Сопроводительное письмо к коммерческому предложению образец. Как правильно отправлять коммерческое предложение по e-mail

Сегодня никаких введений и прелюдий — только сухая выжимка о том, как составить коммерческое предложение (компред, КП). Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи. Цель этой статьи — научить Вас разрабатывать такое КП, которое, во-первых, прочитают. А во-вторых, прочитав которое, — откликнутся и согласятся на предложенную сделку. Готовы? Тогда приступим.

К слову, если смотреть видео для Вас удобнее, или время в дефиците, то сжато я рассказываю о создании КП в 18-м уроке курса «Копирайтинг с нуля за 30 дней», посмотрите:

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение — это маркетинговый инструмент, который отправляется адресату регулярной или электронной почтой с целью получить отклик. Отклик — это перевод потенциального клиента на следующий этап коммуникации (встречу, презентацию или подписание договора). В зависимости от вида КП частные задачи инструмента, равно как его объем и содержание могут отличаться.

Виды коммерческих предложений

Компреды бывают трех видов: холодное, горячее и публичная оферта. Первые два вида используются в маркетинге и продажах. Третий — в юриспруденции.

1. “Холодное” коммерческое предложение

“Холодные” коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту (“холодному”). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил. Чтобы этот тип КП cработал, Вам нужен качественный таргет-лист (список получателей). Чем «чище» этот список, тем выше отклик. Если в таргет-листе общие адреса вида [email protected], то эффективность компреда априори снижена на 80-90%.

Возьмем для примера какую-нибудь пикантную ситуацию. Допустим, у руководителя отдела продаж компании N “горит” план. До отчета чуть меньше двух недель, он рвет на себе волосы, не зная, что делать, и получает письмо с примерно таким заголовком: “5 способов выполнить месячный план отдела продаж за неделю”. Тада-а-ам! Вот оно, спасение ситуации! И человек читает основной текст, в котором среди способов затаилась услуга, которую мы предлагаем.

Но это лишь частный случай. Главная задача “холодного” коммерческого предложения — заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться — и письмо летит в урну.

Вот почему при разработке “холодного” КП учитываются три основных риска выбрасывания:

1. На этапе получения. Обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с цветом или форм-фактором, если канал доставки физический, и т.д.
2. На этапе открытия. Обходится привлекательным предложением (его еще называют “оффером”), о нем мы поговорим чуть ниже.
3. На этапе прочтения. Обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.

Обратите внимание: объем “холодного” коммерческого предложения, как правило, составляет 1-2 страницы печатного текста, не более. Это связано с тем, что получатель изначально не настроен к чтению КП, и уж тем более он не будет его читать, если объем переваливает за 10-20 страниц.

Главное преимущество “холодного” коммерческого предложения — это его массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.

2. “Горячее” коммерческое предложение

В отличие от “холодных” аналогов, “горячее” коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (человеку, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).

“Горячие” КП отличаются от “холодных” как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению. С большего они дают человеку интересующую информацию для принятия решения (по цене, наличию, условиям и пр.). В последнее время особой популярностью пользуются “горячие” коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.

Подробнее о горячих компредах читайте в .

3. Оферта

Это особый тип компредов, выполненный в виде публичного договора, не требующего подписания. Используется на сайтах различных SaaS-сервисов или в интернет-магазинах. Как только человек выполняет условие договора (например, регистрируется на сайте), он автоматически принимает условия предложения.

Оффер коммерческого предложения

Не путать с офертой. Это совсем другое. Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер — «сердце» Вашего предложения (англ. offer — предлагать). Это суть. Другими словами, четкая формулировка, что именно Вы предлагаете. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к “холодным” КП).

Обратите внимание: оффер ВСЕГДА нацелен на выгоду для читателя, а не на товары или услуги! Проще всего его составлять по формуле: мы предлагаем Вам {выгода} за счет {товар}

Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):

• Мы предлагаем Вам офисную мебель
• Мы предлагаем Вам посетить семинар
• Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта
• Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы

И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, — здесь нет никакой выгоды для получателя. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь? Какие преимущества получит?

В то же время, эти предложения можно “перевернуть”, сделать более личными и ориентированными на читателя. Например:

• Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
• Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
• Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
• Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.

Идею Вы поняли. Главное — донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги — это способ эту выгоду получить. Подробнее об оффере — в .

По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это естественно, поскольку КП — частный случай коммерческого текста. Но есть один элемент, который выделяет компреды из массы других инструментов. Это оффер. Впрочем, давайте обо все по-порядку.

