Документооборот на предприятии: правила и принципы. Соединяем внутренний и внешний документооборот Схема потока документов в организации
На базе продуктов ЭОС можно реализовать различные схемы внешнего документооборота в электронном виде.
Взаимодействие с удаленными подразделениями, внешними исполнителями и постоянными контрагентами
Доступ в систему для удаленных подразделений, внешних исполнителей и контрагентов, взаимодействующих с организацией на постоянной основе, можно организовать:
- В системе «ДЕЛО» – с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB», обеспечивающий доступ к СЭД с любого компьютера, подключенного к Интернету. Гибкая настройка прав доступа позволяет ограничить доступ удаленных пользователей к внутренней информации, хранимой в СЭД «ДЕЛО»;
На базе системы EOS for SharePoint – путем создания закрытого веб-портала для сторонних контрагентов, автоматизировав процесс согласования и предоставления документов. Система позволяет на одном портале организовать как внутренний документооборот, так и внешний, гибко ограничив права доступа для групп пользователей и для отдельных лиц;
Взаимодействие с внешними СЭД
- Межкорпоративный электронный обмен документами – с помощью интеграции с операторами ЭДО. Позволяет организовать взаимодействие в электронной форме с любым количеством контрагентов, независимо от того, к каким сервисам обмена они подключены и какими СЭД пользуются
Интеграция с сервисами ЭДО используется в бизнес-процессах обмена документами (договоры, акты, счета-фактуры, накладные, переписка и др.) с заказчиками и поставщиками, сокращает время и расходы на пересылку, дает возможность минимизировать бумажные архивы. Сервисы автоматически фиксируют факт отправки/получения документа.
- Юридически значимый электронный документооборот с любыми сторонними организациями с использованием электронной подписи (ЭП).
- Взаимодействие системе документооборота с помощью опции «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ). Подходит для компаний, которые обмениваются большим числом документов. Опция автоматизирует обмен электронными документами и обеспечивает прозрачность их обработки в организациях-участниках документооборота.
Возможности опции СЭВ
- автоматическое получение документов из других организаций;
- автоматическая проверка на повторность поступившего документа;
- автоматическая регистрация в своей СЭД поступившего по СЭВ документа;
- автоматическое связывание;
- автоматизированная отправка;
- автоматическое формирование информации о прохождении и исполнении;
- автоматическое получение докладов от адресатов документов;
- гибкая настройка правил обмена.
Как внедрить документооборот на предприятии
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
★ Документооборот - это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. |
Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами - положениями, инструкциями.
Основные принципы организации документооборота
Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.
Соблюдайте принципы документооборота , чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:
- Четкая маршрутизация . Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
- Непрерывность . Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
- Регламентация всех процедур исполнения документа . Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
- Исключение дублирования . Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют
Система документооборота в организациях
Структура документооборота на предприятии - это три категории документов:
- входящие , поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
- исходящие , разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
- внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.
Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:
- прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
- обратную связь,
- перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.
Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.
Схема потока документов в организации
Скачайте эту и другие схемы в журнале
По какой форме организовать документооборот на предприятии
Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:
- централизованной: все документы хранят одном подразделении - обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
- децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
- смешанной: это комбинация первых двух форм.
Организационная структура компании и объем документооборота - это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.
Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.
В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота
Скачать документ
Схема документооборота на предприятии
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.
Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.
С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.
Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации
Скачать схему
В чем отличие электронного документооборота от бумажного
Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы - оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.
Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ.
- Быстрый поиск и передача документов . То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть - сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
- Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации . Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
- Доступ к электронному документу можно легко разграничить . В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
- Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации . Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
- Существенная экономия средств компании . Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь
Эксперт: Александр Валеев
Распространенная проблема – компания внедрила ЭДО, но трудозатраты на документооборот не только не сократились, но даже увеличились. Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты.
Разбираемся в проблеме
Приведем пример. Электронные документы (ЭД), как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур. В качестве основания продажи служат данные из справочника «Реализация товаров и услуг». Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО. Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.
Александр Валеев
,
Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате.xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с ними внутри организации в основном происходит в учётной или ERP-системе (например, 1С, SAP). Для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учетной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для СЭД часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учетную систему, где на основании ЭД создаются карточки.
В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные информационные системы (далее – ИС). Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.
Павел Воробьев
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries
Мы не могли взять электронный документ как есть и начать его внедрять. Нам потребовалась внутренняя маршрутизация электронных документов, а в этом случае прямой интеграции оказалось недостаточно. Например, прежде чем занести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребовалось не просто интеграционное решение, а полноценное исследование и разработка методических правил.
Договоры, приложения, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах. Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение и другие задачи.
Разбираем решения
Александр Валеев
,
Руководитель проектов Synerdocs
Если внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами, обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде, есть два варианта решения: автоматизация или перестройка процесса.
Автоматизация подразумевает внедрение в компании дополнительного инструмента, например, ECM-системы, и использование её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или с этой же целью можно интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.
