Автоматизация документооборота в организации. Автоматизация документооборота на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия.

Сегодня, в век высоких технологий, особое внимание уделяется информации и ее обработке. Согласно ГОСТ 24.003-84 "Автоматизированные системы управления. Термины и определения" автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно к требованиям систем организационного управления АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального или коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления. С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, отправлять и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная ориентация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Локальные сети, на основе которых могут функционировать различные комплексы АРМ, как в рамках отдельных подразделений, так и на уровне смежных выполняемых функций, реализуемых различными подразделениями, являются базой для организации взаимосвязи отдельных АРМ в систему сбора, обработки информации и принятия решений в сфере управления конкретным объектом

В условиях современной жизни требуется ускорение процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

возможность ввода информации в ЭВМ;

возможность вывода информации на экран монитора, принтер

или другие устройства вывода.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ отвечает следующим требованиям:

своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

минимальное время ответа на запросы пользователя;

адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

надежность и простота обслуживания;

терпимость по отношению к пользователю;

возможность быстрого обучения пользователя;

возможность работы в составе вычислительной сети.

Целью дипломного проекта является разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера на предприятии ООО «Маско-Гласс». Все работы, выполняемые менеджером по заказам на данной фирме, непосредственным образом связаны с обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот, который основан на старых принципах делопроизводства.

Основными недостатками существующей технологии являются:

Низкая оперативность доступа к информации;

Затрудненность мониторинга работы сотрудников;

Чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.

Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности предприятия «Маско-Гласс». Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более оперативной работы менеджера по заказам и связи его с другими сотрудниками.

Ожидаемыми результатами реализации данной цели являются:

· сокращение бумажного документооборота;

· повышение производительности труда;

· сокращение времени обработки входных документов;

· наличие базы клиентов, которые пользуются услугами предприятия «Маско-Гласс» и базы поставщиков, чьими товарами пользуется предприятие;

· получение оперативных данных для принятия управленческих решений;

· уменьшение трудоемкости составления отчетности.

В первой главе дипломного проекта рассматривается существующая технология обработки заказов и работы всех сотрудников в частности, выявлены недостатки и предложена новая схема реализации данных процессов в виде внедрения нового программного продукта. Также в первой главе был проведен анализ существующих программных продуктов.

Вторая глава содержит информационную модель, описание входной, результатной и нормативно-справочной информации; приведены экранные формы и основные этапы работы с ними.

В третьей главе описан выбор метода и расчет показателей экономической эффективности проекта.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. Управление базируется на информации.

Информация - латинское informatio, разъяснение, изложение, сведение, - одно из наиболее общих понятий, используемых человеком довольно давно. До начала ХХ века оно не вызывало никаких вопросов и было обычным словом в человеческом общении. Однако с развитием технических средств коммуникации - телефонии, радиосвязи и звукозаписи, основное назначение которых передача информации, встал вопрос об её оптимальной, неискаженной передаче.

В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Кроме информационных систем есть компьютерные системы управления всевозможными производственными процессами, системы контроля различных показателей процессов либо продукции назовём их системами автоматизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Итак, система автоматизации бизнес-процесса - это связанная совокупность аппаратно-програмных компонентов (модулей) обеспечивающих автоматическое управление, контроль и обработку технических данных определённых функций или бизнес-процессов в целом. Как видите, в отличие от информационной системы, система автоматизации ещё может иметь и аппаратные модули, это могут быть различные манипуляторы, подъёмники, роботы и т.п. и предназначена в основном для управления и контроля за процессами жизненного цикла продукции.

И информационная и система автоматизации бизнес-процесса относятся к компьютерным системам. Под компьютерной системой мы подразумеваем систему, в которой основными функциональными и управляющими элементами являются компьютеры с проинсталлированными на них программными или аппаратными средствами. Для коммуникации всех частей такой системы обычно используется локальная сеть (intranet) или Internet.

Интранет - это информационная система, внутренний сайт организации, предоставляющий сотрудникам доступ к информации о компании, ее подразделениях, контактах сотрудников, общим документам и документам отдельных подразделений, а также к внутренним сервисам, таким как обработка заявок, электронный архив документов, согласование документов (Приложение 1 ).

То есть, Интранет - это использование протоколов Интернет для обмена данными и построения единой информационной системы на http - одном из самых популярных протоколов Интернета. Интранет-системы оптимизируют и ускоряют процесс документооборота и управления бизнес-процессами внутри организации, обеспечивают удаленным сотрудникам доступ к корпоративной информации в защищенном режиме из любой точки мира.

Немаловажным фактором в построении любой информационной или системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - это коммерческая организация со статусом юридического лица, создаваемая одним или несколькими участниками. Участниками могут быть как физические, так и юридические лица. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и размер доли каждого из них определяется учредительными документами (учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом. Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников, определяются учредительными документами.

Предприятие ООО «Маско-Гласс» занимается изготовлением стеклопакетов.

Стеклопакет - это герметичное соединение двух или более листов стекла в единую. Фиксированное расстояние между стеклами (дистанцию) обеспечивают, используя полые алюминиевые дистанционные рамки, которые с помощью бутила «крепятся» к стеклу, создавая при этом дополнительный слой герметизации.

Предприятие «Маско-Гласс» представляет на рынке следующие виды продукции:

Однокамерные стеклопакеты

Двухкамерный стеклопакет

Энергосберегающие стеклопакеты

Тонированные стеклопакеты

Стеклопакеты с триплексом

Стеклопакеты непрямоугольные (фигурные)

Раскладка в стеклопакете

Наполнение стеклопакетов Аргоном.

Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «Маско-Гласс»

Предприятие «Маско-Гласс» - федеральная сеть заводов по производству стеклопакетов. Заводы компании расположены в трех городах: Волгоград, Воскресенск (Московская область) и Саратов.

