Бухучет инфо. Бланк товарной накладной и правила его заполнения Товарная накладная торг 12 excel

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

• подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
• количества,
• цены,
• общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

• сотрудник, отпускающий товар,
• главный бухгалтер,
• человек, принявший его.

В сферу бухгалтерской деятельности входит управление хозяйственными операциями предприятия. В связи с этим каждый сотрудник бухгалтерского отдела должен знать различные тонкости заполнения документов, цель которых существенное упрощение организации трудовой деятельности. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое товарная накладная ТОРГ-12, также различные нюансы заполнения этого акта.

Особенности унифицированной формы ТОРГ -12

Начать разговор об особенностях рассматриваемого документа необходимо с изучения его структуры. Подобные бумаги имеют особенную важность при грузоперевозке готовой продукции. Товарная накладная является официальным свидетельством передачи товара и товарно-материальных ценностей, от одного юридического лица другому.

Необходимо обратить внимание на то, что этот вид документа составляется организацией, выступающей в роли продавца, в нескольких копиях . Первая копия остается у продавца, а вторая отдается лицу, несущему ответственность за осуществление перевозок. Согласно действующему законодательству Российской федерации, каждый факт, происходящий в рамках хозяйственной деятельности компании, должен иметь документальное оформление. В данном случае, именно товарно-материальная накладная играет роль первичной документации для учета.

Бланк ТОРГ-12 используется в качестве основания для оформления списания товара, а также подтверждением факта получения товарно-материальных ценностей.

Как выглядит подобный бланк

Данный документ, использующийся в бухгалтерской деятельности, имеет два вида написания – горизонтальный (альбомный) и вертикальный (книжный). Единый регламент и общепринятая форма заполнения подобных бланков отсутствует – поэтому допускается использование любого из вышеуказанных форматов. Параметры печати и отдельные функции выставляются в текстовом редакторе, на котором набирается данный бланк.

Единая форма товарных накладных была отменена в две тысячи тринадцатом году. Несмотря на это, большинство предприятий до сих пор используют ранее утвержденный формат. Приведенный ниже пример накладной, построен именно на ранее отмененном регламенте.

Также необходимо обратить внимание на то, что действующее законодательство разрешает управлению предприятий использовать индивидуальную форму товарных накладных, структура которых построена с учетом нужд компании.

Утверждение формы составления первичной документации осуществляется руководством предприятия. Нередко данная обязанность возлагается на плечи уполномоченного лица, который занимается ведением бухгалтерского учета. Образец накладной разрабатывается предприятием (индивидуальным предпринимателем) с учетом различных нюансов деятельности компании.

Как должна выглядеть форма

Заполнение подобного бланка не составит труда как для индивидуального предпринимателя, так и должностного лица организации. Однако при заполнении, необходимо учитывать определенные правила, которые позволяют ориентироваться в правильном предоставлении информации. Данные правила включают в себя семь обязательных позиций. В том случае, если одна из нижеприведенных позиций не указана, заполненный документ не имеет юридической силы.

К перечисленным ниже обязательным позициям следует подойти с повышенным вниманием:

• название и порядковый номер документа;
• дата составления;
• наименование субъекта экономики, что ответственен за создание бланка;
• свидетельство факта ведения хозяйственной практики;
• определение величины результата хозяйственной деятельности;
• указание должности лица, занимающегося составлением сделки;
• фамилия и инициалы, а также печати фирм, осуществляющих сделку.

Все вышеуказанные пункты должны в обязательном порядке присутствовать в полностью заполненном бланке. При отсутствии одной из перечисленных позиций, товарная накладная теряет свою юридическую силу. Также следует обратить внимание, что предоставление недостоверных данных, может повлечь за собой уголовную ответственность.

Как заполняется унифицированная форма

Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. В первую очередь заполняется шапка бланка, которая расположена в самом верху. Данная форма заполняется в двух экземплярах, где первый предназначен для продавца, а второй для покупателя. Порядковый номер заполняемого акта должен полностью соответствовать нумерации документации. Далее следует указать дату заключения сделки.