Можно изменить и сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Также можно скорректировать бизнес-процесс таким образом, что имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС будет достаточно.
В целом выделяется несколько вариантов для интеграции процессов.
- Веб-сервисы ЭДО. Обычно они подходят для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это прием и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск и т.п.
- Интеграция напрямую с учётной системой (ERP). Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются: обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).
- Интеграция с ECM-системой . В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего и внутреннего ЭДО, но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.
Есть и другие варианты, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.
Александр Лымарь
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres
Для организации работы с договорными документами внутри Nokian Tyres используется связка 1С-Oracle-DIRECTUM. До перехода на ЭДО вся коллективная работа с данными документами производилась на бумаге, но под управлением ECM-системы.
С дальнейшим развитием внутреннего электронного документооборота договорных документов задача автоматизации сводилась к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. То есть большую часть проблем со сквозными процессами в компании решили на этапе внедрения СЭД.
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).
На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):
подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
контроль исполнения документа;
подшивка копии в дело.
Рис. 3. Обработка внутренних документов
Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению.
· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
· Структура и штатная численность
· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
· Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
· Заявки (на оборудование и т. д.).
· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
· Командировочные и другие служебные удостоверения.
· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
· Свидетельства об открытии представительств.
· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
· Характеристики.
· Штатные расписания и изменения к ним.
· Перечень документов, не подлежащих регистрации.
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
· Графики, наряды, заявки.
· Сводки и информация, присланные для сведения.
· Прейскуранты, прайс-листы.
· Технические условия.
· Нормы и нормативы расходов материалов.
· Поздравительные письма.
· Пригласительные билеты.
· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
· Формы статистической отчетности.
· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
· Объяснительные записки.
· Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .
Специалисты
- это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители
- это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.
Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:
1). Пpием и pегистpация (учет) документов
2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям
3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов
4). Стеногpафиpование и печатание документов
5). Контpоль за сpоками исполнения документов
6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив
7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.
Вопросы для самопроверки.
1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?
2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?
3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?
4. Как организован внутренний документооборот в организации?
5. Каков порядок регистрации документов секретарем?
6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?
Похожая информация.
Документ - это информация, представленная в форме, соответствующей содержанию и назначению. Документ создается с целью, кем-то для кого-то-то. Но не всегда источником документа и/или его адресатом будет человек. Современный уровень - когда в контур управления можно и нужно эффективно и практично включать машины и механизмы.
Процесс, особенности и скорость движения документа зависит от его формы, содержания и функционирования «среды движения». От того, насколько грамотно настроен документооборот в организации, зависит её успех, экономические показатели и социальная эффективность, а это: качество и жизнь компании.
О документах и документообороте
Администрирование, форма и порядок документооборота на примере организации, не регулируется законодательно. Имеются ГОСТы, подзаконные акты и обязательные рекомендации. По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.
Документ - это не всегда строгая письменная форма. Он может быть:
- бланком, в котором определенным образом заполнены конкретные поля, имеющие точное смысловое и синтаксическое содержание;
- страницей, изготовленной по конкретной форме для определённого применения (письмо, приказ, техническое задание, штатное расписание, ...);
- свободной формы (объяснительная записка сотрудника, благодарность за трудовые достижения, резолюция на заявлении, ...).
Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.
Несмотря на отсутствие законодательного регулирования формы и содержания документа и документооборота, есть жесткая, общепринятая и не обсуждаемая практика создания, движения, хранения или уничтожения документов, которую каждая организация вольна подстраивать под себя абсолютно любым образом.
Идеальный пример документооборота в организации
Принципиально невозможно достигнуть идеала:
- в любой сфере жизни и деятельности,
- в любое время,
- в любой точке пространства,
поскольку каждое новое приближение дает возможность увидеть новые горизонты. Возникает желание и необходимость следовать к ним. Документооборот - не исключение. Напротив, показательный и живой пример динамичной фиксации процесса движения информации.
Абсолютно неважно, как происходит фиксация информации: на бумаге или в электронном виде. В настоящее время обе формы имеют одинаковое юридическое значение, хотя в некоторых случаях у бумажного варианта есть преимущества.
Пример документооборота в организации, которая почитает себя, свою сферу деятельности, относится с уважением к государственным органам, своим партнерам, поставщикам и потребителям (клиентам), не обязательно всегда приведен к электронной системе, которая контролирует, учитывает документы и обеспечивает цикл их движения от момента появления (создания) до момента сдачи на хранение или уничтожение.
Далеко не во всех организациях существует понимание того, что многие документы могут исполнять непосредственно машины и механизмы без участия человека, равно как и не всеми источниками (авторами) должны быть только люди.
Обычное понимание в подавляющем большинстве случаев находится на уровне простой «сигнальной идеи», когда программе доверено сообщать только о наступлении событий.
Внутренний и внешний оборот документов
Для успешной организации важны оба контура. Внешний оборот имеет статическое значение, а внутренний - динамическое.
