Рекомендации по настройке дополнительного отпуска. Ввод дополнительных отпусков в «1С: УПП Расчет отпуска в 1с 8.3 зуп

Для решения данной задачи по расчету отпускных и оформлению самого отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1 существует документ «Отпуск», который расположен в разделе «Зарплата» или «Кадры».

При нажатии на кнопку «Создать» в форме списка данного документа 1С отобразится меню из четырех видов:

• отпуск;
• отпуск без сохранения оплаты;
• отпуск без сохранения оплаты списком;
• отпуск сотрудников.

Последние два вида аналогичны предыдущим, только они создаются не на одного сотрудника, а сразу на нескольких.

Ежегодный отпуск

В данном примере мы начислим отпускные в 1С ЗУП 8.3 длительностью 28 календарных дней за июнь 2017 года сотруднику Антонову Дмитрию Петровичу.

Ежегодный отпуск производится на основании утвержденного графика отпусков в организации. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Отпуск можно перенести, но только по взаимному согласию сторон. Так же сотрудник имеет право не брать отпуск (при согласии работодателя). В таком случае он получит его компенсацию.

Ежегодный отпуск формируется документом с видом «Отпуск». Учебный отпуск оформляется немного по другой схеме, но об этом мы поговорим в другой нашей статье.

Основной отпуск

В шапке документа укажите месяц, организацию и сотрудника. На первой закладке «Основной отпуск» в поле «Отпуск» должен быть установлен флаг. Правее укажите период.

После этого все основные реквизиты документа будут заполнены. К ним относятся такие данные, как период, за который предоставляется отпуск, средний заработок, начисления и удержания. В самых простых случаях этих данных достаточно.

В случаях, когда сотруднику так же необходимо выплатить компенсацию отпуска, отметьте флагом одноименное поле и укажите количество дней. Отметьте, нужно ли освобождать ставку на период отпуска данного сотрудника. Если установить флаг в надстройке «Рассчитать зарплату за Июль 2017», то программа автоматически вместе с отпуском начислит нашему сотруднику остаток по заработной плате за указанный месяц.

В нижней части формы отображены расчеты. Данные в полях, которые отмечены знаком можно просмотреть подробнее, либо отредактировать, кликнув на него соответственно. Рассмотрим подробнее средний заработок, открыв подробности его расчета.

Перед нами открылась форма 1С ЗУП для ввода данных для расчета среднего заработка. Период в данном примере подставился автоматически. Бывают случаи, когда сотрудник фактически не работал в это время (например, был в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае в соответствии с ТК РФ необходимо произвести расчет среднего заработка исходя из предыдущих периодов, где у сотрудника было фактически отработанное время.

Ниже находится табличная часть, где подробно отображены данные о рабочем времени и начислениях за выбранный период. Их так же можно откорректировать, но это не рекомендуется.

Оставим здесь все настройки, как есть и вернемся на форму документа «Отпуск».

В самом нижу формы так же можно указать период выплаты отпускных в полях «Выплата» и «Дата выплаты». Денежные средства можно выплачивать сразу, с авансом, либо с ближайшей выплатой заработной платы – на усмотрение сотрудника.

Если документ не заполнился автоматически, то вы можете пересчитать его нажатием соответствующей кнопки (она будет подсвечена желтым цветом), или активировать этот функционал в настройках.

Для включения автоматического пересчета документов перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Расчет зарплаты».

В открывшейся форме установите флаг в пункте «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».

Вкладка «Дополнительные отпуска»

На данной вкладке можно предоставить сотруднику дополнительные отпуска, как с начислением оплаты, так и без. Для этого установите флаг в поле «Предоставлять дополнительные отпуска». В табличной части перечислите все нужные отпуска с указанием видов, которые можно добавлять в программу самостоятельно.

Вкладка «Начислено (подробно)»

На данной вкладке отражен перечень расчетов начислений данного документа. Для отображения подробностей (дополнительных колонок таблицы) нажмите на соответствующую кнопку, как показано на рисунке.