Предприятие основано в 2005 году и начало свою деятельность в Волгограде. Изначально она создавалась как торговая компания, но в 2006 году было принято решение об изменении направлении деятельности, и открыт первый завод по производству стеклопакетов в г.Волгограде, там же был открыт и центральный офис. Уже к концу 2007 года «Маско-Гласс» стал безусловным лидером производства стеклопакетов в Московской области.

Для реализации амбициозных проектов предприятию требовалось не только активное расширение производства, но и выход на новые рынки. В 2007 году компании удалось увеличить объемы производства в два раза, что укрепило ее позиции в регионах и заложило основы масштабной региональной экспансии.

Предприятие вышло на лидирующие позиции рынка стеклопакетов. В этот же период в структуре холдинга появились два новых подразделения. Для улучшения сервисного обслуживания клиентов была создана собственная транспортно - логистическая система. А новое оборудование и приобретенный опыт работы со сложными видами стекол легли в основу создания подразделения архитектурно- проектного остекления. В феврале 2008 г. был введен в действие завод в г.Саратове. В это же время компания инвестировала средства в создание единой ИТ -инфраструктуры, внедрение которой позволило значительно повысить качество и уровень сервиса.

В 2009 году предприятие «Маско-Гласс» приступило к строительству предприятия по производству стеклопакетов в г.Воскресенске. В этот же период доля компании на рынке архитектурно-проектного остекления Центрального региона России составила более 10%, а общий объем производства стеклопакетов превысил 3 млн. кв. метров.

В конце 2010 году в г.Воскресенске была поставлена вторая линия по производству стеклопакетов, а в конце 2011 и третья.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Маско-Гласс»-производство.

Сфера деятельности: изготовление и продажа стеклопакетов.

Численность организации: 80 человек.

Предприятие имеет следующую организационную структуру:

Рисунок 1. Организационная структура предприятия.

Должностные обязанности:

Директор:

· Заключение договоров с поставщиками;

· Контроль общего состояния предприятия;

· Ведение финансовой политики предприятия;

· Принятие организационных решений;

· Подписание финансовых документов;

· Наем и увольнение персонала;

· Подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

· Подготовка отчетности;

· Анализ работы фирмы;

· Работа с банком;

· Подписание основных финансовых документов;

· Ведение налоговой отчетности;

· Сведение годового баланса;

· Контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

· Подготовка квартального отчета;

· Подготовка документов во внебюджетные фонды;

· Начисление отпускных и заработной платы;

· Ведение месячных и квартальных отчетностей;

· Ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

· Ведение складского учета;

· Оформление первичной финансовой документации;

· Оформление счетов-фактур;

· Выдача заработной платы;

Начальник производства:

· Организует техническую подготовку производства;

· Осуществляет лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием производства, соблюдением на производстве проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Отдел продаж:

· Реализация планов компании по увеличению объёмов продаж;

· Поддержание и развитие клиентской базы;

· Переговоры с первыми лицами компаний клиентами;

· Систематизация взаимодействия склада с отделом продаж;

· Анализ количества товара на складе, составление заявок, планирование объёма товара на текущий месяц;

· Принимать и обрабатывать заявки; консультировать клиентов по вопросам качество продукции, цены, условий оплаты и доставки.

Отдел снабжения:

·Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д. ;

· Контролировать правильность и своевременность исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

·Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации;

·Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;

·Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.

Менеджер по продажам (заказам):

· Поиск необходимого товара по поставщикам;

· Обеспечение транспортом;

· Доставка товара со склада поставщика;

· Консультация клиентов по товару;

· Оформление заказа;

· Оформление заказов по договорам;

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по оформлению заказа, что является предметной областью исследования дипломного проекта.

Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам, производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара со склада поставщика (т.е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смол, так же следит за складом готовой продукции. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности менеджера по закупкам и продажам входит поиск и консультация клиентов по готовой продукции.

1.2 Информационная система предприятия ООО «Маско-Гласс»

Для примера приведем структуру корпоративной информационной системы, которое, может лечь в основу концепции любой организации (Приложение 2).

Корпоративная информационная система состоит из различных модулей, которые, в принципе, тоже являются системами. Схема строилась из расчёта на то, что в организации уже внедрён ряд систем, связанных между собой. Функционирование и взаимодействие всех элементов системы обеспечивает максимально оперативное принятие решений на основе фактов, распространение информации по её потребителям, автоматизацию большинства производственных и управляющих функций. Все элементы системы связаны между собой различными информационными потоками.

Корпоративная компьютерная система имеет 3 уровня:

Стратегический уровень - уровень руководителя предприятия, здесь находится информационный модуль топ-менеджмента представляющий руководителю сводную информацию о внешней и внутренней среде организации, отсюда руководитель ставит стратегические цели для бизнес-процессов своего предприятия. Руководитель предприятия читает одну страницу, форму и наполнение которой он может подстроить под себя. Данный уровень характеризуется небольшим потоком внутренней информации ибо это только сводные данные о функционировании предприятия и конечно же потоком информации из внешней среды.

Тактический уровень - уровень менеджеров процессов и менеджеров среднего звена. Включает в себя систему планирования ресурсов или так называемую ERP-систему, информационный модуль менеджера и систему сбора информации от потребителей (CRM). Важнейшим элементом этого уровня является система информирования - очень важно чтобы заинтересованные стороны такие как - персонал, акционеры, потребители, партнёры, общество имели информацию о предприятии и процессах, которые в нём происходят и имели доступ к этой системе. Такая система повышает гибкость и скорость работы предприятия, а так же позволяет свести к минимуму процент получения информации из сплетен, снижает риск искажения информации. Очень удачным примером такой системы может быть Web-портал предприятия. В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 году: EIP это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации. Тактическому уровню присущ большой поток информации, поскольку это своего рода «золотая середина» или «мозговой центр» предприятия, сюда стекается и здесь анализируется практически вся информация о внутренней и внешней среде предприятия.