0. Колонтитул

В колонтитул чаще всего выносятся логотип (чтобы КП отождествлялось с конкретной компанией) и контактные данные с мини-призывом. Это делается для экономии времени и места. Стоит человеку только глянуть на верхнюю часть документа — он уже знает, о чем идет речь и как с Вами связаться. Очень удобно. Размер колонтитула, как правило, не превышает 2 см. Как-никак, для холодного компреда формата А4 — каждый сантиметр на счету. Посмотрите, как я компоновал бы коммерческое предложение, скажем, для своего блога. В данном случае я продаю контент в обмен на время читателей.

1. Заголовок коммерческого предложения

Жизненно важный элемент. Особенно для “холодного” КП. Его задача — привлечь внимание и с ходу зацепить выгодой.

Обратите внимание: когда речь идет о “холодном” компреде, заголовок “Коммерческое предложение” — не самый удачный вариант. Хотя бы потому что он неинформативен, занимает место и ничем не отличается от десятков других, которые присылают Ваши конкуренты. Кроме того, если человек не ждет от Вас писем и получает что-то настолько абстрактное, он рефлекторно совершает несколько кликов: “выделить” и “в спам”.

В то же время, для “горячего” коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.

В моей практике лучше всего работают заголовки (не путать с темой сопроводительного письма!) по формуле 4U. Я подробно о них рассказываю . В сегодняшнем тестовом образце коммерческого предложения заголовок представляет связку заголовка и подзаголовка.

Лид (первый абзац)

Главная задача лида (англ. lead — вести) — вызвать интерес к тому, что Вы говорите. Иначе люди просто не станут Вас слушать. Ну, или если буквально, то читать Ваше коммерческое предложение. Лид всегда говорит о том, что важно клиенту. Для этого используется четыре подхода:

1. От проблемы (чаще всего)
2. От решения (если проблемы как таковой нет)
3. От возражений (если актуально)
4. От эмоций (очень редко)

В своем образце я использовал подход «от проблемы», посмотрите. Чуть ниже я покажу еще несколько образцов с другими подходами.

3. Оффер

О создании оффера я уже говорил чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения. Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну (вторая волна выбрасывания).

Для оффера Вы можете использовать либо общую формулу с выгодой, либо, так называемую, связку-усилитель:

• Товар+товар по выгодной цене
• Товар+услуга
• Товар+подарок и т.д.

В конце оффера я рекомендую делать графический якорь (если позволяет место). Он разрежает текстовую массу и добавляет «воздуха». Кроме того, он делает Ваше коммерческое предложение удобным для сканирования. Посмотрите, какой оффер и графический якорь я сделал в образце коммерческого предложения для своего блога. В своем КП Вы можете использовать в качестве якоря визуализацию поставляемого товара или основных направлений услуг, плюс цены (если они у Вас конкурентны).

4. Выгоды для клиента

Следующий блок — это блог выгод. Другими словами, это перечисление, что человек получает, когда соглашается на Ваше коммерческое предложение. Выгоды важно уметь отличать от свойств и характеристик. Подробнее я написал в .

Например, в образце КП для читателей своего блога я могу привести следующие выгоды. Обратите внимание: блок выгод имеет подзаголовок, который всегда обращен к читателю.

5. Обработка возражений

Обработчики всех возражений не всегда удается вставить в коммерческое предложение. Но даже так, основные можно закрыть, просто ответив на вопросы: «Кто Вы?», «Почему Вам можно доверять?», «Кто уже пользуется Вашими услугами?», «География присутствия» и т.д. Посмотрите на мой образец КП для блога. Я обрабатываю возражение, отвечая на вопрос «Кто такой автор, и можно ли ему доверять?».

В качестве обработчиков возражений часто используются блоки с триггерами социального доказательства или авторитета. Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях — это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя — фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).

Для вызова еще большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов — конкретно и по делу. Только факты.

6. Призыв к действию

Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения — это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж. Максимум — к альтернативе: позвонить или отправить Email.

Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.

Сравните:

• Позвоните мне (сильный глагол)
• Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже)

И еще один важный момент. Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.

В своем образце я вывел призыв в нижний колонтитул.

7. Постскриптум

Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, — это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. желательно взять на вооружение.

Кроме того, в постскриптум можно вставить ограничение (дедлайн). Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки “горячего” коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае “холодного” КП отсутствие ограничения может лишить компанию более половины откликов.

