Инструкция: оформляем приказ о предоставлении отпуска работнику. Приказ о предоставлении отпуска Приказ на очередной отпуск

Согласно требованиям трудового законодательства каждому сотруднику полагается , который должен быть оформлен соответствующим образом. Унифицированная форма Т-6 приказа на отпуск задает структуру и правила оформления распорядительного документа о предоставлении отдыха.

Как уже отмечалось ранее, буквально все вопросы, касающиеся отпуска, регулируются ТК РФ. На основании распорядительного документа, подписанного руководителем объекта, работнику положен отпуск за отработанное время.

Для чего используется унифицированная форма приказа на отпуск

Для оформления кадровыми сотрудниками используется специальная форма Т-6, в которой учтены все нюансы и основные сведения. Внешне она выглядит таблицей, причем в каждой графе отражаются основные сведения. Ее можно заполнять на нескольких сотрудников одновременно.

Чтобы иметь основание для подготовки документов на отпуск, необходимо воспользоваться предварительно составленным и подготовленным на текущий год. В этом документе отражаются отпуска всех сотрудников и от него зависит расчет средств, затрачиваемых на выплату отпускных.

Форма Т-6 является универсальной и заполняется представителем отдела кадров. Всего изначально составляется два бланка:

• один остается в отделе кадров у ответственного работника;
• второй передается в главную бухгалтерию предприятия для начисления денежных средств.

Если сотрудник недавно устроился на работу в данную структурную организацию, то отпуск ему полагается по истечении 6 месяцев со дня трудоустройства. На законодательном уровне предусматривается, что, не дожидаясь полугода можно пойти в отпуск сотрудникам, имеющим детей в возрасте до 18 лет, а также если имеются усыновленные дети в возрасте до 3 месяцев от рождения.

Не исключено, что по производственной необходимости руководство предприятия может вызвать сотрудника из отпуска, но только лишь при согласии последнего. Главное, необходимо предоставить ему возможность отгулять это время тогда, когда ему удобно.

Сам распорядительный документ на предоставление отпуска подготавливается предварительно. Главное, чтобы до начала отпуска оставалось как минимум две недели и в самой отпускной записке необходимы подписи работника, непосредственного руководителя, табельщика и бухгалтера.

Правила заполнения

Сама установленная форма разработана специально и существует еще с 2004 года. При ее заполнении стоит учитывать следующую информацию:

• отпуск работников составляет не менее 28 календарных дней;
• возможность на две и более частей, однако, две недели необходимо работнику отгулять за одни раз;
• отпуск предоставляется также и удлиненным на основании действующих нормативов и положений;
• если на период отпуска приходятся праздничные дни, то их учет никаким образом не осуществляется, то есть отпуск продлевается.

Как составить приказ на отпуск: правила

Любой работник вправе взять отпуск без содержания и это обстоятельство также учитывается при оформлении.

Так как форма Т-6 является унифицированной, то и заполняется она единообразно, при этом соблюдается четкий алгоритм. При всем прочем форма является очень простой и в ней несложно разобраться даже неопытному кадровому работнику.

Как правило, заполнение формы производится следующим образом:

1. На верху страницы записывается полное наименование организации.
2. После необходимо заполнить код организации по ОКПО.
3. После по центру прописывается номер распорядительного документа и дата его составления.
4. В первом столбце таблицы необходимо записать фамилию и инициалы сотрудника, на которого оформляется отпуск.
5. Во втором столбике записывается табельный номер работника.
6. В следующем столбце указывается номер подразделения, где трудится сотрудник.
7. После указывается должность работника.
8. Сколько дней основного отпуска положено работнику.
9. Далее, в колонке указывается, сколько дней отпуска положено сотруднику дополнительно к основному. Это может быть связано с учебой, отпуском, взятым без содержания. Причем все указывается в календарных днях.
10. После указывается период, за который предоставляется отпуск, то есть ставится две даты.
11. Затем необходимо указать, какое количество дней отпуска предоставляется в целом.
12. В колонке ставятся числа, подтверждающие начало и последний день отпуска работника.
13. После необходимо оставить место для личной подписи сотрудника.