Оперативный уровень - уровень жизненного цикла продукции, сюда входят различные системы автоматизации процессов, системы контроля, мониторинга т.е всё что связано с продукцией. Уровень насыщен потоком данных, именно здесь данные превращаются в информацию. Различные показатели информации преобразовываются в графики, таблицы и базы данных, которые в свою очередь служат фундаментом для тактического и стратегического уровня компьютерных систем предприятия.

Информационный модуль топ-менеджера, информационный модуль менеджера, система информирования, система сбора информации от потребителя, система мониторинга бизнес-процессов и модуль мониторинга продукции в совокупности являю собой - информационную систему менеджмента.

Основные задачи, которые призвана решать эта система это:

§ Определение удовлетворённости требований и ожиданий заинтересованных сторон - потребителя, персонала, акционеров, общества в целом;

§ Оценка уровня качества продукции (услуг);

§ Оперативный мониторинг показателей бизнес-процессов;

§ Информирование заинтересованных сторон о продукции и деятельности предприятия;

§ Обеспечение оперативного доведения целей, задач, планов до исполнителей.

Немаловажным фактором в построении любой информационной системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.3 Экономическая сущность задачи

Работа менеджера по оформлению заказа представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Маско-Гласс» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Маско-Гласс» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по оформлению заказа позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование информации;

· максимально сократить количество бумажных документов;

· облегчить получение различных аналитических отчетов.

1.4 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода продукции, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку продукции) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, цены на продукцию, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия той или иной продукции на складе.

Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.

Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.

Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке продукцию, которая есть на складе.

Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет реализации продукции в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки продукции и предъявления покупателям расчетных документов.

Оформление заказа и продажа продукции происходит по следующей схеме:

Рисунок 2. Схема информационных потоков предприятия.

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заказ у менеджера (сбрасывает по факсу, договаривается по телефону или приезжает сам).

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заказ на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленный заказ поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заказ поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена для решения автоматизации повседневной работы менеджера по заказам. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится продажа товаров, закупка товаров, перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

В дипломном проекте мы исследовали работу менеджера по оформлению заказа и определили цели и задачи.

Задачей является упростить работу менеджера и тем самым ускорить документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается.

Цель проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Маско-Гласс» автоматизированы система ведения заказов и контроль их выполнения, учет поступления и продажи стеклопакетов. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, все о стеклопакетах.

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

информация, связанная с приемом стеклопакетов на склад;

информация, связанная с отгрузкой стеклопакетов со склада;

информация, отражающая состояние на складе;

Данная информация фиксируется на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

1.5 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта - Разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о материалах, поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разрабатываемой системы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.5.1 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, стеклопакетов, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов , в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по заказам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного проекта, даст возможность решить ряд существенных задач на предприятии ООО «Маско-Гласс»:

1. изменения в функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией, формированием и выдачей информации, а также связанных с оформлением различного рода документов.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные;

2 . источниками поступления информации будут являться внешние источники электронного и бумажного типа. Периодичность поступления информации зависит на прямую от клиентов, которые в любой момент могут сделать заказ;

3. порядок ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом. При регистрации нового заказчика при оформлении заказа заполняются следующие формы: ФИО клиента, персональные данные, личные данные и номер телефона. (Таблица 1).

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

При оформлении заказа на изготовление стеклопакетов заполняются следующие формы: вид продукции, размер, количество (Таблица 2.).

Таблица 1.

Таблица регистрации заказчика

Таблица 2.

Таблица заказов

Формула и толщина стеклопакета - по желанию заказчика.

Ниже представлен прайс-лист на стеклопакеты, по которым заказчик может сделать заказ.

* Все наценки применяются к базовой стоимости изделий. По желанию клиента осуществляется доставка по Москве и Подмосковью собственным транспортом.

Всю информацию, с которой работает предприятие, можно разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой справочники, наиболее редко изменяемые.

В данной системе существуют следующие справочники:

· «Заказчик» - справочник, в котором указана информация о заказчике.

· «Услуги» - справочник, в котором указаны все услуги, предоставляемые предприятием (наполнение аргоном, тонировка);

· «Изделие» - справочник перечня продукции;

Все справочники реализованы отдельными таблицами базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация . Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной информации. Входной информацией на предприятии ООО «Маско-Гласс» являются: бланк заказа, счет от поставщиков, счет-фактура и накладная.

Выходная информация . Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной задачей, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения. Для предприятия основными выходными документами являются: счет для заказчика, счет-фактура и накладная.

При поступлении входной документации, она регистрируется в подсистеме «Документооборот», а потом распределяется либо в подсистему «Изделие», либо в подсистему «Услуги».

В каждой из подсистем предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

1.6 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время компьютеризация и автоматизация предприятий в России проникает во все сферы деятельности. Практически на каждом малом предприятии имеется в наличии компьютер, принтер и другие средства автоматизации, и, следовательно, имеется определенная автоматизированная система бухгалтерского, финансового, управленческого учета. С помощью автоматизированной системы намного удобнее осуществлять многие основные операции, необходимые для эффективной работы предприятия, например, оформлять первичные документы, вести учет продаж и покупок, формировать отчеты в налоговые органы и др.

В основе современных интегрированных систем автоматизации лежит использование компонентов, которые удовлетворяют таким свойствам, как открытость, стандартизация, масштабируемость, типизация решений, комплексность подхода.

