Справка о стаже работы в пенсионный фонд. Справка с места работы по месту требования

Именно по данным, содержащимся в ней, инспектор ПФР рассчитывает и оформляет пенсию.

Нет книжки - доказывать трудовую деятельность нужно справками. Справка о стаже нужна будет с каждого предприятия, где работал новоявленный пенсионер.

Справки о трудовом стаже нужны для подтверждения периодов работы при оформлении пенсии.

В том числе, и для оформления льготных пенсий ( и ).

При этом учитываются все виды деятельности, когда с доходов производились отчисления в ПФР:

по трудовому договору;
у ИП или у физического лица;
по агентскому договору;
по договору подряда.

По сути, справка - это официальная информация о том или ином событии, заверенная по правилам документооборота . Её основная задача - доказать, в какое время и где человек трудился. Если оформляется льготная пенсия, например, из‑за вредных рабочих условий, справка подтвердит, что профессия (или должность), по которой работал гражданин, действительно даёт право на .

Структура документа

Любые официальные документы должны быть чётко структурированы, то есть, поделены на части.

Справка о стаже должна в обязательном порядке содержать:

сведения об организации, которая выдаёт справку (угловой штамп с реквизитами или полное название фирмы);
данные о получателе (ФИО и должность сотрудника);
сведения о работе (профессия, разряд, когда принят работник и );
цель и основание справки (куда предоставляется и по чьему запросу или заявлению);
заверительные подписи и печать.

Как оформляется?

Так как это документ официальный, оформить его нужно либо на фирменном бланке, либо на бумаге формата А4 с угловым штампом. В штампе или на бланке должны быть указаны реквизиты фирмы:

полное название;
почтовый и юридический адреса;
телефоны.

Документу обязательно должен присваиваться регистрационный номер с указанием даты составления.

Если справка выдаётся по официальному запросу, указываются его реквизиты - дата и исходящий номер.

В начале пишется, кому выдана справка: полные имя, отчество, фамилия, дата рождения (эти сведения заносятся на основании паспорта). Если фамилия менялась, нужно будет приложить документ‑основание (свидетельство о браке или разводе, о смене фамилии).

Описание трудовой деятельности начинается с указания организации, профессии и должности сотрудника при трудоустройстве. Далее пишется дата выхода на работу и реквизиты приказа. Указывается окончание работы - когда был уволен работник, каким приказом (причину увольнения писать не обязательно).

Следующий этап - описание трудовой деятельности:

переводы;
присвоение разрядов;
совмещение профессий.

При этом нужно указать номера и даты приказов.

Профессия, по которой можно досрочно уйти на пенсию, должна называться в точности с Постановлением №10 от 26.01.1991г.

Если фирма меняла название, об этом тоже нужно написать в справке.

Подписывается справка руководителем фирмы и скрепляется печатью. Если у кадровика есть доверенность на оформление и выдачу справок, он имеет право самостоятельно завизировать документ, но с указанием номера доверенности.

Приведён алгоритм оформления справки на льготную пенсию. Если нужен лишь , всё проще. В простую форму включается лишь общее время работы во всех организациях. Кадровик просто складывает периоды (по сведениям из трудовой книжки) и результат вписывает в документ.

Где и как получить?

Если справка нужна работающему ещё сотруднику, он может написать заявление о выдаче на имя директора и подать его секретарю. Бывшему работнику документ выдадут только по паспорту, так же, на основании заявления. При этом заявление лучше зарегистрировать: на копии, которую нужно оставить у себя, секретарь распишется и поставит число.

По правилу 62‑й статьи Трудового кодекса, документы, связанные с работой сотрудника, выдаются ему в течение 3‑х дней.

Справка оформляется в организации, где человек работал последний раз. В каждой организации при трудоустройстве делается копия трудовой книжки, поэтому кадровик последнего работодателя может оформить справку именно по копии.

Если нет ни книжки, ни её копий, справки нужно будет собрать со всех мест работы . Проблема может возникнуть, если или . В этом случае можно обратиться:

в фирму-правопреемник (туда передаются кадровые документы при реорганизации);
в городской архив (если фирма ликвидирована).