Чем лучше понимает руководство компании это обстоятельство, тем более перспективную систему электронного документооборота оно выбирает. Желающие показать идеальный пример движения деловых бумаг в организации пишут собственную информационную систему.
Документы могут быть первичными и вторичными. У последних всегда есть история движения внутри организации.
Анализируя применение знаний о документе и его использовании, можно оценить функциональные характеристики компании, социально-экономические показатели и временные параметры. Это важно как для партнеров, так и потребителей.
Бумажный, но эффективный или электронный, но приобретенный
Уникальность свойственна не только человеку, но и организации. Причем, каждый человек ценит свою индивидуальность и стремится всячески подчеркнуть её одеждой, поведением, образованием и прочее.
Компания, приобретающая готовую информационную систему, - идеальный пример документооборота в организации, который лишает её собственного лица и вынуждает сотрудников одеваться в «чужие одежды».
Лучше доверить собственным сотрудникам работать с бумажными носителями по старинке, чем навязывать им стороннее, но современное мнение о документах и их использовании. Каждый сотрудник - важный элемент функциональности организации, а не исследователь действенности чужих идей и конструкций стороннего документооборота.
Приоритеты, динамика и функциональность
Внешний контур документооборота всегда ограничен, неприхотлив и отличается статической стабильностью. По большому счету, ему следует придавать значение не большее, чем он того заслуживает. Например, какой смысл «вкладывать душу» в отношения с налоговой, контролирующими органами или партнерами. Можно как-то разнообразить процесс обмена информацией с рекламными агентствами, но и это, в конечном итоге, приобретает статическую обыденную форму.
Приоритет собственной системы обработки информации, важной частью которой всегда является электронный документооборот, не вызывает никаких сомнений. Но всегда и всем жалко времени и денег на создание собственной системы.
Комбинация классических вариантов «один эс» или «галактика», которые никогда не обходятся без «иксела» и пары-тройки сторонних локальных экономических или бухгалтерских программ вкупе с собственным сайтом, чтобы иметь обратную связь и документы (заказы, жалобы, предложения, ...) от клиентов и партнеров - обычное положение вещей, сотрудники постоянно заняты рутиной, и нет никаких затрат.
Динамику производственного процесса может обеспечить только эффективная реализация собственной функциональности. Только в таком качестве электронный документооборот в организации - пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи - отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.
Положение о информационной системе организации
Любая организация представляет собой информационную систему, которая возникает и существует в окружающей аналогичной среде. Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер.
Простой график документооборота организации - пример того, как делают обычно все. Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников - обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой "Положения о информационной системе организации".
С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции. Но только от того, насколько внутренний нормативный арсенал соответствует требованиям реальной действительности, зависит эффективность и практичность этого нормотворчества.
Положение о документах и их движении
Система документооборота предприятия - это составная часть информационной сферы компании, вследствие чего "Положение о документообороте" является приложением к "Положению о информационной системе организации", но очень важным и соединяющим все ее составные элементы в единый информационный организм.
Если руководство намерено создать идеальный пример документооборота в организации, значит оно реально занимается развитием успешного бизнеса, имеет целью получение прибыли и повышение благосостояния сотрудников.
Особенность современного состояния в сфере разработки программ, в частности, на переднем крае, в области распределенной обработки информации (примеры интернет-программирования), состоит в том, что практически невозможно создать мобильное самоадаптирующееся приложение.
Задача электронного документооборота в организации - пример простой, но показательный. Здесь динамика свойственна:
- входящим и исходящим документам;
- алгоритмам обработки внутренних и внешних деловых бумаг.
Написать код, способный варьироваться в соответствии с изменениями данных и алгоритмов, очень сложно. Затраты времени и ресурсов доступны не каждой организации.
Электронный документооборот в динамике
Организация документооборота на предприятии на примере задачи электронного варианта актуальна, проста, показательна и практична. Сложность вызывает процесс проектирования кода, способного к динамичному изменению. Проблемой также является время разработки.
Заслуживает внимания порядок документооборота на примере организации, принадлежащей Федеральной налоговой службе, Федеральной миграционной службе, "Почте России" и т. п. Причем, совершенно необязательно проектировать систему в точном соответствии, достаточно взять за основу структуру и содержание документов, использовать общую логику обработки.
Тогда документооборот в организации = пример + особенности собственной бизнес-идеи. В первом приближении результат не будет практичным, но как только произойдет внедрение в эксплуатацию первой реализации задач, цикл их решения станет необратимым и при должном внимании будет достигнут результат.
Создание информационной системы, способной обрабатывать динамически изменяющуюся информацию, - это прежде всего динамика самого процесса создания.
До тех пор, пока не будет создан механизм адекватного изменения входящих, исходящих и внутренних документов, а код не получит возможность самостоятельного изменения без участия программиста, говорить о факте создания системы электронного документооборота не представится возможным.
Однако придумать и реализовать собственную систему для полноценного обеспечения информационных процессов организации - все равно что сделать ее успех блистательным и совершенным.