Как выглядит образец приказа

Обязательно в форме предусматривается подпись руководителя подразделения.

Довольно часто современные предприятия предусматривают электронные программы при заполнении. Они довольно удобны, так как в них заносятся лишь основные сведения, а производится автоматически.

Какие отличия существуют при заполнении документа

Для грамотного заполнения документа существуют определенные стандарты, которые принимаются в качестве основы. По данному образцу сотрудником кадровой службы оформляется необходимая документация. После заполненный документ необходимо направить для утверждения и согласования руководству предприятия.

Необходимо учитывать, что сведения из отпускной записки по форме Т-6 заносятся в личную карточку. В этот документ должен быть занесен период, за который предоставлен отпуск. Выплаты производятся за три дня до начала отпуска.

Семинар о порядке предоставления и оформления отпуска можно посмотреть здесь:

К приказу могут быть оформлены следующие не менее важные бумаги, а именно:

• записка, в которой произведен расчет денежных выплат;
• график, на основании которого предоставлен отпуск;
• письменное непосредственно от самого работника. Сотрудник должен написать его, если у него имеется право или он желает побывать в отпуске.

Любой сотрудник должен знать, что необходимо известить работодателя о предшествующем отпуске не менее, чем за две недели до его начала, при этом в учет принимаются календарные дни.

При оформлении отпускной записки требуется в некоторых случаях приложить следующие, не менее важные документы:

1. Свидетельство о рождении малыша.
2. Вызов из заведения, в котором проходят обучение сотрудники без отрыва от работы.
3. Документ, подтверждающий стаж работы.
4. Документ, свидетельствующий о смерти родственника.

Отпуск без сохранения заработка

Распорядительный документ в таком случае необходимо оформить правильно, так как это важно при расчетах заработной платы и отпускных. Для этого необходимо подтверждение, что работник сам изъявил желание уйти на отдых и согласен сделать это за свой счет. При таких обстоятельствах не нужно выплачивать, а организация не должна оформлять это время как период простоя.

Оформление отпуска без сохранения заработка

Но, тем не менее, необходимо отметить, что все же стоит руководству обезопаситься от требований сотрудников. При этом необходимо иметь пакет документов, на основании которых работник самостоятельно ушел в отпуск, предварительно известив об этом работодателя. Здесь консультация от специалистов будет следующего плана:

1. Необходимо иметь заявление от сотрудника, который ушел в отпуск без содержания.
2. Распорядительный документ также стоит подготовить и, главное, в нем должна фигурировать подпись самого работника и его руководителя.

Отпуск за собственный счет предоставляется без сохранения заработка и с этим аспектом тоже следует предварительно ознакомить сотрудника.

Почему работник должен находиться в отпуске

На основании требований законодательства отпуск положен всем сотрудникам и если он предоставлен, то работник не должен находиться на работе. По этому поводу имеется несколько существенных доводов:

1. При получении невозможно будет доказать, где конкретно находился сотрудник в данное время.
2. За дни нахождения на рабочем месте оплата не будет начисляться.
3. Время нахождения на работе не может быть учтено в табеле и сложно будет предоставить отгул.

Время, выделенное на отдых, должно быть потрачено соответствующим образом. За период отпуска человек должен восстановить свои силы и вновь полноценно работать.

Как оформить приказ на ежегодный отпуск (форма Т-6, Т-6а), смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Справка: некоторые компании изготавливают приказ на основании письменного заявления сотрудника. Однако это не обязательно, если работники уходят на отдых согласно разработанному графику отпусков.

Приказом о предоставлении отпуска называется распорядительный документ, который оформляется специалистами отдела кадров. Основная цель такого документа – зафиксировать факт предоставления отпускных дней руководителю предприятия или его сотрудникам. Распоряжение на ежегодный оплачиваемый отпуск является обязательным документом для исполнения всеми сторонами.

Важно знать, за сколько дней до отпуска издается документ: его следует подготовить за 14 дней до начала отпуска. В этот же срок работник должен быть уведомлён о предстоящем отдыхе. Сотрудник после ознакомления обязан поставить личную подпись в отведённой для этого строке документа.

