Как правильно составить техническое задание: пошаговый алгоритм. Техническое задание Порядок оформления технического задания

Техническое задание является исходным материалом для создания информационной системы или другого продукта. Поэтому техническое задание (сокращенно ТЗ) в первую очередь должно содержать основные технические требования к продукту и отвечать на вопрос, что данная система должна делать, как работать и при каких условиях.

Как правило, этапу составления технического задания предшествует проведение обследования предметной области, которое завершается созданием аналитического отчета. Именно аналитический отчет (или аналитическая записка) ложится в основу документа Техническое задание.

Если в отчете требования заказчика могут быть изложены в общем виде и проиллюстрированы UML-диаграммами, в техническом задании следует подробно описать все функциональные и пользовательские требования к системе. Чем подробнее будет составлено техническое задание, тем меньше спорных ситуаций возникнет между заказчиком и разработчиком во время приемочных испытаний.

Таким образом, техническое задание является документом, который позволяет как разработчику, так и заказчику представить конечный продукт и впоследствии выполнить проверку на соответствие предъявленным требованиям.

Руководствующими стандартами при написании технического задания являются ГОСТ 34.602.89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» и ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению» . Первый стандарт предназначен для разработчиков автоматизированных систем, второй для программных средств (разницу между данными сериями мы обсуждали в статье «Что такое ГОСТ»).

Итак, ниже мы представляем список и описание разделов, которые должно содержать техническое задание согласно ГОСТам.

Итак, документ Техническое задание должен, по сути, отражать все требования к проектируемому продукту, выделенные на этапе аналитического исследования объекта автоматизации.

Опираясь на таблицу, приведенную выше, мы можем выделить основные разделы технического задания:

• Общие сведения о системе (программе);
• Назначение, цели и задачи системы (программы);
• Требования к системе (функциональные требования, пользовательские требования, требования к системе в целом и тд);
• Требования к видам обеспечения;
• Требования к документированию;
• Стадии и этапы разработки;
• Порядок контроля и приемки системы (программы).

Общие сведения
Данный раздел документа Техническое задание должен содержать полное наименование системы и все варианты сокращений, которые будут использованы при разработке документации.

Пример:

«В данном документе создаваемая информационная система называется «Единое окно доступа к образовательным ресурсам», сокращенно ЕО.
Систему Единое окно доступа к образовательным ресурсам далее в настоящем документе допускается именовать Единое окно или Система.»

Также сюда следует включить подразделы сообщающие реквизиты организаций участвующих в разработке (Заказчика и Исполнителя).

В подразделе «Основания для разработки» документа Техническое задание перечисляются основные документы, на основании которых выполняются данные работы. Например, для системы, выполняемой по заказу Правительства страны или другого Государственного органа, должны быть указаны законы, указы и постановления Правительства.

Неотъемлемой частью документа Техническое задание также должен быть список терминов и сокращений. Термины и сокращения лучше представить в виде таблицы с двумя столбцами «Термин» и «Полная форма».

Термины и сокращения располагаются в алфавитном порядке. В первую очередь принято давать расшифровку русскоязычным терминам и сокращениям, потом англоязычным.

Назначение и цели создания системы

Данный раздел документа Техническое задание должен содержать назначение и цели создания системы.

Пример:

«Информационная система «Единое окно доступа к образовательным ресурсам» предназначена для обеспечения пользователей полной, оперативной и удобной информацией, касающейся системы образования Российской федерации, организаций выполняющих функцию образовательных учреждений.

Основной целью Системы является формирование единой информационной среды и автоматизации бизнес-процессов Образовательных учреждений Российской Федерации.

Создание информационной системы «Единое окно» должно обеспечить:

• предоставление пользователям широкого спектра информационных ресурсов;
• повышение уровня информационной безопасности;
• повышение эффективности работы образовательных учреждений и ведомств за счет оптимизации ряда бизнес-процессов;
• повышение эффективности процесса взаимодействия информационных систем и сервисов внутри ведомства.

Создание Системы позволит сократить эксплуатационные затраты в результате повышения эффективности работы ведомства.»

Требования к системе

Данный раздел документа Техническое задание предназначен для описания основных функциональных требований системы. Это самая важная часть технического задания, так как именно она станет основным вашим аргументом при спорах с Заказчиком в процессе сдачи системы в эксплуатацию. Поэтому к его написанию необходимо подойти наиболее тщательно.

В документе Техническое задание должны быть представлены все требования, выявленные на этапе проведения анализа объекта автоматизации. Лучше всего выделить основные бизнес-процессы, которые и должны быть раскрыты посредством описания функциональных требований.