Открытость. Открытость стандартов на системы автоматизации означает отсутствие патентов или авторских прав на спецификацию стандарта и его расширение, отсутствие лицензионной платы за использование стандартов, широкую доступность всех специалистов к разработке, производству и использованию продукции в данном стандарте. Открытость означает гибкость архитектуры системы автоматизации, дружественность пользовательского интерфейса, возможность взаимодействия с другими системами за счет совместимости широкого спектра стандартизированных изделий и программных продуктов на разных уровнях.

Стандартизация . Стандартизация предполагает использование компонентов систем автоматизации, основанных на существующих стандартах для программных и технических решений. Применение стандартов при создании системы автоматизации является показателем ее качества, гарантирует пользователю современный технический уровень и преемственность системы в процессе ее дальнейшего развития и модернизации.

Масштабируемость систем . Следование принципу использования стандартов для компонентов и решений позволит создавать масштабируемые, наращиваемые системы автоматизации, наиболее соответствующие целям и задачам, стоящим перед ними.

Масштабируемость позволяет создавать и модернизировать системы автоматизации с минимальными средствами, обеспечивающими необходимые функции.

Типизация решений . Типизация системных решений должна быть заложена в основу каждой создаваемой системы автоматизации. Следование этому принципу позволит иметь обозримый набор, как компонентов, так и решений, что позволит экономить на запусках компонентов и внедрении систем.

Комплексность подхода . Комплексный подход к системам автоматизации подразумевает не только традиционный (объектовый) подход, но и целевой, ориентированный на использование средств автоматизации разного уровня для достижения конкретных целей (снижение энергозатрат, себестоимости продукции, повышение качества продукции и услуг).

На российском рынке информационных технологий представлены системы автоматизации, отличающие друг от друга по классу и идеологии, построенные на несовместимых друг с другом протоколах, интерфейсах и контроллерах.

В настоящее время на рынке компьютерного программного обеспечения существует достаточное количество различных программных продуктов, предназначенных для решения поставленных передо мной задач.

1.7 Обоснование проектных решений

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств программного и информационного обеспечения. Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

.7.1 По техническому обеспечению (ТО).

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

На стадии проектирования АРМ необходимо четко формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей и эргономическими параметрами устройств. Это обуславливается тем, что возможности разрабатываемого АРМ в большей степени зависят от базовых характеристик ЭВМ.

Основным устройством ПЭВМ является микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций, содержащихся в программе. В настоящее время наибольшее распространение получили 64-разрядные микропроцессоры. Разрядность означает длину рабочего слова в двоичном коде. Микропроцессоры также различаются по тактовой частоте, с которой они работают. Чем больше тактовая частота и разрядность, тем выше производительность процессора. Выполнение нескольких десятков миллионов операций в секунду является обычным делом для ПЭВМ.

Производительность ПЭВМ зависит также и от количества памяти, с которой она работает. Память бывает основная и внешняя. Основная память состоит из двух компонентов: постоянного запоминающего устройства (ROM или ПЗУ) и оперативного запоминающего устройства (RAM или ОЗУ). В ОЗУ хранится динамическая информация программы и обрабатываемые данные. При выключении питания содержимое ОЗУ теряется. ПЗУ, как правило, гораздо меньше ОЗУ, информация в нем хранится постоянно и ее изменение либо вообще невозможно, либо возможно только при помощи специальных устройств (программаторов ПЗУ). Емкость памяти 64-разрядных ЭВМ как правило 512 Мб и более.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) также бывают разных типов. В настоящее время наиболее широко распространены дисковые накопители. Их можно разделить на несколько групп:

Накопители на гибких дисках (флоппи дисках). Несмотря на сравнительно низкую емкость дискет (от 1 до 3Мб) в настоящее время очень широко распространены главным образом из-за низкой стоимости.

Накопители на жестких дисках (винчестеры). Распространены также широко, как и накопители на гибких дисках, но имеют гораздо большую скорость передачи данных, большую емкость и надежность хранения информации. Стоимость винчестеров постоянно падает, а скорость, надежность и емкость (жестким диском объемом 160-200 Гб сейчас уже никого не удивишь) возрастают. Все это делает их незаменимым атрибутом любой современной ПЭВМ.

Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную автоматизированную систему, которая существенно повысит производительность труда на фирме, увеличит скорость выполнения заказов, улучшит качество обслуживания клиентов.

Существует также целый ряд других ВЗУ по разным причинам не получивших в настоящее время широкого распространения (магнитооптические диски, диски Бернулли, WORM-диски и др.).

Дисплей - основное устройство для отображения информации. Характеризуются размером экрана, максимальным разрешением и пр. Чем больше размер экрана и чем больше разрешение, тем, соответственно больше информации можно на нем разместить.

Клавиатура - основное устройство для ввода информации.

Существуют также устройства, облегчающие работу оператора, такие, как мышь, световое перо и пр. Также для ввода информации широко используются сканеры. Большое будущее за устройствами распознавания и синтеза речи, распознавания изображения.

Все устройства ПЭВМ взаимодействуют через системную магистраль. Однако из ВЗУ информация сначала должна быть переписана в ОЗУ и лишь тогда она становиться доступной процессору.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (администраторов, экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

К требованиям, предъявляемым к пользовательскому интерфейсу системы, предназначенной для решения комплекса задач, можно отнести: необходимость обеспечения работы неподготовленного пользователя, а также его работы с большим объемом информации, необходимость интенсивного ввода данных. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность оперативно обрабатывать данные. Так как АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Для нормального функционирования информационной системы фирма должна иметь как минимум три ЭВМ (по одному в каждый отдел), локальную сеть (ЛВС), выход в Internet и принтер.

