Служебная записка о необходимости приобретения оборудования. Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

• Каждый случай уникален и индивидуален.
• Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

• о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
• об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
• об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
• о возражении в отношении его действий или намерений;
• об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
• о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги. Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще. Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

• Ознакомьтесь с типовым образцом служебной записки здесь —
• Здесь универсальный бланком служебной записки

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

• избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
• решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
• разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с .

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

• если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
• если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
• если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
• если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с .

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

• Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
• Наименование документа и его номер.
• Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
• Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
• ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

• Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
• Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
• Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

Служебная записка — одна из важнейших составляющих любого документооборота, пример ее написания будет подробно рассмотрен в данной статье.

А именно, какие реквизиты должен содержать данный документ, кто его оформляет и как правильно написать сам текст записки.

Когда может понадобиться

Служебная записка – особый документ, с помощью которого на каждом предприятии происходит решение важных вопросов, вызванных производственной необходимостью.

Сюда можно отнести:

1. Служебное расследование.
2. Премирование работников.
3. Приобретение необходимых материалов и канцтоваров.
4. Списание материальных ценностей.
5. Ремонт оргтехники.
6. Возмещение денежных средств, потраченных на различные нужды: представительские расходы, уплата госпошлины, проведение различных мероприятий, покупка топлива и .
7. Доведение до сведения руководства различной информации о нарушениях и прочих ситуациях с сотрудниками, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.
8. Отчет о проделанной работе.

Область применения данного документа весьма широка. Главной его задачей является письменное оформление любого рассматриваемого вопроса.

Конечно, на многих предприятиях достаточно устного распоряжения руководителя, но на практике это может быть применимо только в организациях с очень маленькой численностью.

Если предприятие большое, то для решения того или иного вопроса нужно пройти не один уровень согласования. В этом случае служебная записка самый незаменимый документ для обращения к работодателю.

Она, как правило, регистрируется в канцелярии (приемной) в журнале входящей корреспонденции, а после того, как руководитель поставит свою резолюцию, ее отправляют дальше для издания приказа или другого распоряжения.

Примите к сведению: в некоторых случаях, как например, служебное расследование дисциплинарного проступка служебная записка является обязательной частью оформления, которое предусмотрено законодательно.

Требования к оформлению

Формат написания служебной записки законодательно не установлен, но сложившаяся практика делопроизводства предполагает, что этот документ должен иметь следующие реквизиты:

• ФИО и должность руководителя, на чье имя она будет написана;
• ФИО и должность того, кто ее составит;
• название документа, то есть – «служебная записка»;
• непосредственно сам текст служебной записки составляется в произвольной форме;
• дата и подпись лица еесоставившего.

Дополнительно может быть проставлен номер, этот реквизит вносится в случае если на предприятии ведется учет данных документов, но чаще всего служебная записка не имеет номера

Служебная записка пишется вручную или печатается на компьютере, главное, чтобы она содержала все необходимые реквизиты. Многие предприятия самостоятельно разрабатывают образцы служебных записок на разные случаи.

В некоторых случаях вместо служебной записки принято писать заявление. Например:

• предоставление отпуска по семейным обстоятельствам;
• оплата за переработку;
• о выдаче должностной инструкции.

Примеры написания

Образец 1

Директору ООО «Айсберг»

В.В. Новикову

от начальника цеха

А.Д. Никитина

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что наладчик оборудования И.А. Смирнов отсутствовал на рабочем месте сегодня с начала рабочего дня и до 15 часов 00 минут, нарушив тем самым Правила внутреннего трудового распорядка. Прошу провести служебное расследование по данному факту.

Образец 2

Директору ООО «Айсберг»

В.В. Новикову

от главного бухгалтера

А.Д. Никитиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, при передаче кассы и бланков строго отчетности бухгалтера – кассира В.Р. Петровой был обнаружен перерасход денежных средств. Акт передачи прилагается. Прошу провести служебное расследование по данному факту.

Подпись

Кто может оформить

Оформить служебную записку может практически любой работник предприятия, даже сторож или уборщица, если вопрос, который она затрагивает находится в их компетенции.

Но подавать этот документ они будут только непосредственно своему начальству.

В основном же написанием служебных записок занимаются руководители структурных подразделений, после того, как работники озвучат имеющуюся проблему, либо они сами будут решать какие-либо вопросы.

Они могут затрагивать самые разные проблемы:

• получение моющих средств бесплатно;
• несоответствие спецодежды ГОСТу;
• жалоба на сотрудника;
• объяснительная служебная записка.