Пример:

«4.1 Бизнес-процесс «Предоставление информации об образовательных учреждениях Российской Федерации

В данном бизнес-процессе выделяются следующие участники:

Модератор – работник ведомства, входящий в состав обслуживающего персонала Системы, ответственный за корректность предоставляемых данных

Пользователь – гражданин, нуждающийся в получении информации о работе образовательных учреждений Российской Федерации.

4.1.1 Регистрация образовательного учреждения в Системе

Регистрация образовательного учреждения Российской Федерации осуществляется ответственным сотрудником учреждения («Постановление Правительства …»).

Процесс регистрации образовательного учреждения включает следующие шаги:

• Автор создает запись об организации;
• Автор заносит данные организации;
• Система проверяет наличие лицензии для данной организации

• Если лицензия существует в базе данных, Система отправляет Автору сообщение об успешной регистрации;
• Если лицензия не найдена в базе данных, Система отправляет сообщение Автору об отсутствии лицензии для данной организации.»

Если позволяет время, информацию, приведенную в данном разделе, следует, более полно раскрыть в приложении к документу Техническое задание. В приложении к техническому заданию можно привести экранную форму и ниже описать все события, которые на ней присутствуют (создание, просмотр, редактирование, удаление и т.п.).

Требования к системе в целом включают раскрытие ее архитектуры с описанием всех подсистем. В данной части Технического задания следует описать требования к интеграции системы с другими продуктами (если таковые имеются). Далее в техническое задание должны быть включены:

• требования к режимам функционирования системы
• показатели назначения
• требования к надежности
• требования к безопасности
• требования к численности и квалификации персонала и режиму его работы
• требования к защите информации
• требования по сохранности информации при авариях
• требования к патентной чистоте
• требования по стандартизации и унификации
• и т.д.

Требованиям к видам обеспечения

В данном разделе документа Техническое задание должны быть представлены требования к математическому, информационному, лингвистическому, программному, техническому и др. видам обеспечения (если таковые имеются).

Требования к документированию

Раздел «Требования к документированию» технического задания включает перечень проектных и эксплуатационных документов, которые должны быть предоставлены заказчику.

Данный раздел технического задания также важен, как и описание функциональных требований, поэтому не следует ограничиваться фразой «Заказчику должна быть предоставлена вся документация согласно ГОСТ 34». Это означает, что вы должны предоставить весь пакет документов включая «Формуляр», «Паспорт» и т.п. Большинство документов из списка, указанного в ГОСТ 34.201-89 не нужны ни вам, ни заказчику, поэтому лучше сразу согласовать список на этапе разработки документа Техническое задание.

Минимальный пакет документов обычно включает:

• Техническое задание;
• Ведомость эскизного (технического) проекта;
• Пояснительная записка к Техническому проекту;
• Описание организации информационной базы;
• Руководство пользователя;
• Руководство администратора;
• Программа и методика испытаний;
• Протокол приемочных испытаний;
• Акт выполненных работ

Перечень документов в техническом задании лучше представить в виде таблицы, где указывается наименование документа и стандарт на основании, которого он должен быть разработан.

Стадии и этапы разработки

В данном разделе документа Техническое задание следует представить информацию обо всех этапах работ, которые должны быть проведены.

Описание этапа должно включать наименование, сроки, описание работ и конечный результат.

Порядок контроля и приемки системы

В данном разделе документа Техническое задание необходимо указать документ, на основании которого должны быть проведены приемо-сдаточные испытания.

При необходимости техническое задание может быть дополнено другими разделами, или сокращено путем удаления нецелесообразных пунктов.

При изменении структуры технического задания, во избежание конфликтных ситуаций, ее необходимо согласовать с заказчиком до разработки документа.

ШАБЛОН ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ на примере отдела сервисное обслуживание

ООО «Компания-разработчик»

УТВЕРЖДАЮ

Автоматизированная система «Сервисное обслуживание»

наименование вида АС

Отдел Сервисного обслуживания ЗАО «Солнечные окна»

наименование объекта автоматизации

«Сервис»

сокращенное наименование АС

Техническое задание

На 16 листах

Действует с 01.06.2009

СОГЛАСОВАНО

Руководитель: начальник отдела АС

ООО «Компания-разработчик»

Личная подпись

Расшифровка подписи

1. Общие сведения 3

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение: 3

1.2. Шифр темы или шифр (номер) договора: 3

1.3. Наименование предприятий (объединений) разработчика и заказчика (пользователя) системы и их реквизиты: 3