Минимальные требования к аппаратно-программному комплексу проекта для функционирования системы:

· процессор Pentium-II 266 МГц и выше;

· HDD - 3 Гб и более;

· Монитор с диагональю 14 дюймов или более;

· VGA-совместимый адаптер 1 Mb видео-ОЗУ;

· Ethernet-совместимый сетевой адаптер (для ОДМ МО не обязательно);

· операционная система MS Windows 95, 98, 2000, XP;

· локальная сеть.

1.7.2 По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение характеризует состояние управляемого объекта, является основой для принятия управленческих решений и тесно связано с программным и технологическим обеспечением. Создание информационного обеспечения включает сбор экономических показателей, составление классификаторов и кодов; разработку форм первичных и сводных документов, а также конструирование состава базы данных, размещенного на машинных носителях. Документы являются основными носителями информации при компьютерной обработке. Выделяются первичные и сводные документы. Несомненным преимуществом новой информационной технологии является формирование документов при помощи компьютера, что существенно сокращает время их создания и заполнения.

На предприятии ООО «Маско-Гласс» после того, как заказ сделан, идет работа с документами:

заказчику либо выписывают счет,

либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и указываются в бланке заказа. После того, как стеклопакеты готовы, Заказчик может их забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

Для решения поставленной задачи в системе предусматриваются следующие справочники:

· «Клиенты» - справочник постоянных клиентов. Если клиента нет в списке, его обязательно регистрируют.

· «Изделие» - справочник хранения информации об изделиях, которые изготавливаются в фирме.

· «Услуги» - справочник предоставляемых услуг.

· «Материалы» - справочник о материалах, из которых изготавливаются изделия и о наличии их на складе.

Рисунок 3. Схема действий.

1.7.3 По программному обеспечению (ПО).

АРМ менеджера по заказам представляет собой Windows - приложение. Приложение работает под управлением операционной системы Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. Наиболее же оптимальной операционной системой для наших задач является Windows NT/2000/XP, так как они имеют большой ряд своих версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных операционных систем являются:

более простая установка системы. Возникающие в процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол установки;

новая версия файловой системы NTFS, поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;

новый пользовательский интерфейс Рабочего стола объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;

более надежная защита памяти за счет запрещения замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек и драйверов;

поддержка большого объема оперативной памяти и количества процессоров, что позволяет использовать данные операционные системы в условиях большей загрузки, чем это было возможно для Windows 95/98/ME.

значительное сокращение количества ситуаций, которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в конфигурацию системы;

улучшенная поддержка Plug-and-Play устройств.

Так же к программному обеспечению относится и система, в которой был написан данный проект, это система Delphi , она позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейсом занимает большую часть (до 70%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования) эффективность генерируемого компилятора кода, что весьма существенно для данного проекта.

Delphi - мощная система визуального объектно-ориентированного программирования, позволяющая решать множество задач, в частности:

создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа;

быстро создавать профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке. Интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows;

создавать свои динамические присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования;

создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов, при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.

создавать справочные системы (файлы.hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не только из приложений, но и просто через Windows;

создавать профессиональные программы установки для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows.

Программное обеспечение АРМ заведующего менеджера по заказам состоит из:

общего (системного) обеспечения, включающего ОС Windows XP;

функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций, производимых экономистом по пластиковым картам в процессе работы;

интегрированной среды программирования Delphi, обеспечивающей с помощью своих средств интерфейс между пользовательскими программами и ОС, с одной стороны, и работу с БД, с другой.

Отображение данных в среде Delphi осуществляется с помощью компонентов, которые похожи на обычные управляющие элементы Windows, но знают, как обращаться с данными. Все эти компоненты находятся на странице Data Controls палитры Delphi Components:

DBGrid представляют собой сетку, способную отразить таблицу как одно целое. Он обеспечивает прокрутку и навигацию, а также редактирование содержимого сетки;

DB Navigator представляет собой набор кнопок, и используется для навигации и выполнения действий над БД;

DBLabel используется для отображения содержимого поля, которое нельзя модифицировать;

DBEdit позволяет редактировать поле (изменять текущие значения);

DBMemo используется для просмотра и модификации большого текстового поля, которое будет сохранено в памяти, или на BLOB (Binak Legre Object - большой двойной объект);

DBImage используется для показа картинки, хранимой в поле BLOB;

DBLookUpListBox и DBComboBox используется для выбора единственного значения из указанного множества;

DBCheckBox используется для показа и переключения параметра, соответствующего выполнению некоторой функции;

DBCtrlGrid представляет собой сетку для нескольких записей и может владеть набором других компонентов обработки данных. Такие компоненты дублируются для каждой записи набора данных.

Языком программирования в среде Delphi является Object Pascal.

Структура программы, использующая объектное программирование, существенно отличается от традиционной структуры программ с жестким, заранее заданным алгоритмом. Здесь программа выглядит как совокупность, в некотором смысле, самостоятельных, обособленных блоков, выполняющих те или иные операции, а связь между ними определяется результатами предыдущих этапов и взаимодействием программы через внешние устройства с пользователем. После выполнения очередного блока программа приостанавливается и дожидается сообщения от оператора, которое через ОС Windows XP передается программе.

Приложения Delphi, когда ему нужно связаться с базой данных, обращается к BDE и сообщает обычно псевдоним базы данных и необходимую таблицу в ней. BDE реализован в виде динамически присоединяемых библиотек DLL. Они, как и любые библиотеки, снабжены API (Application Program Interface - интерфейсом прикладных программ), назваными IDAPI (Integrated Database Application Program Interface). Это список процедур и функций для работы с базами данных, которым и пользуются приложения. BDE по псевдониму находит подходящий для указанной базы данных драйвер. Драйвер - это вспомогательная программа, которая способна общаться с базами данных определенного типа. Если в BDE имеется собственный драйвер соответствующей СУБД, то BDE связывается через него с базой данных и с нужной таблицей в ней, обрабатывает запрос пользователя и возвращает в приложения результаты обработки. BDE поддерживает SQL - стандартизованный язык запросов, позволяющий обмениваться данными с SQL-серверами, такими как Sybase, Microsoft SQL, Oracle, Interbase.