Распоряжение на отпуск в основном заполняется на специальном бланке унифицированной формы Т-6. В этой форме указываются необходимые реквизиты и сведения. Если в отпуск уходит один человек, то используется форма бланка Т-6, а если одновременно несколько – Т-6а.

Документ состоит из трёх частей: заголовка (с реквизитами компании), наименования документа, основной части (содержание документа), а также оформляющей части (визирование уполномоченных лиц, которые подтверждают правомерность документа).

Как оформить распоряжение?

Документ состоит из нескольких блоков:

Важно: на сегодняшний день использование унифицированной формы бланка является необязательным. Компания может создавать приказы в произвольной форме.

Основания

Составлением приказа занимаются специалисты кадровой службы. Однако приказ издаётся от имени руководителя компании и всегда визируется лично им.

Основанием для оформления распоряжения является разработанный график отпусков или письменное заявление работника.

Основаниями также могут быть следующие документы:

• листы нетрудоспособности;
• справка с места учёбы;
• семейные обстоятельства;
• документы, свидетельствующие рождение ребёнка;
• и иные обстоятельства, которые регламентирует законодательство РФ.

Что должно быть указано?

1. Наименование документа (приказ).
2. Наименование компании с правовой формой (ООО, ИП и т. д.).
3. Информация о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, должность).
4. Дата формирования приказа.
5. Вид отпуска.
6. Количество дней и дата начала и завершения отпуска.
7. Визирование уполномоченных лиц.
8. Визирование сотрудника после ознакомления.

Печать на бланке приказа не нужна. Что касается того, кто именно подписывает приказ, то на это имеет право руководитель компании или другие уполномоченные лица.

Директор может согласиться с приказом, а может поставить резолюцию с отрицанием. Также директор имеет полномочия вносить любые изменения в документ и корректировать его на своё усмотрение.

Пример и правила составления

Основные правила при написании:

• написание на унифицированном бланке, либо на фирменном бланке компании;
• печатный вид документа (написание от руки не допускается);
• отсутствие ошибок, опечаток, помарок и исправлений;
• корректность данных о сотруднике;
• корректные данные о начале и завершении отпуска;
• отсутствие лишних формулировок;
• обязательная виза уполномоченного лица;
• обязательное ознакомление работника с проставлением подписи.

Пример:

ООО «Металлоконструкция»

Предоставить отпуск Арбузовой Маргарите Петровне

Цех по обработке металлических конструкций

Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней

Гендиректор ООО «Металлоконструкция» Ничадов Константин Петрович подпись

С приказом ознакомлен: Арбузова Маргарита Петровна подпись

Возможны ли изменения?

Если есть необходимость в распоряжение могут быть внесены изменения. Такая необходимость может возникнуть в следующих ситуациях:

1. при изменениях в законодательстве, внутренних регламентах, нормативных актах;
2. при изменениях, связанных с личными обстоятельствами работников (смена фамилии, изменение других персональных данных);
3. при изменении времени и места событий и т.д.

Изменения в приказ вносятся путём создания нового распоряжения.

Срок хранения

Все приказы распоряжения на отпуск составляются в одном экземпляре и хранятся 5 лет с момента издания.

Таким образом, оформить распоряжение на предоставление работнику очередного трудового отпуска достаточно просто, при этом для заполнения можно использовать как унифицированную форму бланка, так и форму, разработанную компанией самостоятельно.

Из этой статьи вы узнаете:

• где скачать образец приказа на отпуск;
• где скачать бланк приказа на отпуск;
• какая форма приказа на отпуск существует;
• как осуществляется заполнение приказа на отпуск.

Образец приказа на отпуск: как оформить приказ на отпуск

Существует утвержденный бланк «Приказ на отпуск» в двух модификациях:

• форма приказа на отпуск № Т-6 (этот бланк приказа на отпуск применяется, если отпуск у одного работника);
• форма приказа на отпуск № Т-6а (этот бланк приказа на отпуск используется, если оформляется отпуск нескольким сотрудникам).