Срок действия

Никакого срока у справки о стаже нет , потому что она уже содержит нужную информацию, которая не поменяется. Работники ПФР требуют свежие .

Также нет запрета на количество выдаваемых справок - сколько их потребуется работнику, столько обязаны и выдать (максимум через 3 дня). Нужно только заявление написать или предоставить запрос Пенсионного Фонда.

11.05.2018

Каждый год вступают в силу государственные программы, позволяющие получать отдельным категориям граждан финансовую помощь.

Одним из таких направлений является пенсия.

Когда возраст гражданина приближается к пенсионному, ему необходимо подготовить документы, подтверждающие его заработок и требующиеся для начисления ежемесячных выплат.

Таким бланком является справка о заработной плате.

Где получить сведения о доходах для начисления пенсионных выплат?

Пенсия по старости для мужчин наступает при достижении возраста 60 лет, для женщин - 55 лет. Но некоторые профессии (льготные) подразумевают выход на пенсию в более раннем возрасте.

Справка о средней заработной плате работника для назначения пенсии по старости запрашивается в бухгалтерии организации .

Как правило, сотрудник предпенсионного возраста лишь в устной форме просит справку. Такая практика применяется в небольших компаниях, на крупных предприятиях оформляется еще и соответствующее заявление.

Форма справки о зарплате для ПФР каждое предприятие может разработать самостоятельно , также допускается заполнение по уже существующему документу, взятому у другой организации в качестве основы.

Заполненную справку подписывает руководитель отдела кадров, главный бухгалтер , начальник предприятия.

Если организация ликвидировалась, необходимо направить письменное обращение в архивный отдел, принявший бумаги снятой с учета компании, и оформить выписку из документов по заработной плате.

Форма справки для Пенсионного фонда известна работникам архива, они помогают собирать необходимые документы для назначения пенсии.

Не всегда сотрудник архива может составить справку по утвержденной форме, но он вправе сам заполнить документ согласно имеющимся у него сведениям.

Дополнительно на нашем сайте вы можете скачать образцы справок о заработке:

Куда подается бланк о заработной плате?

В приказе Министерства труда и соцразвития № 884н (от 17.11.2014 г.) обозначено, что граждане для оформления пенсии свои обращения направляют в территориальные органы Пенсионного фонда, расположенные по месту их прописки .

Лица, у которых регистрация и место фактического проживания различаются, могут подать комплект документов для начисления пенсии по месту их жительства.

Осужденные граждане подают бланк в ПФР через администрацию исправительной колонии по месту их нахождения.

Сроки по обращению в Пенсионный фонд за начислением пенсии по старости законодательно не ограничены.

За какой период составляется для назначения и расчета пенсии?

Пенсионным законодательством, действующим в настоящее время, допускаются 2 способа расчета среднемесячной заработной платы для установления размера будущей пенсии:

исходя из сведений персонифицированного учета, в расчет берется среднемесячный заработок в 2000-2001 годах ;
в соответствии с представленной справкой о зарплате за 5 лет трудовой деятельности, идущие подряд.

Как показывает практика при постоянном месте работы гражданину выгоднее для расчета брать заработную плату, полученную в период 1976-1986 годов .

Справка о зарплате за 5 лет не нужна в случаях, когда месячный заработок сотрудника в 2000-2001 годах равен:

2100 руб. - для регионов, где заработная плата умножается на районный коэффициент до 1,5 (к примеру, 1,5 для Удмуртской Республики);
2600 руб. - для местности с установленным коэффициентом в диапазоне от 1,5 до 1,8 (Мурманская область);
2900 руб. - для районов с коэффициентом свыше 1,8 (Якутия).

В противном случае сотруднику, собирающемуся на пенсию, необходимо заранее подготовить для ПФР справку за 5 лет труда с более высокой зарплатой, если такие были за другой период работы.

Справка о заработке, передаваемая в Пенсионный фонд, служит одним из главных документов из всего необходимого пакета для начисления пенсии.