1.4. Перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены эти документы: 3

1.5. Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы: 3

1.6. Сведения об источниках и порядке финансирования работ: 3

1.7. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы (ее частей), по изготовлению и наладке отдельных средств (технических, программных, информационных) и программно-технических (программно-методических) комплексов системы: 3

2. Назначение и цели создания АС 3

2.1. Назначение системы 3

2.2. Цели создания системы 4

2.2.1. Бизнес-цели: 4

2.2.2. Критерии успеха: 4

2.2.3. Факторы бизнес-риска: 4

3. Характеристика объектов автоматизации 4

3.1. Краткие сведения об объекте автоматизации 4

3.2. Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации и характеристиках окружающей среды 5

4. Требования к системе 5

4.1. Требования к системе в целом 5

4.1.1. Требования к структуре и функционированию системы 5

4.1.2. Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы 6

4.1.3. Требования к надежности 6

4.1.4. Требования безопасности 6

4.1.5. Требования к эргономике и технической эстетике 6

4.1.6. Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы 7

4.2. Требования к функциям (задачам), выполняемым системой 7

4.2.1. Языковая поддержка 7

4.2.2. Требования пользователей к системе 7

4.3. Требования к видам обеспечения 9

4.3.1. Информационное обеспечение 9

4.3.2. Лингвистическое обеспечение 9

4.3.3. Программное обеспечение 9

4.3.4. Техническое обеспечение 9

5. Состав и содержание работ по созданию системы 10

6. Порядок контроля и приемки системы 10

6.1. Виды, состав, объем и методы испытаний системы и ее составных частей (виды испытаний в соответствии с действующими нормами, распространяющимися на разрабатываемую систему) 10

6.2. Общие требования к приемке работ по стадиям (перечень участвующих предприятий и организаций, место и сроки проведения), порядок согласования и утверждения приемочной документации 11

7. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие 11

7.1. Технические мероприятия 11

7.2. Организационные мероприятия 12

8. Требования к документированию 12

9. Источники разработки 13

Лист согласований 13

1. Общие сведения

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение:

Автоматизированная система «Сервисное обслуживание», «Сервис».

1.2. Шифр темы или шифр (номер) договора:

(номер договора заказчика и разработчика).

1.3. Наименование предприятий (объединений) разработчика и заказчика (пользователя) системы и их реквизиты:

ООО «Компания разработчик»: (реквизиты) – далее Исполнитель.

Банк: (реквизиты).

1.4. Перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены эти документы:

Номера приказов по предприятиям заказчика и разработчика, инициирующие начало разработки.

1.5. Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы:

(по плану-графику)

1.6. Сведения об источниках и порядке финансирования работ:

Согласно договору на разработку АС

1.7. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы (ее частей), по изготовлению и наладке отдельных средств (технических, программных, информационных) и программно-технических (программно-методических) комплексов системы:

Работы по созданию АС производятся и принимаются поэтапно.

По окончании каждого из этапов работ, установленных Планом-графиком работ, Исполнитель представляет Заказчику соответствующие результаты и подписанный со стороны Исполнителя Акт сдачи-приемки работ.

2. Назначение и цели создания АС

2.1. Назначение системы

АС предназначена для работы сотрудников отдела «Сервисного обслуживания» компании ЗАО «Солнечные окна».

По видам автоматизированных комплексов АС относится к многофункциональным программно-техническим комплексам для автоматизации выполнения основных бизнес-процессов отдела «Сервисное обслуживание».

2.2. Цели создания системы

2.2.1. Бизнес-цели:

Бизнес-цель 1. Уменьшить среднее время обработки заявки от клиента менеджера отдела сервисного обслуживания до 10 минут после ввода в действие новой АС.

Бизнес-цель 2. Уменьшить сроки выполнения гарантийных/не гарантийных услуг до 3-5 дней в течение 3 месяцев после ввода в действие новой АС.

Бизнес-цель 3. Увеличить прибыль организации на 30% в течение 12 месяцев после ввода в действие новой АС.

2.2.2. Критерии успеха:

Критерий успеха 1. Все сотрудники отдела сервисного обслуживания в течение 2 месяцев после ввода в действие системы должны перейти на работу с новой АС.

Критерий успеха 2. Увеличение числа дополнительных услуг на 50% в течение 6 месяцев после ввода в действие новой АС.

2.2.3. Факторы бизнес-риска:

Фактор бизнес - риска 1. Не все сотрудники отдела «Сервисное обслуживание» готовы перейти к работе с новой АС. Потребуется переобучение персонала.