Вкладка «Дополнительно»

Тут вы можете указать, как будет отражаться сумма начислений по данному документу в бухучете. Данные выбираются из справочника, который вы заполняете самостоятельно. В нашем случае мы произвели отражение на 26 счете – общехозяйственные расходы. Данную вкладку заполнять не обязательно. Все зависит от способов учета на вашем предприятии.

Отпуск без сохранения оплаты в 1С ЗУП

В данном случае при создании документа вам необходимо выбрать вид «Отпуск без сохранения оплаты». Напоминаем, что данные о нем можно внести и в документ, рассмотренный в предыдущем примере.

В заполнении данного вида документа у вас не должно возникнуть проблем. Выберите сотрудника, укажите период его отсутствия и отметьте, необходимо ли на это время освобождать ставку.

Проведите документ и на этом ввод отпуска без сохранения оплаты окончен.

/
Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины /
Общее

В статье на конкретном примере будет рассмотрена методика настройки начисления дополнительного отпуска.

Рассмотрим пример.

На предприятии, согласно коллективного договора, предоставляется дополнительный отпуск для матерей, имеющих двоих и более детей.

Для настройки начисления за дни дополнительного отпуска, предоставляемого, согласно коллективному договору матерям двоих и более детей требуется в плане видов расчета « Основные начисления организации » создать вид расчета «Доп. отпуск матерям 2-х и более детей».

Выделим основные особенности заполнения такого вида расчета:

• На закладке «Расчет» указать «Способ расчета» - По среднему заработку для отпуска.

• На закладке «Учет» указать признак «Это отпуск». Также необходимо правильно установить вид дохода для обложение НДФЛ (поле «Вид дохода НДФЛ»). В поле «Вид отпуска» нужно выбрать предопределенный элемент «Дополнительный отпуск на детей» из справочника «Виды отпусков».

• На закладке «Время» в поле «Буквенное обозначение табеля» следует выбрать предопределенный элемент «Отпуск дополнительный» из справочника « Классификатор использования рабочего времени ».

(8.3) начислить компенсацию отпуска двух типов:

• компенсация очередного отпуска;
• компенсация неизрасходованного отпуска при увольнении;

Также затронем кратко вопрос о том, как правильно скорректировать или сторнировать уже оформленные начисления.

Для рассмотрения вопроса воспользуемся демонстрационной конфигурацией, поставляемой вместе с основной поставкой. В нее уже занесены некоторые данные и настройки, и нам не придется отвлекаться на посторонние темы. Сосредоточимся на основном.

Для создания, оформления и расчета отпускных начислений в программе 1С Зарплата существует документ «Отпуск». Чтобы создать данный документ, зайдем в меню «Зарплата», затем по ссылке «Отпуска» перейдем к списку документов начисления отпусков.

В окне списка нажмем кнопку «Создать». Откроется окно заполнения реквизитов нового документа.

Обязательно необходимо заполнить реквизиты «Организация», «Сотрудник», месяц, в котором отразятся начисления, и период расчета. Чтобы появилась возможность ввести период отпуска, нужно установить флажок «Отпуск».

Для указания количества дней компенсации установим флажок «Компенсация отпуска» (например, 5 дней). Таким образом, получается, что сотрудник оформляет отпуск на 20 дней, но 5 из них он решил не отгуливать, а выйти на работу. Предприятие обязано скомпенсировать ему эти 5 дней при или единовременно.

После ввода необходимых данных документ рассчитается (пересчитается) автоматически при условии, если это указано в настройках программы. В случае, если автоматический расчет отключен, система выдаст нам предупреждение «Документ не рассчитан», и для расчета нужно будет нажать кнопку со стрелками (справа, см. рисунок):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Настройка функции автоматического расчета / пересчета документов находится в разделе «Настройка», ссылка «Расчет зарплаты»:

По желанию сотрудника можно установить признак «Рассчитать зарплату за». При этом к рассчитанной сумме отпуска добавится сумма заработной платы предыдущего месяца (если, конечно, ее еще не выплатили).

