Командировочный лист скачать word. Как оформить командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение - это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте.

Образец командировочного удостоверения – форма Т-10

Посмотреть образец заполнения командировочного удостоверения: стр. 1 ; стр. 2

Бланк командировочного удостоверения унифицирован и имеет форму Т-10.
Отметки в командировочном удостоверении подтверждают факт прибытия сотрудника в назначенное место и убытия из него; на основе заполненного удостоверения списываются суточные и командировочные расходы.
Форму Т-10 заполняет работник бухгалтерии или секретариата в одном экземпляре.

Командировочное удостоверение в 2016 году отменили

Внимание! С 29.12.2014 Правительство РФ своим постановлением отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения , равно как и оформление служебного задания. С 2015 года все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам - чекам, квитанциям и прочему - и сдаются в бухгалтерию в течение 3х дней после командировки вместе с авансовым отчетом .

Правила заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10

Форма Т-10 состоит из двух частей.
Лицевая часть бланка заполняется до отъезда работника в командировку. В ней указываются:

На оборотной стороне отмечают:

• слева вверху - город и наименование организации, которая направила работника в командировку, дата его отбытия и данные должностного лица, делающего эту запись, заверенные печатью;
• после того, как сотрудник прибудет в место назначения, ответственное лицо принимающей организации сделает пометку справа вверху - город, наименование организации, в которую сотрудник направлялся, дату прибытия, должность и ФИО, подпись ответственного лица, фиксирующего факт прибытия работника, и печать;
• в день отбытия в следующем ряду слева это же лицо отметит дату отбытия сотрудника домой, а по приезду сотрудник сдаст командировочное удостоверение должностному лицу своей организации, где последний аналогично отметит дату прибытия работника.

Если за время командировки сотрудник посещает несколько организаций, должностные лица каждой из них должны отметить время прибытия и отбытия работника, расписаться и удостоверить подписи печатью.

Командировочное удостоверение подтверждает событие нахождения служащего в деловой поездке. Бланк и образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Данный письменный акт выдается работодателем сотруднику для сопровождения командировки. Лицевая часть командировочного удостоверения заполняется компанией, а оборотная - самим специалистом. Командировочное удостоверение подтверждает событие нахождения служащего в командировке. При возвращении сотрудника командировочное удостоверение сдается в бухгалтерию учреждения. Образец рассматриваемого документа можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Обсуждаемая бумага содержит сведения о работнике, должности, поездке, месте назначения, сроках деловой поездки и возвращения. Данный пакт не является обязательным, но практикуется предприятиями повсеместно. Удобство данной справки заключается в краткой и понятной для всех информации о личности командируемого и действиях, связанных со служебным заданием. В настоящее время, учитывая современную информатизацию общества, нет необходимости в командировочных удостоверениях, поскольку любые данные подтверждаются с помощью удаленных ресурсов.

Обязательные пункты командировочного удостоверения

• Сверху пишем название компании;
• Наименование бумаги, ФИО служащего, номер, дата оформления;
• Отдел, направляющий лицо на вахту, специализация служащего, место назначения;
• Виза руководства: подпись, расшифровка, печать.

Работа часто бывает связана с командировками. В связи с этим, работодателю необходимо оформлять множество документов, связанных с ней. Одним из них считается командировочный лист, подтверждающий, что работник был направлен в командировку. Является ли оформление данного документа обязательным требованием законодательства, или же работодатель может делать это по желанию? Для того, чтобы помочь Вам разобраться в этом, мы подготовили данную статью.

Прежде всего, необходимо сказать, что данный документ официально называется командировочным удостоверением, а командировочным листом его называют в обиходе. Такое удостоверение раньше указывало на период, который работник находился в командировке, что было необходимо для оформления документов, прежде всего, начисления суточных. Данный документ до недавнего времени был неотъемлемым элементом при отправлении работников в командировку.

Командировочный лист: необходимо ли его оформление?

Правила о необходимости составления командировочного удостоверения были действительны до 2015 году. Современное же законодательство не предусматривает составление командировочного листа в качестве обязанности работодателя. Связано это с тем, что на сегодняшний день показателями количества дней, которые работник провел в командировке, являются проездные документы.