После этого заполняется раздел, посвященный отправителю груза. Здесь указываются реквизиты организации, которая осуществляет продажу товара. При отсутствии посредников, занимающихся грузоперевозкой, продавец выступает в роли «поставщика». Следует отметить, что при наличии третьих лиц в виде транспортной компании, в данной графе обозначаются их реквизиты.

Пункт «структурное подразделение» заполняется только в случае необходимости. В разделе «Получатель/Плательщик» отмечаются реквизиты предприятия, выступающего в роли покупателя.

Далее следует указать юридические данные обеих организаций. Здесь следует привести информацию о названии компании, указать руководителя, а также указать адрес и контактный телефон. После того как накладная будет заполнена, она заверяется подписью уполномоченных лиц или непосредственно руководителями обеих организаций.

Особенности заполнения

Несмотря на то что единые привила заполнения ТОРГ-12 отсутствуют, при заполнении бланка необходимо учитывать определенные нюансы. В строке с реквизитами следует указать номер ОКПО. Помимо этого, необходимо указать вид, однако, как показывает практика - это поле остается незаполненным. В графе основание, отмечается необходимый параметр, «счет» или «договор».

Особо следует отметить графу «вид операции», так как в данное поле информация не вводится.

Список групп товарно-материальных ценностей

В стандартизированной накладной ТОРГ-12, имеется специальная таблица для указания списка товаров. Приведенная таблица должна быть заполнена в строгом соответствии с оглавлениями полей:

1. Платежное поручение – в этом поле нужно указать порядковый номер продукции. Для заполнения этой графы используется специально отведенный порядок.
2. Наименование – здесь следует привести перечень данных, требующихся для заполнения документов. Здесь перечисляются название товара, потребительские характеристики, сорт и артикул. Если при товарообороте, каждому продукту присваивается уникальный артикул, то следует заполнить каждую графу. Если артикул отсутствует, то следует поставить прочерк.
3. Код – указанное поле не заполняется, вместо этого ставится прочерк. Данный раздел таблицы является дополнением к названию товара и используется для идентификации продукции.
4. Единицы измерения – здесь следует указать наименование продукции и определенные параметры.
5. Вид упаковки – чаще всего данная графа также не заполняется.

В столбцах под номером десять, одиннадцать и двенадцать указывается количество отправляемой продукции, стоимость единицы товара, и общая сумма без вычета налоговых обложений. С тринадцатого по шестнадцатый столбец следует ввести такие значения, как ставка налоговых обложений, сумма рублей и общий результат с учетом НДС. В шестнадцатом столбце следует указать сумму параметров, указанных в 8-15 столбцах.

Дополнение

Товарная накладная ТОРГ-12 – первичная документация, требующая определенного времени на правильное заполнение. При заполнении определенных граф, необходимо тщательно проанализировать их структуру. Неправильное заполнение документа может привести к тому, что он потеряет юридическую силу. Нередко к данному бланку прикрепляются дополнительные приложения, однако подобные бумаги почти никогда не заполняются.

В таких полях, как «масса груза», «всего мест» и «приложение», следует поставить прочерк. Единственное поле, которое заполняется в приложениях, графа «отпущено». В этой графе следует указать конечную сумму, потраченную на приобретение товарно-материальных ценностей. Ниже приведен образец накладной на товар, который содержит в себе правильно составленную структуру.

Подписи сторон

В рассматриваемом документе имеется несколько граф, которые обязаны быть заполненными лицами, обладающими определенным уровнем ответственности. К данной категории относятся люди, в чьи трудовые обязанности входит разрешение отпуска товарно-материальных ценностей.

Также в этих графах, должна стоять подпись работника бухгалтерского отдела, в чьи обязанности входит оформление документации, связанной с выполнением хозяйственных операций. Также в товарной накладной должна стоять роспись сотрудника, осуществившего отпуск товара со склада предприятия, выступившего в роли продавца.

Нюансы, связанные с получением ТМЦ

Товарная накладная - это первичный документ, для осуществления хозяйственной деятельности. Согласно правилам, указанным в текущем законодательстве, товар может получить не только сам покупатель, но и доверенное лицо. Однако при составлении документов, необходимо в обязательном порядке указать доверенного субъекта.