Ниже в документе мы видим поля с рассчитанными суммами. У некоторых полей рядом, справа, имеется изображение символа «Карандаш». Нажав на данную иконку, мы увидим детальную расшифровку суммы, указанной в реквизите. Вот, к примеру, расшифровка рассчитанного среднего заработка сотрудника:

В некоторых таких окнах с детальными показателями имеется возможность их скорректировать.

Компенсация неизрасходованного отпуска при увольнении в 1С ЗУП

В программе имеется возможность скомпенсировать неиспользованный им отпуск (или, наоборот, произвести удержание авансом использованного отпуска) при увольнении. Для этого существует специальный пункт «Компенсация основного отпуска» в документе « «.

Чтобы создать документ, зайдем в раздел «Кадры», затем в пункт меню «Все кадровые документы».

Также устанавливаем месяц расчетов, организацию и сотрудника. Помимо других реквизитов, необходимых для расчетов, в рамках данной статьи нас интересует в первую очередь реквизит «Компенсация основного отпуска». Он может содержать три значения:

• Не использовать.
• Компенсировать неиспользованный отпуск.
• Удержать за использованный авансом отпуск.

Соответственно, указываем количество неиспользованных (использованных авансом) дней и производим расчет. В данном документе также действует правило автоматического расчета данных.

Стоит отметить, что в документе существует возможность компенсировать / удержать дополнительные отпуска. Они отражаются в таблице рядом:

Корректировка или сторнирование уже оформленных начислений

Скорее, правилом, а не исключением являются ситуации, когда бухгалтер находит неточности в ранее оформленных документах. Это может произойти, если специалисту изначально дали неверные данные для расчетов, специалист неверно растолковал данные или просто ошибся в их вводе (человеческий фактор), а может, сотрудник в последний момент отказался от отпуска или решил увольняться. Программа должна давать возможность скорректировать расчеты, причем таким образом, чтобы это не повлекло за собой ошибок в дальнейшем.

Поэтому есть два важных момента при корректировке — это корректировка в текущем, еще не закрытом периоде и корректировка в закрытом периоде («задним числом»).

В первом случае мы просто можем исправить неверный документ и провести его заново.

Если ошибка обнаружена уже в следующем периоде, то корректировать документ «задним числом» нельзя, так как расчеты данного документа могут повлиять на все последующие расчеты, а точнее, последующие расчеты не учтут произведенные изменения. Зачастую это приводит к расхождению данных и неверному конечному результату.

Как добавить вид отпуска в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Выбираем Меню – Настройки – Виды отпусков:

При добавлении новой формы отпуска в справочник Виды отпусков в конфигурации 1С ЗУП 3.0 создаются два начисления – для расчета самого отпуска:

и для расчета компенсации:

Также настройка видов предоставляемых отпусков производится в настройках меню Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний:

Как оформить отпуск 1С ЗУП 3.0 (8.3)

В 1С ЗУП 3.0 оформление приказа на отпуск и расчет оплаты за период отпуска осуществляются через форму документа Отпуск. Документ является кадрово-расчетным.

Для группового приказа на отпуск есть документ Отпуск сотрудников. Правила пользования данным документом в 1С ЗУП 3.0:

• Изначально создаем групповой приказ на отпуск сотрудников;
• Затем по кнопке Оформить отпуск создаются индивидуальные документы Отпуск на каждого из сотрудников.

Как изменить количество полагающихся дней в кадровых приказах можно узнать из нашего видео урока:

В 1С ЗУП 3.0 документ Отпуск можно создать из раздела Кадры или Зарплата. При создании документа можно внести данные о том, с какого и по какое число предоставляется отпуск. 1С ЗУП 8.3 сама автоматически поставит количество дней отпуска. Либо указать с какого числа отпуск и количество дней, а программа ЗУП 3.0 сама поставит по какое число предоставляется отпуск:

Если при расчете отпуска необходимо сразу выплатить зарплату за месяц, то нужно не забыть поставить галочку «Рассчитать зарплату за месяц»:

Расчет отпускных в конфигурации 1С ЗУП 3.0 производится согласно законодательству РФ. Расчет можно увидеть в поле Печать – Расчет среднего заработка:

Как провести начисление компенсации дополнительных отпусков в 1С 8.3 ЗУП смотрите в следующем видео уроке:

Как рассчитать отпуск

Если сотрудник отработал полный месяц, то учтено дней 29,3:

Если был период отсутствия, то в соответствии с расчетом, число календарных дней в неполных месяцах можно посчитать следующим образом:

• 29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники).