Тем не менее, это не значит, что командировочное удостоверение нельзя составлять. Так, во внутренних документах организации может быть предусмотрена обязанность оформления командировочного листа, в связи с чем это станет обязательной процедурой.

Оформление командировочного листа

Если работодатель все-таки решил утвердить обязательность оформления командировочных удостоверений, ему необходимо будет знать, в какой форме их оформлять. Здесь у него может быть два пути. Во-первых, организации не запрещено самостоятельно разрабатывать формы командировочных листов. В связи с этим, возможно составление их в том виде, в котором предусмотрено во внутреннем акте организации.

Если же компания – не сторонник разработки собственных образцов, она может воспользоваться уже существующей формой № Т-10, которая представляет собой командировочный лист-бланк. Скачать данную форму Вы можете ниже.

Какие документы предоставляются в связи с отменой командировочного удостоверения?

Как уже было отмечено выше, теперь доказательством срока, проведенного в командировке, являются проездные документы, которые, соответственно, работник должен предоставить работодателю. Если же работник в процессе командировки использует служебный транспорт, то очевидно, что таких документов у него нет; в этом случае доказательством дней, проведенных а командировке, является служебная записка.

Помимо этого, в обязанности работника входит представить авансовый отчет, в котором он должен описать все совершенные в процессе командировки расходы. Последние должны сопровождаться документами, подтверждающими их, например, кассовый чек, который был предоставлен в гостинице.

Также следует отметить, что ранее работодатель был обязан вести журнал учета командированных сотрудников. Теперь же ему этого делать не надо. Однако, опять же, это не означает, что у работодателя нет права их вести. Если в локальных документах организации будет прописана необходимость ведения таких журналов, это станет обязательным. Все зависит от потребностей самой организации.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году? Форму отменили, но применять ее не запретили, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

В ходе осуществления поездок сотрудников в командировки одними из подтверждающих документов такого факта являются специальные командировочные листы , до недавнего времени обязательные к заполнению.

Как же сейчас обстоят дела с их оформлением – является ли оно строго обязательным, чем можно заменить подобные бумаги, какие предъявляются требования к их написанию?

Не так давно, всего лишь три года назад командировочное удостоверение являлось одним из строго обязательных документов, которые должны были составляться среди всех прочих бумаг, необходимых при направлении сотрудника в рабочую поездку.

Основным назначением такого документа являлось следующее:

1. Определение сроков пребывания в самой рабочей поездке.
2. Правомерность начисления определенной оплаты в качестве положенных суточных и прочих расходов, которые понес работник.
3. Подтверждение факта нахождения работника в командировке.

В настоящее время заполнение такого документа осуществляется только в том случае, если подобное требование указано непосредственно во внутреннем распорядке организации или компании, где официально трудоустроен работающий . Также на необходимость такого действия могут указывать положения о командировках или какие-то другие акты компании.

В том случае, если командировочный лист будет отсутствовать, вместо него вполне можно использовать билеты (на поезд, автобус, самолет и т.д.), чеки из мест, где проживал работник (гостиница, хостел и т.д.).

На данный момент удостоверение заполняется в том случае, если имеется отдельный приказ по поводу его оформления.

Кроме командировочного удостоверения работнику при выполнении поездки, сопряженной с расходами, могут оформляться такие документы :

1. Служебное задание – те функции, которые должен непосредственно выполнять сотрудник при своей поездке.
2. Отчет о работе, которая была проделана. Такой документ не является обязательным для бухгалтерского учета, он больше требуется для непосредственных начальников или руководителей лица, чтобы можно было судить о том, выполнил ли работник возложенное на него задание или нет.
3. Авансовый отчет – приложение, подтверждающее израсходование денег на определенные нужды.
4. Подтверждающие документы по найму помещения и проживания в гостиницах.
5. Билеты, подтверждающие суммы, затраченные на проезд.
6. Служебная записка и чеки, подтверждающие затраты по ГСМ, если сотрудник ездил на собственном транспорте.
7. Чеки за услуги такси (если политикой предприятия разрешено возмещать подобные расходы).