Электронный документооборот

В настоящее время многие организации стараются перевести документооборот в электронную форму, используя различные программы или просто такие средства связи как e-mail или Skype.

Если предприятие имеет много структурных подразделений, которые располагаются в разных местностях, то в этом случае отправка служебных записок с помощью интернета вполне оправдана, поскольку специфика работы такова, что предоставление этого документа на бумаге может занять длительное время.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является одним из наиболее важных документов, составляющих основу ведения делопроизводства на любом предприятии.

А поскольку правильное ведение документов составляет значительную часть успеха организации и способствует оперативному решению многих вопросов, то не стоит пренебрегать оформлением их в письменном виде с помощью служебной записки.

Смотрите видео, в котором разъясняются особенности составления служебных записок:

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от , осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Хотя форма написания служебной записки - произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

• «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
• наименование документа - Служебная записка;
• дата составления и номер;
• заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;
• текст документа - сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
• должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество автора.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Образец служебной записки о выдаче продукции

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург - 400 упаковок (по 1л)
Воронеж - 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебной запиской (далее по тексту — СЗ) называют вид документа, который представляет собой переписку, служащую для создания условий постоянной коммуникации или подразделениями отдельной взятой организации. Здесь сразу же важно отметить ключевой момент: и сотрудники, и подразделения, вовлечены в работу с СЗ, не состоят в прямом друг от друга подчинении.

Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата. То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.

Служебная записка: образец

СЗ, как и деловые письма, не имеют ограниченной тематики. Она весьма обширна, и зависит от деятельности структуры или учреждения. Например, спектр работы конкретного министерства очень широк, что имеет отражение в штате сотрудников. СЗ будут существенно облегчать решение тех или иных вопросов. СЗ бывают:

• информационными;
• запросами;
• напоминанием;
• предложением etc.

По своему характеру СЗ может быть:

1. информационной (извещение, объявление, сопровождение иного сообщения, );
2. инициативной (извещение, запрос);
3. отчетной.

В СЗ может быть умещена просьба или предложение. На самом деле это случается часто, поскольку просьба и предложение нередко бывают главной мотивацией создания СЗ.

Форма

Если взглянуть на суть СЗ, то окажется, что она в некотором роде является аналогом сообщения речевого. Но изюминка в том, что СЗ обладает неоспоримыми преимуществами. А потому ее популярность очень высока, особенно, если говорить о функции координации, которая помогает взаимодействовать разным подразделениям конкретного учреждения. Отметим эти преимущества:

1. СЗ составляют в письменном виде;
2. пользоваться СЗ может и получатель, и автор;
3. СЗ имеет ссылку на номер предыдущей записки, что удобно и для автора, и для получателя, поскольку позволяет напомнить дату, указать на персональную , сроки выполнения заданий;
4. СЗ можно передавать одновременно нескольким адресатам.

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта. В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела. Составлением и отслеживанием СЗ будет заниматься тот, кому необходима конкретная информация, но подпись на них будет принадлежать руководителю.

В случае с написанием СЗ генеральному директору, подпись будет принадлежать начальнику того подразделения, в котором работает инициатор переписки. Существует понятие связи между сотрудниками учреждения на т.н. горизонтальном уровне. То есть, автором текста является, к примеру, одного подразделения, а адресатом – руководитель второго. Такую связь будет обеспечивать СЗ.

Но есть еще и понятие докладной записки, которая относится к виду СЗ. Данный документ адресуется руководству, которое стоит выше автора текста докладной СЗ. Такими лицами могут быть руководители или директор. Докладная записка, как правило, содержит изложение конкретного вопроса, выводы по нем и предложения по решению задачи. В таком случае, получатель, например – директор, должен поставить на документе свою резолюцию, а также дату и подпись.

Текст

Служебная записка может быть любой тематики

СЗ – это документ, а потому ей свойственный официально-деловой стиль. Нередко бланк СЗ определен и утвержден инструкцией по делопроизводству. Тогда он имеет конкретную форму, должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, указание вида документа (в нашем случае – СЗ), далее идет обозначение кому и от кого, после – тема, номер и дата.

После, когда СЗ уже составлена, и на ней стоит автограф автора, ее следует определить на регистрацию. Для этой цели предвиден один реестр (в который, кроме СЗ, входят также докладные и объяснительные). Несколько слов о регистрации СЗ. Поток подобных документов, имеющих порядковые номера, нередко бывает огромным, а потому предвидены дополнительные буквенные индексы. В нашем случае – СЗ.