Именно от суммы дохода зависит величина начисленной пенсии. Каждый гражданин очень заинтересован в предоставлении данного бланка.

Заполнение для органов Пенсионного фонда

Справка о заработке сотрудника для оформления пенсии обязательно должна включать в себя информацию по выплаченным суммам зарплаты за каждый отдельный год.

Усредненные значения (за 3 или 6 месяцев) в расчет пенсии не берутся.

Для начисления и расчета пенсии в ПФР принимается любая официальная выплата сотруднику :

заработная плата за совмещение, сверхурочные, выходные, за исключением пособия при увольнении или компенсация за неиспользованный отдых, пособия по уходу за ребенком.

Справка для Пенсионного фонда составляется в произвольной виде, в ней должна присутствовать информация :

штамп фирмы (угловой) с датой выдачи документа и ее номером;
Ф.И.О. (полностью) обратившегося сотрудника;
дата рождения трудящегося;
период трудовой деятельности;
ежемесячная сумма зарплаты и подсчет годового значения дохода;
валюта исчисления заработной платы (рубль).

Бланк в ПФР также должен содержать информацию об организации выдавшей его :

полное ноименование юридического лица (в соответствии с учредительной документацией);
адрес регистрации предприятия в налоговом органе;
телефоны компании, ИНН.

Необходимо учитывать в справке суммы фактически выплаченной работнику заработной платы , а не начисленной.

В качестве примечания следует отметить сроки нахождения на больничном и в неоплачиваемом отпуске, а также зафиксировать наличие листка нетрудоспособности до рождения ребенка и после.

В нижней части бланка обязательно фиксируется факт отчислений страховых взносов в ПФР на все начисления сотрудника по принятым тарифам, а также основания оформления справки о зарплате (лицевые счета, расчетные (платежные) ведомости по начислению зарплаты).

В сложившейся практике справку в Пенсионный фонд о том, что работал, по образцу, установленному фирмой-нанимателем, предоставляют для оформления причитающихся социальных выплат, когда нет других документов, подтверждающих стаж, или для решения споров в иных уполномоченных структурах (например, в судебных органах). Чтобы получить заверенную бумагу, специалисты обращаются в отдел кадров компании, где они трудились ранее или заняты по настоящий момент.

Зачем требуется справка ПФР?

Существует две основных ситуации, когда гражданину может понадобиться справка о стаже от работодателя. Первая – отсутствие документов, способных подтвердить длительность работы, основным из которых признается трудовая книжка. Если она испорчена, потеряна, оформлена с ошибками и нарушениями, ее не станут рассматривать в ПФР. В качестве доказательства, что специалист действительно трудился заявленное число лет, используется официальная бумага от нанимателя.

Вторая причина – оформление пенсии по льготе, которая полагается лицам, трудившимся в условиях Крайнего Севера, на вредных и опасных производствах и т.д. В стаж засчитываются все периоды, когда за специалиста уплачивали страховые взносы. Для подтверждения их продолжительности используется справка, выданная текущим нанимателем.

Действующее законодательство не предлагает образцы справок в Пенсионный фонд с места работы для разных жизненных ситуаций. Они составляются по форме, выбранной работодателем. Чтобы обеспечить единообразие, рекомендуется разработать единый бланк и закрепить локальными актами компании.

В какие сроки предоставляется справка?

Согласно положениям ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять специалисту документы, связанные с его работой, в трехдневный срок с момента получения запроса. Бумаги заверяются уполномоченным лицом компании и оттиском печати. Взимать плату за их изготовление незаконно.

В ст. 62 указано, что основание для подготовки справки в Пенсионный фонд о стаже работы по внутреннему образцу фирмы – письменное заявление работника. Закон не предлагает унифицированного бланка такого документа. Его можно подготовить в произвольной форме, включив следующую информацию:

данные о нанимателе (название компании, ФИО и должность лица-адресата);
ФИО и должность автора заявления;
наименование необходимой справки или описание информации, которая должна в ней содержаться;
указание количества экземпляров;
дата составления запроса.