Ограничивать можно либо в контексте времени, либо в контексте количества товара. Например:

• Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
• Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.

Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять. А не так, что обещаете завтра повысить цену вдвое, но на следующий день этого не делаете, а обещаете то же самое.

Готовый образец коммерческого предложения

Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.

Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.

Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск по этой ссылке , чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.

Как написать коммерческое предложение (алгоритм)

Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:

Шаг 1: Взять за основу образец по ссылке выше.

Шаг 2: Заменить логотип, призыв и контакты на свои.

Шаг 3: разработать заголовок по формуле 4U.

Шаг 4: Описать настоящую «боль» клиента в первом абзаце.

Шаг 5: Составить оффер с решением для «боли».

Шаг 6: Сделать графический разделитель.

Шаг 7: Описать дополнительные выгоды Вашего предложения.

Шаг 8: Снять ключевые возражения или кратко рассказать о себе.

Шаг 9: Сделать призыв к действию, написать P.S. с дедлайном.

Другие образцы коммерческих предложений

По приведенной выше структуре можно составить и чисто текстовые компреды. Давайте рассмотрим образцы коммерческих предложений на поставку товара и на транспортные услуги. Несмотря на то, что они без графических разделителей, порядок блоков в них идентичный. Обратите внимание на обработчик возражения «Если у Вас уже есть поставщик». Этот прием называется психологическая подстройка и подробно описан в книге Сьюзан Вайншенк «Законы влияния».

а) Образец коммерческого предложения на транспортные услуги

Сопроводительное письмо - такой же инструмент продаж, как коммерческое предложение, лендинг или маркетинг-кит. От того, как оно написано, зависит станет ли человек вашим клиентом или пройдет мимо. Зачем нужно сопроводительное письмо, какие задачи на себя берет и как создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Требования к сопроводительному письму

Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:

• отправляют предложение без сопроводительное письмо и тогда возникает риск, что письмо отправят в спам
• пишут длинно и путанно, что отбивает желание прочесть само коммерческое предложение

Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению -заинтересовать клиента. Для этого надо:

• привлечь внимание
• решить проблему
• подтолкнуть перейти его по ссылке (совершить действие)

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма - напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать - «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать :

• Посылать письмо «Без темы».
• Писать банально - Коммерческое предложение
• Ставить длинный заголовок - Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак : никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно :

• Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
• Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
• Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 - 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

• Представляемся
• Объясняем, зачем прислали письмо
• Рассказываем про выгоду для клиента
• Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное - познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

1. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению с вложением

Здравствуйте!

Меня зовут Роберт Хайруллин, и я – директор компании Робертино. Мы производим детскую мебель с 2008 года. Детские игровые лабиринты, кресла для релаксации, сухие бассейны с шариками - все это расходится просто на "Ура" у наших партнеров!

С нашей продукцией вы сократите расходы на покупку детского оборудования на 15%. А это от 500 до 50.000 рублей. Срок изготовления от 3 до 10 дней.

С нами работать просто и приятно. Во вложении - коммерческое предложение и каталог для знакомства с нашей продукцией.

Буду рад ответить на ваши вопросы!

Классного вам дня!

Указывайте все контакты – телефон, скайп, вотчап

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там - готовый клиент.

3. Текст письма к коммерческому предложению без вложения

В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница - это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.

Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь , предложение ограничено.

Что подразумевает эта схема отправки коммерческого предложения? У вас есть определенная база почтовых адресов потенциальных клиентов. Вы не хотите им звонить, а хотите просто разослать коммерческое предложение по этой базе и получить результат.

Эффективность этого метода, конечно, в разы ниже, чем при со звонком. Но он имеет право на жизнь. И, чтобы получить отдачу, рекомендую здесь работать по следующему алгоритму.

• Во-первых, используйте для отправки писем специальные сервисы, например, Unisender, MailChimp, GetResponse. Зачем? Потому что в этом случае вы хотя бы будете знать следующую статистику: сколько ваших писем доставлено, сколько из них открыто, сколько человек перешло по ссылкам в письмах.