Данный документ закрепляется за предприятием, выступающим в роли продавца. При получении товарно-материальных ценностей доверенным субъектом, в товарной накладной заполняются следующие поля:

1. Порядковый номер договора - где отмечен номер соответствующего документа. При отсутствии такого номера, следует указать дату составления договора.
2. Выданной - в этой графе следует указать наименование организации, осуществившей выдачу доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
3. Груз принял - здесь следует указать реквизиты получателя документа и товарно-материальных ценностей.

Следует обратить внимание на то, что доверенность на получение груза наделяет доверенное лицо правом, своевременно приобрести товарно-материальные ценности. Система получения груза рассматривается в индивидуальном порядке.

Отгрузка товарно-материальных ценностей

Инструкция отгрузки ТМЦ, говорит о том, что отгрузка товара осуществляется только после предъявления получателем всех необходимых документов. Данный момент требует особого внимания, так как при отсутствии необходимых актов, значительно увеличивается риск отгрузки товаров лицам, не являющимися покупателями.

Одним из документов, позволяющих организациям оформлять и фиксировать переход прав собственности на продаваемый ими товар или товарно-материальные ценности (ТМЦ) является товарная накладная. Этот документ бухгалтерского учета относится к первичным и считается неотъемлемой частью для большинства сделок купли-продажи ТМЦ.

Организация может самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности бланк накладной, указав в нем все обязательные реквизиты (наименование, цена, количество и общая стоимость товара, сумма НДС, реквизиты сторон, подписи уполномоченных лиц, печати организаций). Но в этом случае нет никаких гарантий, что данный документ полностью устроит налоговых инспекторов.

Для избежания различных налоговых недоразумений организациям в качестве товарной накладной рекомендуется использовать унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от от 25 декабря 1998 г. № 132.

Заполнение и оформление ТОРГ-12

Следует помнить, что все первичные документы в бухгалтерском учете должны составляться в момент совершения операции или сразу после неё. Поэтому дата составления накладной должна совпадать с датой отгрузки товара.

Содержание строки "Грузоотправитель" зависит от того, кто является отправителем ТМЦ:

• если сторонняя организация, действующая на основании договора - тогда в строке прописываются её реквизиты в соответствии с учредительными документами;
• если структурное подразделение поставщика - в строке указываются реквизиты и адрес местонахождения данного подразделения;
• если поставщик товара - указываются реквизиты поставщика, в соответствии с учредительными документами.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.

Все данные, указанные в сводной таблице товарной накладной, должны соответствовать данным из .

Со стороны продавца документ должен быть заверен печатью и подписан работниками, разрешившими и осуществившим отпуск груза, а также главным бухгалтером.

Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому, при разработке собственного бланка товарной накладной допускается расширение, сужение, а также включение дополнительных граф и строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.

При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы ТОРГ-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ -

Главным документом, по которому право собственности на ТМЦ в соответствии с договорами купли-продажи и поставкам переходит к покупателям, является накладная. По ней продавец производит отгрузку товара получателю, списывая его со своего склада, а покупатель принимает его к учету. Многие договоры предусматривают условие о ее заполнении в обязательном порядке.

Существует несколько видов накладных: товарно-транспортные, транспортные, товарные.

Товарно-транспортные накладные составляются в основном, когда доставка ТМЦ осуществляется грузоперевозчиками. Они включают товарный и транспортный разделы, которые необходимы для урегулирования взаимоотношений грузоотправителя и грузополучателя, заказчика и перевозчика.

Транспортная накладная составляется, когда производится доставка товара покупателю. Она является сопроводительным документом. Даже если заполняется ТТН, ее необходимо оформлять в обязательном порядке. Ее выписка не требуется, если транспортировку осуществляет сам покупатель.

Товарная накладная - это документ, отражающий переход права собственности на товар при купле-продаже и поставке. Она, в основном, используется в торговле. Тем не менее налоговые органы настаивают на ее составлении на предприятиях других сфер деятельности, которые осуществляют реализацию материальных ценностей. Разрешается ее не оформлять, в случае если .