Вместе с BDE и Delphi поставляется программа Database Desktop, которая позволяет создавать таблицы баз данных некоторых СУБД, задавать и изменять их структуру. С помощью Database Desktop можно создавать таблицы базы данных СУБД Paradox. В Paradox база данных - это каталог, в котором лежат таблицы - файлы с расширением *.db. Поэтому прежде надо создать соответствующий каталог с помощью любой программы Windows. Для дальнейшего развития программы целесообразно использовать SQL запросы.

В данном дипломном проекте рассматривается применение системы программирования Delphi для разработки приложений баз данных, т.е. программ, предназначенных для создания и изменения электронных хранилищ информации - баз данных (БД). На сегодня Delphi является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с её помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к БД:

во-первых, на протяжении всего времени обучения в институте мы занимались разработкой программ в среде Delphi;

во-вторых, данный язык программирования на сегодня является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, то есть программ для доступа к БД.

1.7.4 По технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

Явными недостатками, которые создавали неудобства в работе и замедляли скорость обслуживания клиентов являлись:

Отсутствие базы данных клиентов;

Отсутствие базы поставщиков;

Сложность формирования ежедневных и ежемесячных финансовых отчетов работы предприятия.

Обоснование необходимости внедрения ЭВМ на предприятии обусловлено следующим: как уже было указано выше в п. 1.3 до этого на фирме приходилось выполнять много ручной работы, такой как отчет о прибылях, база клиентов, то развивая свою деятельность и перейдя на новый уровень обслуживания фирме необходимо автоматизировать операции по работе с клиентами:

Обеспечить удобство работы с ними;

Создать для них единую базу данных;

Создать базу данных товаров с целью их оперативного учета.

Также необходимо автоматизировать схему документооборота, входных и выходных документов, операции с поставщиками. Все это повышает и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Существующие системы обработки заказов и координации изменений остатков по складам фирмы была описана выше, и приведены все их недостатки, и которые в конечном итоге снижают эффективность работы компании, для устранения этих недостатков необходимо разработать систему, технология создания которой представлена во второй главе данной работы.

Ниже обозначены основные функции и возможности создаваемой Подсистемы, обеспечивающие устранение недостатков существующей технологии:

· низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах:

· затрудненность поиска необходимой информации:

· большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов:

· несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Единая электронная база документов позволит более рационально решить проблемы хранения, защиты целостности и секретности хранимых данных. Система, функционирующая по принципу клиент-сервер, обеспечит скоростную обработку информации и получение отчетных данных. Уменьшатся ошибки вследствие ручного ввода исправлений, являющихся результатом согласования документа или совместной работы над ним, так как эти процессы будут осуществляться полностью в электронном виде.

Вывод: На основании вышеизложенного, принято решение о реализации проекта разработки подсистемы оформления заказа, которая облегчит работу менеджера, путем того что занеся информацию в базу данных, он на основании её сможет строить различные отчеты, которые требуются для работы как непосредственно ему, так и другим подразделениям. 

Автоматизация документооборота представляет собой такую меру, к которой прибегают практически все современные предприятия. Даже небольшие компании работают с массой различных документов, включая письма, бюджеты, счета-фактуры, договоры и всевозможные требования. Именно по этой причине практически каждая современная организация старается использовать такую меру, как автоматизация документооборота, за счет которой обеспечивается полнота и сохранность данных, удобство поиска и хранения различной информации, а также предельная оптимизация времени, необходимого для ее согласования.

Зачем это нужно?

Практически в любой компании сотрудники тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию, и статистика красноречиво говорит о том, что на это уходит приблизительно половина рабочего времени. Также бывает и так, что приходится воссоздавать заново вместо повторного применения какие-то документы, которые существуют «где-то». Вполне стандартной является ситуация, при которой исходный текст какого-нибудь договора находится у юриста в компьютере, а бухгалтерские проводки по бумагам, сопровождающим исполнение контрактов, выполняются в бухгалтерской системе, счета и акты содержатся в финансовом отделе в бумажном виде, а переписка касательно проведения договорных работ находится в почтовых электронных ящиках работников. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости, именно в таких ситуациях становится актуальной автоматизация документооборота.

За счет внедрения специализированных информационных систем решается преимущественное большинство проблем. К примеру, некоторые системы бюджетирования предоставляют возможность создания системы взаимосвязанных бюджетов с последующим формированием и хранением разных версий таких документов, а также указанием их статусов. Таким образом частично решается проблема бюджетного документооборота за счет использования таких систем.

Однако не стоит забывать о том, что современные бюджетные базы, а также бухгалтерские и ERP-системы в преимущественном большинстве случаев работают со структурированной информацией, то есть теми данными, которые можно создать и хранить в форме таблицы. По словам большинства экспертов, в общем объеме данных любого современного бизнеса приводится всего 20 %, в то время как остальная часть включает в себя электронную переписку, тексты документов, всевозможные протоколы переговоров и встреч, изображения и т.д. Достаточно часто, не проводя изучение неструктурированной информации, просто нет возможности сделать нормальную оценку контектста, в котором уже присутствует структурированная. Хранение, сбор и последующая обработка таких данных обеспечивается именно использованием такой меры, как автоматизация документооборота, или системами управления информационным содержанием компании.

Что это такое?