Всего заработок сотрудника за год делим на коэффициент за год отработанного времени и получаем среднедневной заработок, далее среднедневной умножаем на количества календарных дней отпуска и получаем сумму отпускных:

Как отразить начисление материальной помощи к отпуску одновременно с начислением оплаты отпуска смотрите в нашем видео:

Выплата отпускных в 1С 8.3 ЗУП

Выплата отпускных производится в межрасчетный период и за три календарных дня до начала отпуска:

Выплачиваем отпускные. По кнопке Выплатить создается Ведомость на выплату:

В 1С 8.3 ЗУП 3.0 формируется документ на выплату отпускных:

Если на выплату идет несколько отпускных, то надо создать ведомость, указав вид выплаты Отпуска и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить:

Не забываем указать сведения о перечисленном НДФЛ:

Более подробно как правильно начислить и выплатить отпуск работнику мы рассматриваем на . Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

Дополнительные отпуска могут быть оплачиваемыми и неоплачиваемыми. В любом из случаев, дополнительный отпуск должен найти отражение в «1С: УПП».

Прежде всего необходимо создать вид расчета , который будет описывать способ оплаты дней дополнительного отпуска.

Создаем вид расчета.

1. В интерфейсе «Расчет зарплаты организации»:

Предприятие => Настройка расчета зарплаты => Основные начисления (Рис. 1)

Или открыть меню «Операции» и выбрать План видов расчета «Основные начисления».

2. В открывшемся журнале добавляем новый вид расчета (Рис. 2).

В нашем случае мы создадим вид расчета «Дополнительный отпуск за вредность».

Рис. 1 Открытие списка видов расчета

Рис. 2 Создание нового вида расчета

3. Заполняем реквизиты.

Закладка «Расчеты» (Рис. 3):

• Последовательность расчета – «зависимое третьего уровня» .
• Способ расчета – выбираем «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» или «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней» в зависимости от того, как будет рассчитываться отпуск (в календарных днях, или в рабочих днях).
• Расчетный период среднего заработка – «Стандартно, согласно трудовому законодательству» , если в коллективном договоре не прописан период расчета среднего заработка для дополнительных отпусков.

Рис. 3 Заполнение закладки «Расчеты»

Закладка «Время» (Рис. 4):

• Вид времен – «Неотработанные полные смены, а так же командировки» .
• Вид времени по классификатору использования рабочего времени – выбираем «Дополнительный отпуск» .

Рис. 4 Заполнение закладки «Время»

Закладка «Использование» (Рис. 5):

• Пособия по социальному страхованию – «Не является пособием» .
• Ежегодные отпуска (используется для учета остатков отпусков) – является отпуском и выбираем (или создаем новый) вид ежегодного отпуска.

Данная настройка позволяет вести учет остатков дополнительного отпуска в системе.

• Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР – «не отражается в СЗВ» .

Рис. 5 Заполнение закладки «Использование»

Закладка «Бухучет и ЕНВД» (Рис. 6):

• Является доходом в натуральной форме – «Снята» .
• Отражение в бухгалтерском и налоговом учете определяется.

Если для отпуска используется специфическая проводка, тогда указываем ее.

Если нет, то указываем «По состоянию на дату события» .

• Учет по видам деятельности, облагаемым ЕНВД – не изменяем.

Рис. 6 Заполнение закладки «Бухучет и ЕНВД»

Закладка «Налоги» (Рис. 7):

• НДФЛ – облагается, код дохода 2012.
• Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ – пп.7, ст.255 НК РФ .

Рис. 7 Заполнение закладки «Налоги»

Закладка «Взносы» (Рис. 8):

• Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС - Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;

Остальные поля можно не заполнять, т.к. они не используются.