Схема. Виды отпусков, по которым осуществляется оформление приказа на отпуск

Пример

Экспедитор ООО «Луч» Иван А. кроме основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 10 календарных дней за ненормированный рабочий день. То есть общая продолжительность отпуска, положенного Ивану, составляет 38 календарных дней. Работник по соглашению с администрацией разделил отпуск таким образом: 18 дней решил взять в феврале, 14 дней – в июле, а оставшиеся 6 календарных дней – в сентябре. Кадровик задумался над вопросом: «Как написать приказ на отпуск?». В итоге он оформил три приказа – февральский, июльский и сентябрьский. Образец заполнения приказа на отпуск с комментариями представлен ниже.

Разберемся, как составить приказ на отпуск в ситуации, представленной в примере. Нам понадобится бланк приказа на отпуск (форма № Т-6). Заполнение приказа на отпуск будет следующим.

1. Февральский приказ. Отпуск, зафиксированный в нем, целиком можно отнести к основному, поэтому особых проблем с оформлением нет (в пункте Б. поставим прочерк).

Образец заполнения приказа на отпуск (форма № Т-6). № 1

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 2

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 3

Форма приказа о предоставлении отпуска: запоминаем нюансы оформления

Первое. Название отпуска пишем так, как указано в трудовом законодательстве или в локальных нормативных актах организации (например, если в коллективном договоре предусмотрены целевые дополнительные отпуска). Смотрите образец № 3 (приказ на отпуск).

Второе. Заполняя приказ на отпуск, период работы указываем только при оформлении ежегодных отпусков. Другие отпуска (например, учебный) предоставляем без учета проработанного периода. Смотрите образец приказа на очередной отпуск и учебный отпуск (№ 4).

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 4.

зарплаты. Все это может изменить период, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Третье. Дата приказа на отпуск должна быть ранее даты самого отпуска с учетом того, что сотрудника надо ознакомить с приказом, передать документ в бухгалтерию для своевременного расчета и начисления отпускных.

Приказ на отпуск: как оформляем, если отпуск за свой счет?

Приказ на отпуск без сохранения заработной платы составляется с использованием унифицированной формы № Т-6. Правила оформления такого документа такие же, как и в случае ежегодного отпуска. Смотрите образец «Приказ на отпуск без сохранения заработной платы» ниже.

Образец. Приказ на отпуск без сохранения заработной платы (форма № Т-6)

Редакция журнала «Кадровое дело»

Какой бы отпуск не предоставлялся работнику, в любом случае на него необходимо оформить приказ. Это обязательный документ для любого работодателя.

Когда оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику

Приказ – это документ, который служит основанием для ухода работника в отпуск. Не имеет значение вид отпуска: основной ежегодный, дополнительный, учебный, по беременности и родам, за свой счет и т.д. – в любом случае отпуск работника должен быть документально оформлен приказом.

Основанием для составления приказа о предоставлении отпуска является график отпусков либо заявление работника , где указано, какой отпуск просит предоставить работник, будет ли он оплачиваемым и какова его продолжительность. При наличии графика, работодатель сам обязан уведомить работника о дате отпуска не позднее двух недель до его начала. В подтверждение того, что он предупрежден, работник ставит свою подпись в извещении.

Если работник пишет заявление на оплачиваемый отпуск, оно должно быть подано также за 2 недели до отпуска, в крайнем случае - не позднее, чем за 3 дня до его начала, чтобы бухгалтерия могла рассчитать и выдать работнику в этот же день отпускные (ст. 136 ТК РФ).

Форма приказа о предоставлении отпуска работнику

Приказ можно подготовить по унифицированной форме № Т-6, а если отпуск оформляется сразу нескольким сотрудникам – по форме № Т-6а, т.н. «комплексный» приказ (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В настоящее время эти унифицированные формы носят рекомендательный характер, поэтому работодатели могут составлять приказ о предоставлении отпуска и по форме, составленной самостоятельно.