Документы из всех систем, логически связанных с данной информацией, принято называть контекстом. Он может включать в себя содержимое бумажной или электронной переписки, факсы, платежные документы, протоколы проводимых мероприятий, видео- или аудиозаписи и еще массу другой информации. Контекст к документу можно добавить вручную или полностью автоматизировать этот процесс в зависимости от предпочтений и нужд руководства.

К примеру, современная система автоматизации документооборота в процессе формирования и последующего изменения бюджетов позволяет использовать ряд другой контекстной информации:

• всевозможные маркетинговые исследования рынка, включая не только собственные, но и те, которые были получены из внешних источников;
• различные договоры с контрагентами (покупателями или же поставщиками);
• специальная нормативно-справочная документация;
• дополнительная документация, которая отражает в себе какие-либо ограничения или предположения (в качестве примера можно привести темп инфляции, валютные курсы и прочие данные);
• проводившихся для обсуждения каких-либо версий составляемого бюджета, а также включающие в себя всевозможные рабочие комментарии и замечания участников процесса (зачастую такая документация пересылается между всеми сотрудниками при помощи электронной почты и хранится отдельно от файлов с бюджетной информацией).

Пользователь, который ведет работу с бюджетом, в любой момент при необходимости может просматривать какие-то вышеперечисленные документы, так как современные технологии автоматизации документооборота позволяют ему это сделать без каких-либо продолжительных поисков.

Какие системы используются у нас?

Одними из наиболее распространенных программных решений, которые можно встретить в российских компаниях, можно назвать комбинацию утилит Microsoft Outlook вместе с Microsoft Exchange Server. Первое приложение в принципе установлено практически на каждом компьютере, в то время как Exchange Server довольно часто принято использовать в качестве полноценного сервера электронной почты. Несмотря на то что в компаниях, где уже относительно давно было проведено внедрение электронного документооборота, такие программы используются только как платформа для работы с электронной почтой, после некоторых централизованных настроек даже это программное обеспечение может использоваться в качестве довольно функционального средства автоматизации документооборота практически для любых организаций.

На данный момент российский рынок наполнен десятками различных систем, с помощью которых обеспечивается автоматизация управления документооборотом, и подобное обеспечение предлагают не только западные, но и отечественные разработчики. Даже компания Microsoft, помимо указанных выше программ, предлагает еще такие утилиты, как Content Management Server или же SharePoint Portal Server.

Наиболее мощной среди всех существующих систем принято считать Documentum, но в основном только крупные компании используют такой процесс автоматизации. Документооборот некоторых компаний автоматизирован за счет программного пакета Lotus Notes, но многие называют его своеобразным «конструктором для программистов», так как создать на его базе полноценную систему достаточно сложно.

В чем отличия между российскими и западными системами?

Если говорить об основных различиях между отечественными и зарубежными утилитами, то они заключаются в доступных возможностях масштабирования. К примеру, если системы от западных разработчиков могут функционировать практически в любых операционных системах, то отечественные в основном разрабатываются только для какой-то одной из них, и естественно, что зачастую это Windows. Западные системы настраиваются на применение любых СУБД. Такие ограничений российских систем могут сильно затруднить возможность построения кросс-платформенных интегрированных решений.

Касательно функциональности основное отличие заключается в том, что на Западе автоматизация документопроизводства и документооборота осуществляется несколькими программами, которые могут выпускаться под единым брендом, но при этом предназначаться для разных целей. К примеру, Documentum предлагает несколько отдельных продуктов, которые применяются для полной автоматизации, а также интеграции с ERP-системами, поддержки проектно-конструкторского документооборота и т.д. Преимущественное большинство ПО, разработанного в России, направлено на решение какой-то определенной задачи.

Также стоит отметить, что принципиальная разница заключается и в подходе обеих сторон к тому, что представляет собой система автоматизации документооборота. Западные системы направлены на то, чтобы обеспечивать полную автоматизацию и последующую поддержку различных сквозных бизнес-процессов, происходящих внутри организации, в то время как преимущественное большинство отечественных программ автоматизируют только определенные функции.

Стоимость западных систем приблизительно колеблется в диапазоне от $400 до $1000 за каждое рабочее место, не учитывая затраты на внедрение, программы и оборудование, которые требуются для того, чтобы обеспечить нормальный электронный документооборот. Само внедрение зачастую обходится приблизительно в половину обычной стоимости лицензий, так как чаще всего программы для автоматизации документооборота реализуются с различными акциями, но в некоторых ситуациях цена оказывается на порядок больше. Одним из наиболее сложных всегда является проект автоматизации финансовой документации, так как для таких проектов цена внедрения приблизительно в 2-3 раза выше по сравнению со стоимостью лицензий.

Отечественные программы продаются по цене $200-600 за каждое рабочее место, а вдобавок к этому учитывается стоимость дополнительных программ и различного оборудования. В конечном итоге расчет сравнительной стоимости осуществляется практически так же, как и в западных системах.

Особенности

В преимущественном большинстве случаев в качестве приоритетного направления автоматизации являются процессы, относящиеся к согласованию документов, к примеру, процесс первоначального составления и дальнейшей реализации бюджетов. Однако во многих командах теперь используется автоматизация делопроизводства и документооборота, то есть с процедур регистрации исходящей и входящей документации.

Введение в работу электронной системы не имеет принципиальных отличий от внедрения каких-либо других автоматизированных систем, поэтому стоит остановиться только на отличительных особенностях данного проекта.

Создание корпоративных хранилищ

Введение системы автоматизации документооборота в любом случае предусматривает создание некого корпоративного хранилища, в котором будет храниться вся документация. Логическая структура такого хранилища, разработка и дальнейшая реализация политики безопасности, а также иерархия хранения документов требует максимальной тщательности и обязательно должно проводиться уже на раннем этапе реализации проекта.

