документами, включая электронные счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и др. в полном соответствии с требованиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы России.
• Обмен любыми другими документами между компанией и ее контрагентами.
• Обмен внутренними документами между подразделениями компании.
• Разделение потоков документооборота и управление доступом к документам .
• Сохранение юридически значимых электронных документов .

Электронные счета-фактуры

Преимущества

• Гарантия быстрой доставки
  Документы моментально передаются адресату, не покидая сервера системы Диадок
• Юридическая значимость
  Каждый документ подписывается электронной подписью
• Защита информации
  Работа в системе осуществляется по защищённым каналам связи с использованием средств криптографической защиты, что обеспечивает надёжную защиту от несанкционированного доступа
• Простота использования
  Отправлять документы через Диадок так же просто, как отправлять письма по электронной почте: в системе реализован простой и интуитивно понятный интерфейс
• Надёжность
  Для обеспечения сохранности данных применяется трёхкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах. Кроме того, система позволяет выгружать электронные документы в виде файлов в папки на диск.
• Доступност ь
  Система Диадок функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю
• Популярность
  Уже сейчас с системой работает более 350.000 Ваших потенциальных партнеров и их число постоянно растёт
• Интеграция
  Система Диадок постоянно совершенствуется, а также может быть интегрирована с другими учетными информационными системами
• Экономия на почтовых расходах
  Вы экономите не только время, но и деньги
• Экономия места
  Нет необходимости хранить документы в бумажном виде

В Диадоке можно работать через веб-версию или интеграционные решения: API, типовые модули, коннекторы. Веб-версия похожа на электронную почту. Интеграция дает возможность: во-первых, оперировать электронными документами в интерфейсе привычной учетной системы, во-вторых, автоматизировать ряд функций и тем самым свести к минимуму «ручной труд».
В результате:

• меньше ошибок ручного ввода;
• нет расхождений с контрагентами;
• минимум требований из налоговых органов;
• снижение операционных затрат.

Преимущества:

• Интеграционные решения для всех учетных систем – основная функциональность Диадока будет доступна прямо в привычной для вас программе.
• Бесплатное и бессрочное хранение документов – все данные, переданные через Диадок, хранятся на защищенных серверах СКБ Контура.
• Поиск контрагентов – загрузите список ИНН, и система покажет вам, какие компании присутствуют в Диадоке.
• Протокол передачи – система фиксирует каждое действие с документом в Диадоке, историю можно скачать, сохранить и распечатать.
• Синий штамп – подтверждает, что электронный оригинал документа передан через Диадок, и содержит информацию о том, кто и когда подписал документ.

Ключевые характеристики

• Работа в режиме 24/7.
• Диадок позволяет мгновенно обмениваться электронными юридически значимыми документами (как внутренними, так и внешними) без необходимости дублирования на бумаге.
• Разработан в строгом соответствии с Федеральными законами № 1-ФЗ; №149-ФЗ; №129-ФЗ; № 229-ФЗ, а также другими нормативно-правовыми актами РФ.
• При отправке бумажных документов каждая компания подвержена рискам потери, кражи или утечки информации. Диадок позволяет минимизировать эти риски и несет юридическую ответственность за безопасность передаваемых документов.

Как подключиться

• Название, ИНН и КПП организации.
• Контактное лицо, телефон, e-mail.

Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время.