• Во-вторых, не надо отправлять письмо сразу по всей базе из нескольких тысяч адресов. Почему? Причин несколько:

• Первая: сам сервис для рассылок это вам сделать не позволит (ну или ваша попытка проспамить на пару тысяч адресов вызовет ненужные вопросы к вам и блокировку аккаунта до их решения).
• Вторая: при подобной рассылке важную роль играют тема письма, сам текст и другие мелочи, и если здесь вы не угадаете с первого раза, то весь труд на смарку, так как многотысячная аудитория просто не откроет ваше письмо

• Добавляйте адреса в сервис рассылок небольшими партиями - по несколько десятков.
• По каждой партии рассылайте разные письма (как минимум с различными версиями темы письма) и оценивайте результаты. Объективную статистику вы получите через 1-2 дня после отправки. Ну это в идеале)

• В-третьих, само коммерческое предложение не нужно отправлять в виде вложения. Выложите его в облако и дайте ссылку в письме. При этом в письме должен быть сопроводительный текст. Что это за текст?

• В-четвертых, огромное внимание уделите теме письма. В ней ни в коем случае нельзя писать «Коммерческое предложение», «Потенциальному партнеру» и так далее. Тема письма должны быть яркой, привлекательной, такой, чтобы при прочтении письмо захотелось открыть. Так что используйте следующие приемы:

• Ставьте в тему письма любой заголовок из тех, что мы вам предлагали, тестируйте и выбирайте лучший вариант
• Пользуйтесь этой отличной фишкой, которая нам дает при рассылке КП чуть ли не 80% открытий писем: Составляйте тему письма по следующей формуле:

А еще добавьте перед темой "Re:" - процент открытий сильно повышается.

• В-пятых, всегда подписывайте письмо, оставляйте свои реальные контакты и отправляйте письма с реального адреса, на который клиент может ответить.
• В-естых, не бросайте клиента после первого письма. Через 4-5 дней отправьте ему напоминание о вашем предложении, спрашивайте, рассмотрел ли он его, принято ли решение, есть ли вопросы.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – это письмо информационного характера, которое устанавливает для получателя суть коммерческого предложения, а так же выявляет основные его моменты и определяет четкий порядок работы с ним.

Отправить коммерческое предложение можно конкретному лицу либо шаблонно распространяться среди возможных партнеров (клиентов). Если письмо, сопровождающее коммерческое предложение составлено грамотно, то это принесет Вам успех в выборе Вас потенциальным партнером.

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению?

В сопроводительном письме необходимо указать следующее:

• реквизиты получателя (указываем, если отправляем конкретному лицу);
• проставить дату составления;
• написать обращение (указываем, если знаем полное имя и отчество получателя).

Сопроводительное письмо должно быть сформулировано в такой форме, чтобы смысл был понятен получателю, и ему захотелось бы ознакомиться с коммерческим предложением. Если получателю известен факт отправки коммерческого предложения, то ситуация упрощается – указываем в отправляемом письме, что направляем документ на рассмотрение либо направляем коммерческое предложение по Вашему запросу. Отправитель просит адресата изучить данное предложение и предоставить ответ о готовности сотрудничать.

Однако, чаще получатель не ждет Вашего предложения, поэтому необходимо привлечь его внимание парой строк. Как правило, текст начнем со слов – направляем Вам на рассмотрение коммерческое предложение. Затем кратко описываете чем конкретно Вы занимаетесь: какую продукцию (товары) предлагаете, оказываемый вид услуги (работы) и т.д. Так же указываем название организации (фирмы, компании), ее сфера деятельности.

Добро пожаловать на журнал о бизнесе и финансах «Rabota-Tam».

Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:

• не обременять коммерческое предложение большими объемами информации;
• ознакомить с содержанием основного документа.

Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.

Руководство по написанию сопроводительного письма

Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.

Поприветствуйте адресата.

Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.

Например:

• «Здравствуйте, уважаемая Элеонора Валентиновна!»;
• «Добрый день, Вас приветствует/беспокоит… ».

Представьтесь.

Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.

Например:

• «Меня зовут Элеонора Валентиновна. Я директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», мы беседовали с Вами посредством видеосвязи в субботу в 13:30»;
• «Вас приветствует компания «Суперлеггинс» – ведущий производитель леггинсов на российском рынке».

Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.

При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.

Например:

«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:

• широчайший выбор леггинсов премиум класса по доступным ценам;
• бесплатную доставку в любой населенный пункт РФ;
• 15% скидки на весь модельный ряд».

Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.

Например:

• «В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение… »;
• «Во вложении ознакомьтесь с условиями получения дополнительных скидок… ».

Мотивируйте адресата к действию.

Например:

• «Возникли вопросы? Обратитесь к нам по адресу… »;
• «Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру … ».

Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.