Фактор бизнес - риска 2. Возможна реструктуризация отдела «Сервисное обслуживание», изменение функций сотрудников и сокращение штата сотрудников.

3. Характеристика объектов автоматизации

3.1. Краткие сведения об объекте автоматизации

Отдел «Сервисное обслуживание» оказывает гарантийное/не гарантийное сервисное обслуживание пластиковых окон. Гарантийные обязательства, которые берет на себя компания «Солнечные окна», выполняется специализированным отделом сервисного обслуживания компании.

Отдел сервисного обслуживания не только отвечает за реальное выполнение гарантийных обязательств, которое оговаривается в «Сертификате гарантийного обязательства» перед клиентами, но и решает проблемы, возникающие с эксплуатацией пластиковых окон других производителей, а также оказывает услуги по дополнительному оснащению и модернизации окон различных марок.

В зависимости от времени года все гарантийные работы выполняются через 7-10 дней после первого обращения в сервисную службу. В серьезных случаях сервисную поддержку сотрудники отдела оказывают уже на следующий день после звонка.

Менеджер отдела планирует выезд бригад на объект (составляет маршрутный план на определенную дату – около 1 часа), заполняет «Дефектную ведомость» - 20-30 минут и передает ее технологу отдела.

Технолог согласно «Дефектной ведомости» формирует расходную накладную.

Основная задача начальника отдела заключается в принятии управленческих решений. Бригада устраняет дефект, а клиент подписывает акт выполненных работ.

Бизнес-процессы работы отдела представим с помощью диаграмм IDEF0 (рис. 1).

Рис. 1 – Деятельность отдела «Сервисное обслуживание»

Профессиональная разработка технического задания – ключевое условие успешной закупки. Однако законодательством требования к этому документу не утверждены. Парламентарии ограничились общими ссылками и характеристиками. В итоге заказчики столкнулись с серьезной проблемой.

Решать вопрос приходится самостоятельно. На помощь участникам контрактной системы вновь пришли специалисты Минэкономразвития РФ. Чиновниками была проделана колоссальная работа по обобщению практики.

Краткая характеристика

Техническое задание разрабатывает контрактная служба заказчика, либо управляющий. Приложение к информационной карте позволяет:

• установить четкие требования к продукции, работе или услуге;
• исключить вероятность злоупотреблений со стороны победителя тендера;
• дать объективную оценку возможностей участников.

К составлению задания специалисты Минэкономразвития РФ рекомендуют привлекать квалифицированных экспертов. Устанавливать требования должен сотрудник, обладающий опытом в конкретной отрасли хозяйствования. В этом случае риск ошибки будет сведен к минимуму, а потребности заказчика получат полное отражение в документации.

В качестве источников следует рассматривать официальные акты. В числе таковых:

• государственные стандарты;
• технические условия;
• методические указания министерств;
• отраслевые нормативы.

Допускается применение любой коммерческой информации, достоверность которой не вызывает сомнений. Основой могут послужить исполненные ранее соглашения, рекламные предложения, каталоги, буклеты.

Разработка задания производится по каждой позиции плана. Задачу решают с учетом специфики приобретаемых материальных благ.

Требования к форме и содержанию технического задания

Поскольку на федеральном уровне бланк технического задания не утвержден, составлять его можно, руководствуясь общими правилами делопроизводства. Проработке подлежит каждый раздел:

В техническом задании следует описать ряд дополнительных моментов. Внимания заслуживают:

1) Место исполнения контракта

Определить потребуется конкретную точку поставки товаров или выполнения работ. Во избежание недоразумений и споров указать необходимо:

• точный адрес;
• четкие территориальные границы.

Такое условие позволит потенциальным участникам объективно оценить свои возможности.

2) Гарантии

Этот параметр вводят в техническое задание на основании части 4 закона 44-ФЗ. Сроки отсчитывают в годах, днях и месяцах. Обязательной проработке подлежат условия гарантийного обслуживания. Здесь прописывают алгоритм действий сторон при возникновении проблем.

3) Прочие характеристики

Специалисты рекомендуют включать в документ требования юридического плана. Передаваемые по договору ценности должны быть новыми и свободными от претензий третьих лиц. Отсутствие условия порождает риск продажи продукции, бывшей в употреблении. В качестве дополнительных разделов технического задания выступают:

• оговорка о квалификации и опыте персонала;
• порядок монтажа, наладки, сервисного обслуживания;
• описание используемых ресурсов, программ, в том числе указание на товарные знаки (статья 33 закона 44-ФЗ);
• требование о соответствии поставляемых ценностей образцу.