Рис. 8 Заполнение закладки «Взносы»

Закладка «Упр. учет» – не заполняется.

Закладка «Прочее» (Рис. 9):

Вытесняющие начисления – необходимо ввести все начисления, которые могут вытеснять дополнительный отпуск.

Т.е. например, при совпадении периодов отпуска и больничного листа, отпуск должен вытесняться и производится оплата больничного листа. Для этого и необходимо заполнить вытесняющие начисления.

Рис. 9 Заполнение закладки «Прочее»

Ускорить ввод нового вида расчета можно путем копирования существующего отпуска «Оплата отпуска по календарным дням» и изменением необходимых реквизитов.

После ввода дополнительного отпуска необходимо настроить те виды расчета, которые должны вытесняться данным отпуском: Оклад по дням, Оклад по часам и пр.

Если этого не сделать, то при начислении отпуска и расчете зарплаты, за время дополнительного отпуска будут начислены суммы оклада.

Создаем приказ на отпуск.

1. В кадровом интерфейсе открываем журнал документов «Отпуска организации» (Рис. 10): Кадровый учет => Учет невыходов => Отпуска => в открывшемся журнале добавляем новый документ (Рис. 11).

Рис. 10 Открытие журнала документов «Отпуска организации»

Рис. 11 Добавление нового документа «Отпуска организации»

2. В открывшейся форме документа необходимо:

• Заполнить организацию => нажать «Подбор» => выбрать сотрудника,по которому вводится отпуск.

Ежегодные оплачиваемые отпуска желательно вводить по каждому сотруднику, а отпуска без оплаты можно вводить по нескольким сотрудникам сразу.

• Заполняем периоды отпусков.

В нашем примере сотруднику положено 14 дней основного отпуска и 3 дня дополнительного.

В даты «с ___ по____» должен войти весь период отпуска (основной и дополнительный).

Дата начала дополнительного отпуска показывает, с какого числа начнется дополнительный отпуск. (Рис. 12). Т.е. дополнительный отпуск как бы вытесняет основной отпуск с даты начала дополнительного отпуска до конца периода

Если сотрудника необходимо отправить только в дополнительный отпуск, то необходимо заполнить документ как показано на Рис. 13.

Рис. 12 Образец заполнения приказа на отпуск (Основной и дополнительный отпуск)

Рис. 13 Образец заполнения приказа на отпуск (Дополнительный отпуск)

Если в открывшейся форме нет колонок «Вид дополнительного отпуска», «Начало дополнительного отпуска» и «Дней», необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в табличной части и выбрать пункт «Настройка списка» (Рис. 14).

В открывшейся форме устанавливаем необходимые галки и нажимаем «ОК» (Рис. 15).

3. После заполнения всех необходимых реквизитов проводим документ.

Рис. 14 Настройка списка

Рис. 15 Вывод «недостающих» колонок

Создаем документ «Начисление отпуска сотрудникам организации».

Документом начисление отпуска сотрудникам организации регистрируется факт начисления основного ежегодного или дополнительного оплачиваемого отпуска. Также этим документом регистрируется учебный отпуск.

1. В расчетном интерфейсе необходимо открыть журнал начисления отпусков и добавить новый отпуск: Расчет зарплаты => Неявки => Отпуска. (Рис. 16)

Рис. 16 Открытие журнала документов

Рис. 17 Добавление нового отпуска

2. Заполняем реквизиты:

• Организация.
• Месяц начисления – в расчетный листок, какого месяца попадет начисление.
• Сотрудник – кому предоставляется отпуск.
• Заполняем период ежегодного и/или дополнительного отпуска (автоматически заполниться реквизит «Дата начала отпуска», от этого реквизита зависит период расчета среднего заработка) (Рис. 18).

Рис. 18 Форма документа «Начисление отпусков сотрудников организации»

При необходимости документ можно откорректировать вручную.

Рис. 19 Закладка расчет среднего заработка

Рис. 20 Закладка «Оплата»

Выполнив расчет, документ необходимо провести и распечатать необходимые печатные формы.

После этого суммы начисленных отпускных можно выплачивать.