В «отпускном» приказе работодатель должен отразить следующую информацию:

• номер и дату приказа,
• Ф.И.О. сотрудника, его должность,
• вид предоставляемого отпуска,
• период работы, за который полагается очередной отпуск,
• продолжительность, а также даты начала и окончания отпуска.

Приказ подписывается руководителем.

В обязательном порядке работник под подпись должен быть ознакомлен с приказом на отпуск, бланк для этого содержит специальную строку. На основании приказа в табеле во время отсутствия работника ставятся соответствующие «отпускные» отметки, а в личную карточку работника по форме Т-2 вносятся сведения об «отгулянных» им отпусках.

Аналогичный порядок действует, когда в отпуск уходит руководитель предприятия. Отпуск директора также должен быть отражен в отпускном графике, отдел кадров уведомляет его о начале отпуска и готовит на него приказ, который сам же руководитель и подписывает. Форма приказа применяется та же, что для остальных сотрудников.

Форма приказа на отпуск Т-6

Приказ на отпуск по форме № Т-6 использовать в работе удобнее, поскольку он уже содержит все необходимые строки, которые остается лишь заполнить. В бланке приказа предусмотрены три раздела:

• «А» - предназначен для отражения основного ежегодного оплачиваемого отпуска,
• «Б» - для дополнительного и иных видов отпусков,
• «В» - итоговый раздел, в котором продолжительность предоставляемых отпусков суммируется.

Кроме того, форма приказа на отпуск № Т-6 предусматривает строки для указания табельного номера работника, структурного подразделения, должности, строку для подписи работника и даты ознакомления с приказом.

Форма № Т-6а содержит те же данные, но расположены они в виде горизонтальной таблицы, рассчитанной для заполнения на нескольких отпускников сразу. Последняя ее графа предназначена для подписи каждого работника при ознакомлении с приказом.

Приказ на отпуск: образец-2017

Работодатель может составить приказ о предоставлении отпуска работнику самостоятельно, но с учетом всех обязательных реквизитов. Например, отпускной приказ может быть таким:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 125-К

О предоставлении отпуска Скворцовой М.М.

ПРИКАЗЫВАЮ: предоставить бухгалтеру-кассиру Скворцовой Марии Михайловне очередной оплачиваемый отпуск за период с 01.04.2016г. по 31.03.2017г. продолжительностью 14 календарных дней с 10 июля 2017г. по 23 июля 2017 г.

Генеральный директор Гусев Гусев И.В.

Образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск, заполненный по форме № Т-6:

Приказ на отпуск – образец по форме № Т-6 на предоставление одновременно основного и дополнительного отпуска:

Приказ на отпуск необходимо составлять правильно, поскольку это – обязательный внутренний документ любого предприятия, который обосновывает отсутствие работника на рабочем месте во время отпуска, является основанием для расчета и выплаты ему отпускных, а также он необходим для внесения сведений об отпуске в личное дело работника.

Где скачать бланк приказа на отпуск по форме Т-6 (актуально на 2018 год)

Приказ на отпуск – это распорядительный документ о предоставлении отпуска сотрудникам организации. Отпуск может быть: ежегодный оплачиваемый, дополнительный оплачиваемый, отпуск без содержания, отпуск, связанный с беременностью, родами и воспитанием ребёнка.

В любой организации присутствует , в соответствии с которым работники отправляются отдыхать. Оформление отпуска требует следующих действий:

1) Заявление на отпуск от сотрудника

2) Издание приказа на отпуск на основании заявления сотрудника

3) Расчёт отпускных и прочих выплат

Приказ на отпуск составляется по форме Т-6 (для одного сотрудника) и по форме Т-6а (для группы сотрудников). Также можно разработать и свой бланк приказа.

Инструкция по заполнению

В самой верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.

Раздел А. Заполняется, если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск (продолжительность отпуска, его дата начала и окончания).

Раздел Б. Заполняется при прочих видах отпуска (продолжительность, дата начала и окончания).

Раздел В. Указывается общая продолжительность отпуска с учётом данных разделов А и Б.

Приказ подписывается руководителем организации и даётся на ознакомление работнику.