Представители Минэкономразвития РФ обращают внимание на то, что контрагент обязан выполнять только условия, прописанные заказчиком в закупочной документации. Если предложенный товар полностью отвечает утвержденным критериям, отказаться от его приемки нельзя.

На странице представлен образец бланка документа «Техническое задание на выполнение работ (приложение к договору подряда на выполнение работ)» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.

Тип документа: Задание

Размер файла документа: 1,8 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ

_______________________________________

(наименование работ)

Текст составляется в произвольной форме в соответствии с условиями договора подряда.

Предлагается включить в содержание технического задания следующие разделы.

1. Полное наименование Заказчика.

2. Полное наименование Подрядчика.

3. Основание для проведения работ.

4. Цель и исходные данные.

5. Требования Заказчика к выполнению работ.

6. Требования Подрядчика к выполнению работ.

7. Технико-экономическое обоснование.

8. Патентно-лицензионное обоснование (при необходимости наличия такового).

9. Работы проводятся в __________ этапов в соответствии с календарным планом выполнения работ (приложение ______ к Договору).

Техническое задание - письменное поручение контрагенти совершить указанные действия или выполнить требуемую работу (услугу). Отдельно, такой документ, как правило не используется.

И все же, в некоторых случаях, такое задание является единственным письменным подтверждением возникновения прав и обязанностей.

Правила, применяемые к таким заданиям

Они (правила) размещены в общедоступном месте и любое лицо, принявшее их условия, считается стороной, заключившей публичный договор оказания услуг, и различные иные варианты сделок.

Доказательством принятия клиентом условий исполнителя могут являться различные документы. Это могут быть кассовые чеки, платежные поручения, свидетельствующие об оплате заказчиком услуг исполнителя, а также иные письменные документы, в том числе технические задания.

При этом, в задании должно быть четко указано на места нахождения основных правил производства работ или они могут быть изложены в нем в полном объеме.

Законодательством допускается заключение технического задания дистанционно. Такая возможность должна быть подробно прописана в правилах исполнения работ (оказания услуг). Переписка может вестись разными средствам связи (электронной почты, факса, и др.).

В любом случае, стороны должны четко понимать и осознавать последствия заключения сделки и возникновения у них определенных прав и обязанностей. В целях подтверждения заключения сторонами договора (соглашения), допускается использование электронных цифровых подписей а также факсимиле (если это прямо указано в условиях совершения сделки).

Иные формы использования такого документа

В обычном же деловом обороте, техническое задание является неотъемлемым приложением в основному договору и без него является недействительным. В Интернете существуют различные примеры технического задания.

Их многообразие, зачастую, играет злую шутку, так как не понятно какой вариант выбрать. Постараемся рассмотреть обязательные условия, которые необходимо соблюсти при составлении данного документа или анализе образца технического задания, скаченного из Интернета:

Документ составляется в письменной форме и скрепляется подписями сторон или их полномочных представителей. Если стороной выступает юридическое лицо, то в документе должен быть проставлен оттиск печати организации. Необходимо обратить внимание на надлежащие полномочия лица, подписывающего задание. Представители обычно имеют доверенности. Юридические лица оформляют доверенности в простой письменной форме, физические лица - в нотариальной форме. Учитывая то, что доверенность, лицо ее выдавшее, может отозвать в любой момент, перед подписанием документа следует проверить ее действительность.

В задании подробно указываются технические требования к выполняемой работе (услугам). Указания исполнителя обязательны для заказчика, при условии если они не нарушают условий основного договора и выполнение их не приведет к неблагоприятным последствиям.

В документе проставляется дата его составления, сроки выполнения работ. Могут быть указаны этапы выполнения работ, а также сроки принятия результатов. При необходимости, в документе прописываются ответственные за его исполнение лица. Данное задание также может содержать реквизиты сторон.

В случае необходимости, к техническому заданию могут прилагаться различные документы, как в подлинниках, так и в копиях. Исполнительная документации изготавливается в количестве экземпляров, равным количеству экземпляров технического задания. Каждая сторона в сделке имеет право иметь оригинал технического задания со всеми приложениями к нему.

Ниже размещен один из вариантов технического задания. С другими образцами технического задания Вы можете ознакомиться в разделе нашего сайта "Образцы документов". Ознакомьтесь с правовой документацией данной тематики в разделе сайта "Вопрос-ответ". Грамотное оформление возникающих прав и обязанностей является залогом их выполнения всеми сторонами, задействованными в сделке.

Техническое задание на выполнение работ