Читайте также Какие выделяют концепции поддержания капитала в МСФО

Заявление заверяется собственноручной подписью автора и предоставляется в отдел кадров или в бухгалтерию. Практика показывает, что в небольших коммерческих структурах справки выдаются без письменных запросов, на основании устных просьб работников.

В ст. 62 ТК РФ говорится, что справка в Пенсионный фонд с места работы по внутреннему образцу нанимателя должна выдаваться лично в руки специалисту. Возможна ее почтовая пересылка ценным письмом с описью вложения, но исключительно при том условии, что сотрудник дал на нее согласие, например, включил соответствующий пункт в письменное заявление.

Если справка подготовлена в течение 3-х дней с даты получения запроса, но специалист не является за ней и не дет согласия на почтовую пересылку, фирма должна направить письменное уведомление гражданину с просьбой забрать документ. Этим она получит подтверждение, что уложилась в отведенные законом сроки, и избежит возможных проблем с инспекцией по труду.

Нужно ли выдавать справки о страховом стаже по запросам бывших работников? Законодательство не делает для них никаких исключений. Это означает, что администрация предприятия обязана предоставить бумагу уволенному гражданину в трехдневный срок.

Как оформить справку о стаже?

Актуальный образец справки с места работы для пенсии не предлагается законодательством. Фирмам дается право самостоятельно разрабатывать формат документа и закреплять его внутренними положениями. В него целесообразно включить следующую информацию:

Данные о нанимателе. Прописывается название организации, ИНН, КПП, место нахождения, контакты. Если наименование компании менялось, это обязательно указывается в документе.
Номер справки согласно правилам внутренней нумерации фирмы.
Дата и место составления документа.
Основная часть, где указывается ФИО и должность намного специалиста, структурное подразделение, где он занят, точные даты, когда он трудился в организации. Если имели место переводы, занятость по совместительству, соответствующая информация обязательно включается в текст.
Ссылки на документы-основания (например, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении).

Если у гражданина нет возможности подтвердит свой стаж работы трудовой книжкой, он может это сделать справкой о трудовом стаже. Чтобы получить такую справку, обратиться нужно к настоящему или предыдущему работодателю с письменным заявлением. В статье рассмотрим в какие сроки и как составляется справка о трудовом стаже, а также приведем образец такой справки.

Справка о трудовом стаже

Справка о подтверждении трудового стажа требуется в том случае, если нужно подтверждение факта работы конкретного работника у работодателя. Специальной формы, утвержденной законодательством для такой справки нет, потому работодатель может составить ее в свободной форме. Рационально для работодателя разработать единый бланк такой справки и при необходимости заполнять их для работников.

Основной документ, который подтверждает стаж работы – это трудовая книжка. По данным книжки Пенсионный фонд оформляет пенсию. Но если такой документ потерян или отсутствует по другим причинам, то подтвердить стаж работы может другой документ. В качестве такого документа и рассматривают справку о стаже.

Важно! Работнику придется получать такую справку у каждого работодателя, у которого он успел отработать.

При оформлении льготной пенсии (за вредные условия труда или за выслугу лет) также потребуется такая справка. При ее исчислении будут учитываться все трудовые периоды, при которых работник получал доход, с которых производились отчисления в пенсионный фонд. К ним относят работу: по трудовым, агентским договорам и договорам подряда, а также работу у предпринимателей и физлиц.

Справка о стаже подтвердит, что работник трудился в той или иной должности, дающей ему право на досрочную льготную пенсию.

Справка является официальным документом, подтверждающим определенную информацию о конкретном гражданине. В соответствии с этим и оформлять справку следует по всем правилам документооборота.

В какие сроки оформляется справка

За справкой о стаже обратиться может как настоящий сотрудник, так и уже уволившийся. С целью получения справки, работник в адрес руководителя пишет заявление, с указанием места назначения такой справки. Если работник написал заявление с просьбой выдать ему справку о стаже для предъявления в пенсионный фонд, работодатель обязан в течение трех дней ее подготовит и выдать.

Важно! Подготовить и выдать справку о трудовом стаже работодатель обязан в срок до 3-х дней с момента письменного обращения работника.