Остановимся на структуре СЗ. Фактически, серьезных отклонений от того изложения, которое предусмотрено в деловом письме, нет. Нельзя не отметить, что записки можно составлять в произвольной форме, но все же некоторые элементы будут оставаться обязательными. СЗ делим на три части:

1. Здесь в обязательном порядке должны быть вписаны мотивы составления СЗ, также – ссылки на события или факты, другие аргументы, например, решения. То есть, в данной части автор СЗ должен показать, почему он решил составить данный текст.
2. Эта часть содержит просьбы, здесь приводятся определенные выводы, автор предлагает возможные решения конкретного вопроса или ситуации.
3. В заключении автор СЗ формулирует ожидаемый по его мнению результат. При этом, он не обязан этого делать. Также, в зависимости от истории служебной переписки, автор в конкретной записке может констатировать личное отклонение от конкретного предложения или просьбы.

СЗ и локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, который отражает специфику организации путем установления порядка составления и оформления документации, в нашем случае – СЗ. Дело в том, что в законодательстве РФ нет конкретных требований к составлению СЗ. А потому их форма в определенных рамках является произвольной.

Практика создания учрежденнием интрукции по делопроизводству является очень важным сегментом в создании оптимальным условий работы всего персонала. Обозначение конкретных правил всегда способствует более корректному общению. В локальном нормативном акте, посвященном делопроизводству, важно конкретизировать информацию и параметры:

• всех видов записок, которые создаются в пределах организации или учреждения, и служат инструментом информационного обмена для подразделений, ведомств, а также конкретных должностных лиц и работников;
• их составления. Речь идет о сугубо техническом вопросе: использовать для этого бумажный носитель или электронную форму;
• структуры и содержания текста. Естественно, могут быть предвидены некоторые особенности, касающиеся СЗ объяснительной, докладной, пояснительной или аналитической;
  реквизитов и их оформления;
• . Здесь также могут быть нюансы, касающиеся каждого вида СЗ;
  сроков сохранения. Определяются конкретно для каждого вида записок

Виды и функции СЗ

Служебная записка носит информационно-справочный характер

Внутренняя СЗ имеет смысл в тех случаях, когда вопрос нельзя решить устно, или когда письменное сообщение будет способствовать мотивации для решения задачи. Поэтому СЗ может быть объяснительной или докладной. Но на этом спектр назначения не исчерпывается. Ведь очень частыми бывают также аналитические и пояснительные СЗ.

Рассмотрим особенности аналитической, докладной, пояснительной и объяснительной СЗ. Все они являются документами информационно-справочного характера. Их назначение – решение оперативных вопросов, которые возникают в ходе управленческой деятельности. Таким образом, СЗ являются отражением способности учреждения решать ежедневные локальные задачи. СЗ обеспечивают:

1. обмен оперативной информацией между конкретными ведомствами или подразделениями одной структуры. Также СЗ обеспечивают поступление информации между главной организацией и ее структурами, которые функционируют обособленно;
2. обмен оперативной информацией между вышестоящим учреждением или организацией и подведомственными предприятиями;
3. информацию бухгалтерской отчетности компании. В таком случае говорят о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности. Данной информацией могут пользоваться (или она может быть полезной) все внутренние и внешние пользователи, среди которых и налоговые органы, банки, органы статистики акционеры и др

Важно помнить, что СЗ – это документация информационно-справочного характера, а поэтому она имеет вспомогательную функцию, если сравнивать с документацией организационно-распорядительного назначения. Это касается все видов СЗ. Поэтому в данной документации не стоит искать:

1. распоряжений;
2. обязательств;
   инициатив по определенным решениям управленческого характера;
3. помощи в выборе конкретного способа управленческого воздействия.

СЗ – это документ, который принимают к сведению, но не больше. Тем не менее, как мы писали выше, сотрудник учреждения имеет право (и даже обязан) предлагать в тексте СЗ пути решения задачи, но эти предложения могут остаться лишь принятыми к сведению.

Служебная записка является важным вспомогательным инструментом, позволяющим поддерживать постоянный контакт между работниками масштабных учреждений и . Успех бизнес-структуры или крупного государственного учреждения нередко зависит от интенсивности коммуникации внутри системы и между подразделениями.

Эта задача выполняется за счет контакта с помощью СЗ. Кроме сугубо практичного значения, наличие этого документа в работе конкретного работника, будет свидетельствовать о его навыках и высокой культуре деловых отношений.

Офисный документооборот — служебная записка: что представляет собой документ и как оформляется. Об этом — в видеоматериале: