Порядок выдачи подотчетных сумм. Как выдать средства подотчет, сдать авансовый отчет

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
Кассовые ордера по расходу.
Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:

Удостоверение работника, направленного в командировку;
Рабочее задание;
Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

Оформление расходника.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

Главный бухгалтер;
Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в .

Передача ордера в кассу.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

Проверка кассовой книги.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в .

Авансовый отчет

Истечения срока, на который были выданы деньги;
Возвращения из командировки;
Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

Наличие подтверждающих бумаг;
Целевое расходование денег;
Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в .

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.
Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.
Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.
Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в .

Порядок выдачи наличных средств под отчет сотруднику регламентируется Указанием Центробанка №3210-У от 11.03.2014 года. В статье разберем, на каких основаниях производится выдача денег под отчет, какими документами необходимо оформить выдачу наличности сотруднику из кассы либо перечисления средств работнику на расчетный счет.

Основания для выдачи средств под отчет

Указание Центробанка содержит четкий перечень целевых операций, в рамках которого возможно использования наличных средств организации или предпринимателя. Согласно документу, юрлица могут использовать наличность в кассе для выплаты зарплаты сотрудникам, а также для оплаты товаров, услуг, необходимых для деятельности организации. Самозанятые лица также могут использовать наличные средства для личных нужд.

Кроме того, юрлица и предприниматели могут выдавать наличные деньги сотруднику под отчет

в качестве аванса на командировочные расходы;
для хознужд, таких как приобретение материалов, товаров, оплаты услуг организации.

Аванс на командировку и хозяйственные нужды может быть выдан как в виде наличных средств, так и перечислен в безналичной форме на карточный счет.

Выдача денег под отчет на личные нужды сотрудникам организаций и предприятий в форме юрлица законом не предусмотрена.

Можно ли выдать деньги под отчет не сотруднику организации

Среди практикующих бухгалтеров не утихают споры относительно возможности выдачи под отчет сумм в пользу лиц, которые не являются сотрудниками предприятия.

Мнения контролирующих органов по данному вопросу следующие. С одной стороны, Инструкция о применении счетов бухучета, утвержденная Минфином, предусматривает порядок выдачи под отчет средств лицам, которые являются сотрудниками компании. Возможность выдачи денег под отчет неработникам организации в документе не отражена.

В то же время предписания ЦБ РФ и Минфина не содержат прямого запрета на выдачу подотчетных средств несотрудникам организации. Кроме того, в 2012 году Минфином выпущено письмо №02-06-10/2476 с разъяснением, согласно которому решение о выдаче подотчетных средств лицам, которые на являются работниками компании, остается на усмотрение такой компании и подлежит утверждению в локальном нормативном акте (например, в учетной политике).

Выдача денег под отчет: оформление, документы

Ниже описана пошаговая процедура выдачи денег под отчет работнику компании, а также приведен порядок оформления необходимых документов.

Шаг №1. Утверждение внутреннего порядка ведения подотчетных операций

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок выдачи средств под отчет, а именно:

перечень подотчетных лиц (сотрудники/несотрудники);
форма выдачи средств (наличными через кассу или в безналичной форме на банковскую карту подотчетного лица);
основания для выдачи денег под отчет (аванс на командировочные расходы или хознужды);
документальное оформление (заявление, приказ);
срок выдачи средств;
порядок предоставления отчета по выданным средствам (оформление авансового отчета);
срок возврата неиспользованных средств.

Вышеуказанный порядок можно оформить в виде отдельного документа либо включить в учетную политику.

Шаг №2. Оформление заявления на выдачу средств

Действующее законодательство предусматривает обязательное оформление работником заявления для получения средств под отчет.

Документ может быть составлен в свободной форме либо на утвержденном бланке предприятия.

Текст документа должен содержать следующую информацию:

наименование организации;
должность, ФИО руководителя, на имя которого подается заявление;
основание для выдачи средств под отчет (например, номер, дата приказа на командировку);
сумма средств, подлежащая выдаче;
форма выдачи (наличными в кассе/в безналичной форме на карту);
реквизиты для зачисления средств (при перечислении денег на карту).

После составления заявления, сотрудник собственноручно подписывает заявление, после чего передает руководителю предприятий для дальнейшего рассмотрения.

Шаг №3. Издание приказа

В случае согласования выдачи средств, руководитель визирует заявление, после чего сотрудник отдела кадров издает соответствующий приказ.

Аналогично заявлению, приказ может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать следующие данные:

наименование организации;
наименование, дата составления документа;
распоряжение руководителя о выдаче средств с указанием суммы и основания.

Организация может не оформлять приказ на выдачу средств под отчет в качестве аванса на командировку, в случае если локальным актом компании предусмотрено, что авансирование командировок производится исключительно на основании приказа на командировку и заявления работника, без дополнительного оформления приказа на выдачу подотчетных средств.

Шаг №4. Выдача средств и отражение в учете

В срок, установленный внутренним нормативным актом, сотрудник получает деньги под отчет в кассе предприятия или путем перечисления на банковский счет.

Ниже в таблице описан порядок отражения в учете операций по выдаче средств под отчет:

Выдача наличности в кассе сопровождается оформлением расходного кассового ордера. При перечислении подотчетных средств в безналичной форме на карту сотрудника, перевод средств фиксируется в банковской выписке.

Если сотрудник получает аванс на командировку, то средства должны быть выданы работнику не позже дня начала командировки. В случае авансирования хознужд, выдача средств производится до дня наступления события (покупка товара, оплата услуг, т.п.).

Шаг №5. Отчет об использовании средств

Не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за днем наступления события (окончание командировки или совершение хозяйственной операции), сотрудник обязан отчитаться по полученным ранее подотчетным средствам в следующем порядке:

оформить авансовый отчет, указав в нем сумму фактически потраченных средств;
предоставить документы, подтверждающие расходы.

При авансировании командировки документами, подтверждающими расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п. При выдаче средств на хознужды подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

деньги выдаются только на основании письменного заявления работника , которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;

на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер , к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;

деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя . При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор . В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;

деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя ;

выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет . На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Можно ли выдать деньги под отчет

Директору

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

Видео — расчеты с подотчетными лицами:

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о необходимости их получения. Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Учредителю

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет . Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Предпринимателю

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

Это же поддерживает и п.2 Указания Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Если деньги под отчет выдаются сотруднику другой компании

Подобная ситуация возникает тогда, когда действует, например, договор подряда между подрядчиком, в качестве которого выступает юридическое лицо, и заказчиком, которым может быть и предприниматель, и организация. И вот сотрудник подрядчика требует денег на закупку, например, материалов. Как выдать эти деньги? Под отчет? Или в качестве аванса по договору подряда?

Прежде всего, стоит вспомнить, что п.5 Указания №3210-У Банка России оговаривает возможность получения денег под отчет только работниками юридического лица или предпринимателя, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

При этом, исходя из анализа положения указанного пункта 5, следует, что гражданско-правовой договор должен быть напрямую заключен с физическим лицом. Поэтому выдача средств сотруднику подрядчика, в качестве которого выступает юридическое лицо, не является выдачей средств под отчет, поскольку договор подряда заключен именно с компанией. И как же тогда выдать указанному сотруднику деньги на закупку материалов?

В этом случае деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, при наличии у данного сотрудника доверенности от компании-подрядчика на получение денег и с указанием в расходном кассовом ордере, например: «выдача средств на закупку материалов на основании п.6 Договора подряда №234 от 10.06.16 г.».

Кроме того, во избежание неприятностей с контролирующими органами и с самим подрядчиком следует предварительно письменно оговорить условия приобретения материалов, т.е. за чей счет и кто это должен делать. Очень часто в подобных ситуациях к договору подряда оформляется договор поручения, по которому подрядчик за счет заказчика приобретает всё необходимое для работы.

Кстати, такой порядок сотрудничества, в том числе и по выдаче средств для осуществления расходов в рамках задания по гражданско-правовому договору, действует и тогда, когда в качестве подрядчика выступает индивидуальный предприниматель.

Далее никакие авансовые отчеты не составляются, а все документы, например, на закупку материалов оформляются на имя заказчика сразу. Однако указанные документы могут предоставляться заказчику не по отдельности по мере расходования средств, а вместе с Отчетом, который выступает приложением к договору поручения (подряда) и оформляется по завершении всех расходов. Данный Отчет составляет подрядчик, как сводное подтверждение произведенных им расходов за счет заказчика.

Видео — выдача денег в подотчет из кассы в 1С Бухгалтерия 8:

Частая практика на предприятии, при которой происходит выдача наличности бухгалтером предприятия подотчет определенным лицам, при этом необходимо произвести выдачу таким образом, чтобы не возникло вопросов со стороны контролирующих органов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Общая информация

Обязанность каждого бухгалтера знать определение подотчетной суммы и основные правовые нормы, для законной выдачи наличности подотчетному лицу.

Выдача наличных денег подотчет представляет собой операцию, осуществляемую субъектом предпринимательства. Законодатель не выдвигает ограничений по сумме выдаваемых материальных средств. В некоторых случаях подотчетные средства могут быть переданы безналичным способом.

Условия

Материальные средства могут быть выданы:

на хозяйственные нужды;
на вынужденные расходы структурного подразделения компании в рамках осуществления деятельности.

Особенности:

командировочные средства выдаются лицу в размере, необходимом для выполнения поставленной задачи;
подотчетное лицо обязуется предоставить в бухгалтерию подробный отчет о понесенных затратах в процессе выполнения своих обязанностей;
дальнейшая передача подотчетных средств иным лицами не допускается;
следующий факт выдачи подотчетных средств лицу возможен только после предоставления подробного отчета по ранее выданным средствам.

На каждом предприятии издается соответствующий приказ, в котором отображаются правила и порядок выдачи и списание подотчетных средств, который обязаны подписать:

лица, котором возможна выдача денег;
период, на которые предоставляются средства;
утверждение правил и порядка предоставления авансового отчета.

Законодательство

Бухгалтеры обязаны руководствоваться Правилами ведения кассовых операций , согласно Указанию БР от 11.03.2014 года .

Правила выдачи

Лицо, имеющее право на получение материальных средств согласно утвержденного приказа обязано обратиться к руководителю организации с письменным заявлением.

Руководитель предприятия на заявлении указывает сумму, подлежащую выдаче и срок, а также ставит дату и подпись.

На основании подписанного сотрудником и утвержденного руководителем заявления бухгалтер выписывает расходный-кассовый ордер, являющийся основанием для выдачи материальных средств.

Сотрудник обязан отчитаться за потраченные средства в сроки, указанные в заявлении. Несмотря на то, что законодательно не установлены предельные размеры выдачи материальных средств, однако существую пределы по расчетам наличными средствами – 100 тыс. рублей.

К примеру, закупка товара подотчетным лицом у посторонней компании может происходить в рамках одного платежа, не превышающего установленный лимит.

Работник, предъявив паспорт, имеет право на получение подотчетной суммы, одобренной руководителем предприятия. Если подотчетное лицо не распишется в получении денежных средств, то такая сумма будет расценена как недостача, и подлежит взысканию с кассиров.

Этапы движения подотчетных средств:

предоставление наличности и их использование по назначению;
подача отчета;
заключительные расчеты.

Закон запрещает выдавать денежные средства лицам, работающих на основании гражданского-правового договора. Более того, лица, имеющие право на получение подотчетных средств, определяются отдельным приказом.

Подотчетным лицам может быть выданы:

деньги в национальной и иностранной валюте;
талоны на ГСМ;
дорожные чеки.

Документы

Выдача наличных денег в подотчет сотруднику осуществляется по письменному распоряжению или приказу руководителя предприятия.

В распоряжении должна быть отображена информация о:

лицах, имеющих право на получение денег;
занимаемые должности;
суммы, предполагаемые к выдаче;
срок, на который выдаются средства;
срок подачи отчета.

Каждый сотрудник, указанный в приказе о выдаче денежных средств обязан ознакомиться с ним и поставить подпись, выражая свое согласие.

В целях обеспечения безопасности и сохранности денежных средств, с каждым сотрудником, имеющим право на получение подотчетных денег заключается соглашение о материальной ответственности.

В служебной записке или заявлении работника содержится информация, отображающая причину для выдачи подотчетных денег.

Конечный документ – расходный кассовый ордер.

На каких основаниях выдаются денежные средства

Кассир или бухгалтер предприятия имеет право выдать деньги исключительно на основании расходно-кассового ордера, в котором содержится назначение подотчетных средств. Расходовать деньги в иных целях запрещено.

Для каких целей

Согласно действующего законодательства средства разрешается использовать на:

выплату зарплаты и иных перечислений работникам;
выплату стипендий;
оплату товаров, услуг, и выполненной работы;
оплату страховых платежей физлиц.

Правила оформления выдачи наличных денег в подотчет

Выдача денежных средств сотруднику происходит в несколько этапов:

Подача служебной записки или заявления на имя руководителя.
Одобрение руководителей и визирование заявления с указанием сроков и суммы денежных средств;
Выдача расходно-кассового ордера;
Выдача денег;
Составление отчета о расходовании денег.

Какими проводками отображается

Бухгалтера отображают подотчетные средства по счету 71:

выданные деньги;
невозвращенную выданную сумма;
списание денег;
списанные затраты;
сумма НДС;
неиспользованные деньги и внесенные в кассу.

Особенности

Немаловажно не только выдать денежные средства, но и знать, как правильно их списывать. Также возникают сложности с подотчетными средствами, выданных директору или работнику бюджетной организации.

Списание

Для того, чтобы бухгалтер мог законно списать потраченные подотчетные средства сотрудник обязан предоставить авансовый отчет.

Приложением к авансовому отчету могут быть кассовые либо товарные чеки с указанием предмета расходов.

Бухгалтер должен удостовериться, что:

совпадает наименование организации с информацией на чеках;
документы выданы в рабочие дни;
отображены реквизиты;
фактическое соответствие приобретенного товара с указанным в документации.

После проведенной сверки бухгалтер ставит подпись и производит списание. Неизрасходованные денежные средства подлежат возврату в кассу.

Касса временно отсутствует

Если на предприятии отсутствует касса, то денежные средства могут быть выданы кассиром предприятия. Такая выдача должна быть в обязательном порядке согласована с банковским учреждением. Передавать подотчетные средства от одного лица к другому запрещена.

Сроки

Законодательно не выдвигается требований относительно ограничений сроков, на которые могут быть выданы подотчетные деньги. Однако стоит помнить, что лицо, получившее денежные средства обязано в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который выдавались деньги.

Руководитель должен отобразить в приказе также сроки проведения проверки предоставленной отчетности.

Получение денежных сумм директором

Учитывая, что директор является таким же наемным работником, как и остальные сотрудники, то выдача подотчетных денежных средств осуществляется на общих основаниях. Несмотря на условную абсурдность ситуации, при которой директор дает одобрение на выдачу денежных средств самому себе, однако это условие должно быть выполнены во избежание наложения штрафных санкций.

Условия для бюджетных организаций

Счет №020800000 используется при выдаче подотчетных денежных средств в бюджетном учреждении.

Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.

Что такое подотчет

Подотчет - это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных

Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.

Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.

На что можно брать подотчетные средства

Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:

на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
командировку (суточные, проезд, проживание);
представительские расходы.

Основание для выдачи денег подотчет - заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.

Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.

Кому можно выдавать деньги под отчет

Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам - тому, с кем заключен трудовой договор либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.

То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Как выдать деньги в подотчет сотруднику

С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Оформление

Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.

Как отчитаться за подотчетные деньги

Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.

Срок отчета

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.

Оформление отчета о подотчетных деньгах

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное - документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.

Отчет о подотчетных деньгах (образец)

Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.