Товарная накладная выписывается в двух экземплярах продавцом ТМЦ, после подписания ее покупателем первый документ возвращается передающей стороне, а второй остается у принимающей.

Организация имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа или использовать унифицированную форму ТОРГ-12. Если фирма применяет собственный документ накладной, то в соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету он должен обязательно содержать наименование документа и дату составления, название организаций, содержание операции, стоимостные и натуральные единицы измерения, данные и подписи ответственных должностных лиц.

Однако, налоговые инспекторы при проверках требуют использовать стандартный документ. Во избежания штрафов главному бухгалтеру рекомендуется консультироваться по вопросам как заполнить товарную накладную с налоговой.

В специализированных программах по бухгалтерскому учету в составе документов присутствует именно унифицированная форма торг 12.

С 2015 года для упрощения документооборота между собой, компании могут применять универсальный передаточный документ, который представляет собой расширенную версию товарной накладной, составленной на базе счет-фактуры. Он заменяет собой использование счет-фактуры и накладной ТОРГ-12.

Несмотря на то что в этот документ можно вносить изменениями, его охотно принимают налоговики. Если фирма применяет данный документ для налогового и бухгалтерского учета, в верхнем левом углу ставится статус «1». Для использования УПД как передаточного документа, нужно указать статус «2».

Товарная накладная образец заполнения

Рассмотрим заполнение товарной накладной подробнее.

Ниже указываются наименование и все необходимые данные грузополучателя товара. Им могут выступать опять же покупатель, его структурное подразделение, или другая организация, действующая на основе договора.

В строке «Основания» нужно указать название документа, в силу которого производится поставка товара, а также его номер и дата. Им могут выступать договор поставки, купли-продажи, счет, наряд-заказ и т. д. Здесь же заполняются сведения транспортной накладной - номер и дата, которая составляется в качестве сопроводительного документа при перевозке груза.

Затем документу присваивается номер по порядку, и указывается дата составления.

Табличная часть товарной накладной включает в себя графы с наименованием материальных ценностей, его номенклатурным номером, единицами измерения, количеством, видом упаковки, массой, ценой за единицу, суммой без НДС, ставкой и суммой НДС, а также общей стоимости товара с учетом НДС.

Заполняя эти данные, бухгалтер должен помнить, что они должны строго соответствовать выписанному счету фактуре. При заполнении единиц измерения и их кодов необходимо пользоваться справочником ОКЕИ. Только при этом условии у организации не возникнет недоразумений с проверяющими.

Ниже прописью заносятся данные о количестве листов и наименований в ТОРГ 12, массе брутто и нетто, количестве мест, которые занимает товар.

Если с товаром следуют сопроводительные документы (паспорта, сертификаты, и другие), необходимо заполнить соответствующие строки.

В строке «Всего отпущено на сумму» прописывается общая стоимость отгруженных ТМЦ.

Н акладная торг 12 должна включать подписи директора, главного бухгалтера и лица, производившего отпуск товара, с расшифровкой должностей и личных данных. Внизу справа грузополучатель расписывается в приемке товара с указанием должностей и Ф.И.О.

Нюансы заполнения некоторых товарных накладных

Грузополучателем может выступать филиал юридического лица или обособленное подразделение. В этом случае в строке «Грузополучатель» нужно указывать данные подразделения или филиала, а в «Плательщик» – наименование и реквизиты головной компании.

Записывая данные в графу «Ставка налога», нужно помнить для целей налогового учета, если предприятия находится на УСН или освобождено от налогообложения по НДС, нужно писать «Без НДС», в случае если применяет виды деятельности, для которых действует ставка 0% - 0%.

При получении товара со стороны покупателя, накладную ТОРГ 12 может подписывать лицо, не являющееся ее руководителем. В этом случае к товарной накладной необходимо обязательно прикладывать доверенность, а в правом нижнем углу заполнять ее реквизиты и личные данные лица, подписывающего ее.

Скачать бланк товарной накладной торг 12

.