Подготовить и выдать справку работодатель обязан бесплатно (62 ТК РФ). Подготовленный документ работник может получить лично, либо, если это указано в заявлении, работнику справка может быть направлена по почте. Также по почте документ направляют в том случае, если выдать справку работнику на руки невозможно. В этом случае в трехдневный срок необходимо составить справку и отправить документ по почте, а получит ее работник уже позже. Главное при этом иметь согласие работника на отправку документа по почте. Для этого работник, подавая заявление, указывает такую просьбу: «копии запрашиваемых документов прошу отправить мне по почте на следующий адрес».

Если в заявлении работник такого желания не изъявлял, а получить запрашиваемые документы в срок 3 дня не может, работодателю нужно составить уведомление для работника. В уведомлении указывается, что работнику необходимо явиться за справкой лично, либо дать согласие на отправку справки по почте. Составить такое уведомление можно в свободной форме. Его наличие сможет подтвердить, что свою обязанность по изготовлению справки в установленный срок работодатель выполнил.

Когда документ направляют работнику по почте, то оформить его необходимо ценным письмом, к которому прикладывается опись вложения, а также уведомление о вручении письма.

Порядок оформления справки о трудовом стаже

Разрабатывая бланк справки, работодатель должен учитывать следующие обязательные реквизиты:

Данные по работодателю, оформляющему справку, включая его наименование, адрес, телефон, ИНН;
Дата выдачи и номер документа;
Место предъявления справки, либо адресат;
Данные по сотруднику, ответственному за составлении документа6 включая его должность, подпись и ее расшифровку.

Кроме руководителя подписать такую справку может и другой уполномоченный на это сотрудник. Помимо подписи в документе ставится печать организации.

Кроме этого, основная информация в справке указывается по работнику, запросившему такой документ. Информация включает в себя такие данные по работнику, как ФИО, его должность и структурное подразделение, дату начала работы в компании и дату окончания и другие сведения, которые запросил работник, например, стаж работы, периоды отпусков и др. информацию (62 ТК РФ).

Всю информацию, которая требуется работнику указывается им в заявлении. Кроме этого, в отдельных нормативных актах указываются требования по содержанию такой справки в зависимости от предъявления документа в различные ведомства. После оформления справка регистрируется в специальном журнале для регистрации справок с места работы.

Справка о трудовом стаже для бывшего сотрудника

Обязанность по составлению справок о трудовом стаже не зависит от того, какой работник ее запрашивает – работающий в настоящее время или уже уволившийся сотрудник. Исключений в этом случае для бывших сотрудников нет, предоставить справку нужно каждому обратившемуся работнику, который трудился ранее или трудится в настоящее время.

В связи с этим даже после увольнения сотрудника по его письменному заявлению необходимо предоставить все запрашиваемые документы, которые имеют отношение к его работе.

Как получить справку о страховом стаже

Для получения справки о стаже работающему сотруднику необходимо соблюдать определенный порядок. На имя работодателя работник пишет заявление и отдает его секретарю. Для фиксации даты заявление пишется в двух экземплярах, одно из которых секретарь зарегистрирует, а на втором поставить отметку о получении, дату и отдаст работнику.

Бывшему работнику помимо заявления потребуется также предъявить и паспорт.

В том случае, если компания уже реорганизована, бывшему работнику придется обратиться к ее правопреемнику, то есть в ту компанию, куда были переданы все документы, включая и кадровые. Если такой компании нет, работнику нужно направить запрос в городской архив с целью получения архивной справки о подтверждении трудового стажа.

Срок действия справки

Важно! Какого либо ограничивающего срока действия для справки нет. Та информация, которая указывается в документе со временем не может поменяться, а значит соответствует действительности в любое время.

Потребовать свежую справку пенсионный фонд может только по зарплате. Однако и запрашивать у одного работодателя такую справку можно несколько раз, на количество самого документа и копий прилагаемых к нему документов ограничений нет. Работодатель должен выдать документ работнику столько раз, сколько он напишет соответствующих заявлений. Единственное существующее ограничение для работодателя – это срок выдачи такой справки, включая копии к ней.