При этом нужно учитывать, что функция хранения может разворачиваться еще в начале проектирования, поэтому уже на начальном этапе можно осуществлять перемещение всех документов из нынешних мест хранения в единое корпоративное хранилище. За счет этого пользователи могут ознакомиться с какими-либо основными функциями системы, а параллельно освоиться и с ее применением. Ускорить адаптацию сотрудников к внедряемым системам можно за счет применения сервисных функций наподобие оповещения о внесении изменений в документации, о появлении новых документов и т.д.

Таким образом, автоматизация документооборота требуется любому современному предприятию, которое стремится к развитию и улучшению своей работы.

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

• регистрация и ввод документов;
• работа с документами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

• «+» - возможность реализована;
• «+/−» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
• «−» - возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Рис. 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Рис. 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий - «Срок внедрения» - мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

Автоматизированные системы документооборота не только обеспечивают сохранность документации, но и позволяют управлять ей на протяжении всего жизненного цикла. Многие организации уже оценили все плюсы современных технологий и успешно используют подобные системы в делопроизводственных процессах.

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии?
• Каковы главные преимущества системы автоматизации документооборота?
• Какие возможности предлагает пользователю автоматизированная система документооборота?
• Какими методами можно воспользоваться для автоматизации электронного документооборота?

Цели и задачи автоматизации электронного документооборота на предприятии

Как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие отражение в их движении.

Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели:

• минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы;
• формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы;
• уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации;
• разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами;
• поддержка административных процессов;
• быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями;
• ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения;
• планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников;
• разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы;
• приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму;

Преимущества системы автоматизации документооборота

Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:

• повышение производительности за счет быстрого доступа к любой категории документов;
• поддержание актуальности информации;
• снижение влияние “человеческого фактора”;
• сокращение материальных издержек, связанных с созданием и хранением документов;
• создание условий для эффективного взаимодействия между подразделениями;
• возможность коллективной работы над служебной документацией;
• уменьшение потребностей в персонале;
• снижение рисков потери или повреждения информации;
• автоматизация составления отчетов;
• интеграция системы с офисными программами;

При этом, внедряя СЭД, компания получает не только материальные, но и весомые нематериальные выгоды. Как показывает практика, автоматизация способствует улучшению восприятия официальной документации, росту дисциплинированности, а также повышению корпоративного сознания персонала.

Скачайте документы по теме:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
• Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
• Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
• Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой

Современные технологии автоматизации документооборота

Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).

Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД.

Принято выделять следующие виды систем:

• Клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть);
• Действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули);
• Основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса);
• «Облачные» системы (используют сервер хостинг-провайдера);

Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД можно выделить:

• хранение электронных документов;
• поточное сканирование;
• оптическое распознавание текста;
• штрих-кодирование;
• электронно-цифровые подписи;
• полнотекстовый и атрибутивный поиск;

Читайте также:

• Риски при автоматизации процесса обработки документов
• Экономический эффект от внедрения систем автоматизации правовой экспертизы и поиска экспертов
• Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Внедрение системы управления документооборотом

Внедрение автоматизированной системы документооборота проходит в несколько этапов. Часть из них любая компания способна выполнить самостоятельно. Технические вопросы, как правило, оставляют в ведении интегратора - поставщика СЭД.

Этапы внедрения:

• Выявление базовых процедур и процессов;
• Определение требований к процессам;
• Формирование критериев выбора;
• Выбор интегратора;
• Управление проектом внедрения;
• Документирование;

Процесс внедрения СЭД имеет ряд особенностей, отличающих его от внедрения других автоматизированных систем:

• Создание корпоративного хранилища документации, разработка его логической структуры, определение условий политики безопасности;
• Описание процедур доступа к данным и регламентирование порядка работы;
• Фиксация результатов с помощью ведения протоколов;

Основную сложность для компании представляет выбор интегратора СЭД. На рынке представлено множество компаний-поставщиков подобного программного обеспечения, что значительно затрудняет выбор. При выборе самой программы надо обратить внимание на ее ключевые характеристики: насколько она соответствует функциональным задачам компании, проста в использовании, открыта и адаптивна.

Критерии эффективности автоматизации документооборота

Автоматизация электронного документооборота должна проходить постепенно. Перед внедрением системы необходимо обязательно точно определить цели ее использования. Кроме того, обязательным условием эффективной эксплуатации является постоянный мониторинг результатов внедрения. Показателями эффективности как на этапе выбора подходящей СЭД, так и при ее анализе в процессе эксплуатации могут выступать:

• «Зрелость» СЭД (количество ошибок в ее работе, обусловленных недостаточной проработкой программного обеспечения или отсутствием обновлений);
• Соответствие отраслевым стандартам;
• Соответствие ключевым требованиям компании и критическим факторам успеха;
• Уровень технической поддержки во время внедрения и эксплуатации;
• Масштабируемость (возможность увеличения объемов работ и увеличения числа пользователей);
• Доступность пользовательской документации, возможность изменения настроек системы;
• Уровень безопасности и конфиденциальность данных;
• Отказоустойчивость;
• Стоимость владения (приобретение лицензий, администрирование, техническая поддержка, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.)

Примеры, образцы схем автоматизации документооборота

Автоматизация управления документооборотом требует значительных временных и материальных затрат. Их объем зависит от числа автоматизируемых делопроизводственных процессов и их текущего состояния. Важными критериями являются ресурсные и организационные возможности предприятия.

Типичный процесс внедрения СЭД можно представить как алгоритм, приведенный ниже:

В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных. Именно поэтому не стоит экономить на автоматизации: она дает реальные измеримые выгоды и экономический эффект.