Форма и особенности оформления

Командировочный лист состоит из двух сторон – лицевой и оборотной . Заполнение каждой из них имеет свои особенности и правила.

Лицевая сторона

Заполнение сведений лицевой стороны начинается с момента направления сотрудника в командировку – указывается название компании – оно может быть полным или сокращенным. Также указывается код по справочнику ОКПО.

Кроме того, лицевой стороне содержится также такая информация :

1. Номер командировочного удостоверения – он назначается в соответствии со своим порядковым номером.
2. Фамилия, имя и отчество сотрудника.
3. Табельный номер работника.
4. При необходимости могут указывать данные документа, подтверждающего личность – его дата выдачи, серия и номер. В большинстве случаев в качестве него используют паспорт.
5. Должность направляемого в командировку, наименование отдела или подразделения, где он работает.
6. Информация о той стороне, которая фактически является принимающей. Сюда может заноситься название города или другого населенного пункта, а также организации, государственного органа или компании, в которой работает лицо. В том случае, если на момент направления сотрудника не известно точное название (когда он командируется для налаживания новых связей или поиска клиентов), разрешается указание исключительно страны и населенного пункта.
7. Непосредственная цель поездки (участие в командировке, заключение договора, обмен опытом и т.д.).
8. Количество дней, которое отведено работнику для самой поездки.
9. Подпись руководителя компании, печать организации, если таковая имеется.

Оборотная

Оборотная сторона командировочного удостоверения должна содержать в себе следующие данные :

1. Отметка о том, что сотрудник прибыл по непосредственному месту своего назначения – она ставится в той организации, куда он и был направлен в ходе поездки.
2. Также ставится отметка о том, что работник выбыл – таким образом фактически подтверждается факт того, что он определенное количество дней на самом деле провел, выполняя свои рабочие обязанности. Обязательно указывается город, в котором был сотрудник (не зависимо от того, что он отмечается и на лицевой стороне бланка), заново дублируются данные о ФИО.
3. Подпись руководителя компании и печать организации (аналогично, как и в случае с лицевой стороной, если только она имеется в наличии).

Стоит отметить, что при заполнении командировочного удостоверения очень важно соблюдать определенные правила как по самому содержанию лицевого и оборотного листов, так и по написанию всей необходимой информации.

В том случае, если по роду своей поездки работник направляется не в одно, а несколько мест – это могут быть как отдельные места в черте одного города, так и различные населенные пункты, то обязательно все они отображаются в строго хронологическом порядке . То есть сначала те, которые сотрудник посещает в первую очередь и так последовательно все остальные.

Такое требование связано с тем, чтобы работники бухгалтерии впоследствии могли проследить цепочку событий и начислить верную оплату.

Принцип заполнения командировочного удостоверения запрещает наличие каких-либо ошибок . Поскольку особенность оформления заключается в занесении данных несколькими организациями, то переписать бланк вряд ли представится возможным.

В связи с этим при наличии ошибок неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху указывается новая верная информация. Факт достоверности исправления обязательно должен подтверждаться проставлением подписи ответственного лица и печати при ее наличии.

Поскольку в настоящее время создание и оформление командировочных удостоверений не является обязательным, то организация имеет право использовать другие перечисленные документы, которые могут подтвердить факт присутствия сотрудника или работника в той или иной поездке, связанной с выполнением рабочих обязанностей.

Стоит отметить, что на практике оформление такого документа гораздо удобнее во всех планах, поскольку даже подтверждающие документы не всегда легко упорядочить и привести к единой оплате средств за поездку сотрудника. При наличии командировочного листа все остальные бумаги служат как бы приложением к нему – такой документооборот значительно облегчает порядок хранения и обобщения бумаг организации .

При вынесении решения о ведении учета при помощи командировочных листов организация может использовать как свою разработанную форму, так и воспользоваться типовым бланком такого документа, которая является наиболее удобной – Т-10 .

Как оформить командировку в 1С, можно узнать из данного видео.